Akıllı telefonlar ve tabletler gibi modern cihazlara ve onlara güç sağlayan bulut tabanlı iletişim hizmetlerine bu kadar çok güvenildiğinden, uzaktan çalışma stratejisi belirleme söz konusu olduğunda mütevazı masa telefonunu gözden kaçırmak çok kolay. Ancak birçok küçük işletme için masa telefonları (ve onları destekleyen telefon altyapısı) iş akışlarının önemli bir parçasıdır.
GoTo’nun sponsor olduğu bu makale, modern bir kuruluşta masa telefonlarının işlevselliğine neden hala ihtiyaç duyulduğunu ve video konferans, dijital işbirliği ve geleneksel telefon görüşmelerini eşit düzeyde sağlayan bir iletişim stratejisinin nasıl daha fazla esneklik ve daha güçlü hibrit çalışmanın kilidini açabileceğini keşfedecek. .
Modern iş dünyasının yıllar içinde dramatik bir şekilde değiştiğini söylemek biraz yetersiz kalır; 1974’ten ortalama bir işçiyi modern bir ofise naklederseniz, muhtemelen şokun neden olduğu katatoniye girerler. Çalışma hayatımız yavaş yavaş dönüştü, modernleşti ve devrim yarattı ve bu değişikliklerin neredeyse tamamı teknolojideki büyüyen evrimin sonucu oldu.
Bir dizi yenilik – önce e-posta, sonra internet, ardından akıllı telefonlar, video konferans ve bulut – bizi daha bağlantılı, daha üretken ve daha çok yönlü hale getirdi. Son iki yılda bile, pandemi kaynaklı bir uzaktan çalışma dalgası, ticari işbirliğine yönelik tutumlarımızda tektonik değişimlere neden oldu. 2019’da, hibrit çalışmanın yaygın olarak kabul edilen bir standart olduğu fikri neredeyse düşünülemezdi, ancak modern teknoloji, meslektaşlarımızla bağlantı kurma yeteneğimizden ödün vermeden sıçrama yapmamızı sağladı.
Mütevazı telefon görüşmesini gözden kaçırmayın
Teknolojide birbirini izleyen on yılların sağladığı olağanüstü sıçramalara rağmen, profesyonel iletişimin değişmeyen bir unsuru var: mütevazi telefon görüşmesi. Bir yüzyıldan fazla bir süredir telefon, iş yapmak, ilişkileri sürdürmek ve yeni müşterilere ve ortaklara ulaşmak için en güvenilir yöntemlerden biri olmuştur ve alaka düzeyinden herhangi bir azalma belirtisi göstermiyor.
Bunun da iyi bir nedeni var; a ders çalışma 2020 yılında Texas Üniversitesi tarafından yapılan bir araştırma, telefonda konuşmanın insanları çok daha rahat ve bağlantılı hissettirdiğini ve e-posta alışverişi yapmaktan veya metin yoluyla sohbet etmekten daha güçlü bağlar oluşmasına neden olduğunu buldu. Basitçe söylemek gerekirse, insanlar birbirlerinin seslerine, diğer iletişim biçimlerinin basitçe kopyalayamayacağı şekillerde olumlu yanıt verecek şekilde yapılandırılmıştır.
Müşteriler, tedarikçiler ve ortaklarla güçlü bağlantılar kurmaya ve güçlendirmeye dayanan bir iş ortamında bu, telefon görüşmelerini herhangi bir kuruluşun cephaneliğinde hayati bir araç haline getirir. Bu, özellikle, giden satışların pazara giriş stratejilerinin önemli bir bölümünü oluşturabileceği küçük işletmeler için geçerlidir.
Masa telefonları neden hibrit çalışma stratejinizin bir parçası olmalıdır?
İlginç bir şekilde, telefon görüşmelerinin bir iş etkinleştirici olarak önemine rağmen, telefon, hibrit çalışma stratejilerini planlarken kuruluşlar tarafından genellikle göz ardı edilir. Dijital işbirliği ve video konferans platformları (haklı olarak) dönüşüm projelerini desteklemek için merkezi bileşenler olarak vurgulanırken, sabit hatlar ve masa telefonları, esnek çalışma, sıcak masa veya diğer herhangi bir modern çeviklik girişimini uygularken genellikle ilk gidilecek şeylerdir.
