Acteïs, Mérignac’ta (33) bulunan ve Agen’de teknik bir şubesi bulunan 20 yaşında genç bir KOBİ’dir. Ofis otomasyon hizmetlerinde (satış, kiralama, kurulum) uzmanlaşan şirket, şu anda Christian Pouey tarafından yönetiliyor. Kırk civarında çalışanı var ve Factoria / Factonext grubuna yan kuruluş olarak katıldığı 2021’de 8,3 milyon Euro ciro elde etti. Fransa genelinde konuşlandırılmış bu grup, aynı evrenden (ofis otomasyonu, telefon ve BT) yaklaşık kırk KOBİ’yi bir araya getiriyor. Başında Stéphane Puthon var.
Acteïs’in veri işlemesi, temel olarak, 2013’ten beri Dell istemci/sunucu mimarisi ve HP ve Fujitsu iş istasyonlarına kurulan SAP Business One adlı entegre bir yönetim yazılımı paketi (ERP) etrafında organize edilmiştir.
Bilgi sistemine güvenli VPN bağlantıları aracılığıyla uzaktan erişilebilir. Ağ denetimi, 2021’de benimsenen, diğerlerinin yanı sıra sistemlerin yerinde haritalanmasına, “günlüklerin” analizine, uyarıların oluşturulmasına ve olayların önlenmesine olanak tanıyan yapay zeka ve makine öğrenimini entegre eden Atera çözümü tarafından sağlanır.
iletişim yeniden yönlendirme
Salgının zirvesinde, sıkı karantina dönemlerinde, tüm müşteriler için bir tele-çalışma çerçevesi oluşturmaktan sorumlu teknik, BT ve telefon hizmeti dışında şirketin faaliyetleri fiilen durduruldu.
“Birkaç gün içinde, tüm telefon görüşmelerinin yeniden yönlendirilmesi sayesinde tele-çalışmaya geçiş mümkün oldu. Alcatel’in Rainbow platformu tarafından taşınan iletişim, tek numaralardan geçebildi” diye açıklıyor Acteïs BT İş Birimi’nin ortağı ve yöneticisi Denis Gouget.
Çağrı yeniden yönlendirme, akıllı telefonlardan gelen çağrı numaralarının gizli kalmasını, sabit santral numaralarına dönüştürülmesini sağlarken, gelen çağrılar cep telefonu numaralarını göstermeden akıllı telefonlara yönlendirilir. Bu, gelen aramanın tanımlanmasını sağlamak için kritik bir noktaydı.
Rainbow’un kullanımı, özellikle gelen teknik çağrıları çok daha iyi yöneten asistanlarla işbirliği boyutunu da genişletti: mühendislere yönelik belirli teknik soruları gerçek zamanlı olarak yönlendirebilir ve bilgilendirebilirler.
Dropbox’ın seçimi
Bir başka etkili önlem daha uygulandı: “Dropbox çözümüne erişimi yalnızca dosya sunucusu olan müşteriler için genelleştirdik. Verileri daha sonra her yerden erişilebilir hale geldi.”
Acteïs’in 12 satış temsilcisi, tüm dosya sunucusu bu harici platforma taşınmış olan Dropbox’taki verilerine kalıcı çevrimiçi erişimden yararlanır.
Güvenlik unutulmadı. “Çoğunlukla çift kimlik doğrulama prosedürü kullanıyoruz. İnternet üzerinden her bağlandığınızda, veri senkronizasyonu otomatik olarak gerçekleşmeden önce bir kontrol yapılır. »
Gönderi başına maliyet bir argüman olacaktır: 10 avroyu geçmez.
SaaS modunda elektronik imza
Bu dijital kaymaya bir başka önemli faktör de girmiştir: elektronik imza. Müşteri ilişkileri ve sözleşme görüşmelerinin güvence altına alınması öncelik olarak benimsenmiştir. Acteïs, yakın zamanda Dropbox tarafından satın alınan bir çözüm olan Bulut/SaaS (Hizmet olarak Yazılım) modunda çalışan HelloSign çözümünün seçimini doğruladı. İki platform etkili bir şekilde arayüzlenmiştir. Basit bir sağ fare tıklaması bir imza oluşturur; doğrulama, e-posta ile ve güvenlik kodu içeren bir SMS göndererek gerçekleştirilir. HelloSign uygulaması, imzalayan taraflara (on veya daha fazla olabilir) otomatik olarak bir elektronik sertifika oluşturur – işlemin gerçekliğini garanti eden sertifika.
“Hiyerarşik bir imza sırası ile bir doğrulama iş akışı oluşturmak mümkündür. Bir başka ilginç özellik: teklif, satın alma siparişi, teslimat notu vb. gibi çeşitli öğeleri ayırabiliriz. Banka işlemleri için doğrulama, ancak tarafların imzaları alındığında ve doğrulandığında geçerlidir. »
Bu elektronik imza uygulamasının her yere dağıtılması kolay değildi. Bazı müşteri şirketleri eski çalışma biçimlerinden çıkmakta yavaş kaldılar. Genellikle, hizmet satışları, genellikle revizyon noktaları veya son dakika ayarlamaları ile oldukça ağır sözleşmelerin (15 ila 40 sayfa) imzalanmasıyla yüz yüze sonuçlandırılır.
“Kağıtsız imza, kültürel bir değişimden kaynaklanıyor. Bu nedenle, görüşmeden bir sözleşmeyi sonuçlandırmak her zaman kolay değildir. Bu nedenle video konferansı (Ekipler veya Yakınlaştırma) yoğun bir şekilde kullandık. Aslında, mümkün olan en iyi teması ve karşılıklı güveni sürdürmek için tüm araçlar seferber edilmelidir. »
Kaydileştirme aynı zamanda faturalandırmayla da ilgilidir. Birkaç ay önce, Fransız menşeli bir EDM (elektronik belge yönetimi) çözümü olan Zeendoc eklendi; arşiv odaklı, ayrıca SaaS modunda da çalışır.
Önemli nokta: yönetimi değiştir
Tüm bu değişiklikler, anlaşılabilir bir isteksizlik olmadan gerçekleşmedi. Dropbox kullanımı oldukça hızlı bir şekilde benimsendi, çünkü herkes bunun dizüstü bilgisayarlarının yanı sıra akıllı telefonlarından herhangi bir yerden verilere erişmenin, “kitap” reklamına (100 MB!) erişim de dahil olmak üzere, etkili bir yol olduğunu anladı.
Bir dosyanın kaybolması durumunda (hata, hırsızlık veya kaza), altı ay sonra bile herkesin onu kurtarabileceğinden emin olabilirsiniz. Bazı satış elemanları, müşterilerle hiç görüşmeden belirli bir büyüklükte sözleşmeler imzalanabileceğini hayal etmemişti. Ancak alternatif olmadığı için engellerin aşılması gerekiyordu.
“Bu yenilikler nihayetinde çalışma yöntemleriyle ilgili eğilimlerin gerçek bir hızlandırıcısı oldu. Hem kaynaklar hem de iç yönetim açısından güçlü seferberlik çağrısında bulunuyorlar. İşbirliği araçları sayesinde yakınlığı yeniden yaratmak ve harici olarak tüm satış süreçlerini düzene sokmak ve erişimi kolay araçları elde tutmak gerekiyordu. »
“Herkes oyunu oynadı. En motive olan gönüllüler, diğerlerini ikna etmeye, yönlendirmeye ve eğitmeye yardımcı oldu. Bugün ekipler daha çevik bir ERP’ye geçmeye hazır”, diye özetliyor Denis Gouget.