Bunun arkasındaki mantık oldukça basittir – hepimizin sürekli olarak yanımızda taşıdığımız, genellikle oldukça cömert bir arama planına sahip bir cep telefonu vardır, bu nedenle yapılması gereken herhangi bir telefon görüşmesi bu telefonlar kullanılarak yapılabilir. Hatta bazı kuruluşlar, kendi özel sözleşmesi ve telefon numarası ile şirket tarafından sağlanan bir cihaz için ödeme yapacaktır. İlk bakışta bu yeterli görünebilir, ancak telefon stratejilerini bu riskin ötesine taşımayan işletmeler, düzgün şekilde entegre edilmiş bir dijital telefon çözümünün sunabileceği çok sayıda fırsatı ve avantajı kaçırıyor.
Örneğin, bir iş ortağı veya potansiyel müşteri, satış görevlilerinizden birini kişisel cep telefonundan ararsa, ancak o satış görevlisi şu anda müsait değilse, aramayı kaçırırlar – bu noktada, arayan kişi ya bir sesli mesaj bırakır ya da (daha fazlası) muhtemelen) telefonu kapatacak ve günlerine devam edecek. Bu çalışanın daha sonra işlem devam etmeden önce onları (iyi bir zamanda yakalamayı umarak) geri araması gerekecek – ve bu telefon etiketi süreci haftalar olmasa da günlerce devam edebilir.
Ancak GoTo Connect gibi modern bir dijital telefon platformu, ayrıntılı ve özelleştirilmiş çağrı işleme kuralları oluşturma özelliğini içerir. Bu, işletmelerin sistemlerini, bir telefon aramasının hedef alıcısı açmazsa, aynı ekipteki bir meslektaş gibi başka bir kişiye otomatik olarak aktarılacak şekilde tasarlamalarına olanak tanır. Ayrıca, biri dahili numarayı aradığında birden fazla telefonun aynı anda çalmasını ve birinin zamanında yanıt verme şansını en üst düzeye çıkarmasını sağlayacak şekilde zil grupları ayarlayabilirsiniz.
Cihazlar arasında sorunsuz bir deneyim
Küçük işletmeler için dijital telefon sistemleri, çok daha büyük bir kuruluştan beklenebilecek müşteri deneyimini tekrarlamalarına yardımcı olabilecek bir dizi araç sunar. Dijital resepsiyon görevlileri, arayanları samimi ve ilgi çekici bir şekilde uygun departmana yönlendirmek için kullanılabilirken, arama kuyrukları sınırlı sayıda çalışanın cevapsız aramalara ve fırsatların kaçırılmasına neden olmamasını sağlar. Sürece işletmenizin kişiliğinin bir kısmını eklerseniz, özel bekleme müziği bile ayarlayabilirsiniz.
En önemlisi, bu aynı zamanda masa telefonlarına zincirlenmiş kalmaya da dayanmıyor. Bulutun esnekliği sayesinde, GoTo Connect gibi platformlar dijital masa telefonları, mobil cihazlar ve masaüstü bilgisayarlar arasında kusursuz bir deneyim sunarak personelin ister evde ister evde olsunlar aynı düzeyde esneklik ve işlevsellik ile arama yapmasına ve yönetmesine olanak tanır. ofiste. Aslında, etkin bir aramanın ortasında bile birinden diğerine geçiş yapabilirsiniz.
Buna ek olarak, GoTo’nun hepsi bir arada yönetici portalı, işletmelerin tek camdan bir bulut yönetim panosu aracılığıyla birleşik iletişim varlıklarının her yönünü denetlemelerine olanak tanır. Bu, sorun giderme ve düzeltme sorunlarını önemli ölçüde kolaylaştırır ve bireysel şirket içi iletişim sistemlerini yönetmek için birden çok portal arasında geçiş yapma zorunluluğunu ortadan kaldırır.
Bu yetenekler, kurumsal düzeyde iletişimin gücünü ve çok yönlülüğünü, PBX altyapısına veya SIP kanalına pahalı yatırımlar gerektirmeden küçük işletmelerin erişimine sunar. Dijital işbirliğini, video konferansı ve bulut tabanlı telefonu eşit bir temele yerleştiren birleşik bir stratejinin parçası olarak ortaya çıktıklarında özellikle dönüşümseldirler.
Telefon aramaları, iş iletişimleri için önemli bir vektördür ve öyle kalacaktır ve düzgün bir şekilde tasarlanmış bir dijital telefon platformuna yatırım yapmak, hem gelen hem de giden ilişkilerinizi güçlendirebilir ve personelinizin müşterileriniz ve ortaklarınızla daha iyi bağlantı kurmasını sağlayabilir. Gelecek sizi çağırıyor – sesli mesaja gitmesine izin vermeyin.