İstenmeyen e-postalara boğulursanız, emin olun: Tek acı çeken siz değilsiniz. Aktif bir kişi günde ortalama 120 e-posta alır ve bunların yalnızca dörtte birine yanıt verir. Gelen e-postaların yaklaşık %20’si istenmeyen “gri e-postalardır”, istenmeyen posta ve güvenlik filtrelerini geçmeyi başaran ve kullanıcıların gelen kutularına düşen e-postalardır. Toplamda, günlerimizin %28’i istenmeyen e-postaları sıralamak için harcanıyor. Bu, günde yaklaşık üç saattir. Ve tüm tahminler, bu sorunların daha da kötüleşmeye devam edeceğini gösteriyor.
Aldığım e-postaların sayısının artmasından bunalmış hissederek, her gün uğraşmak zorunda olduğum e-posta miktarını azaltmak için basit bir yaklaşım benimsedim; bu, gelen kutumun boyutunu küçültmeme ve gerçekten önemli mesajları işleme yeteneğimi geliştirmeme olanak sağladı. Aynı faydaları sizin de elde edebileceğinizi umarak bu yaklaşımı sizinle paylaşmama izin verin.
Bulut tabanlı e-posta hizmetlerinin güçlü kural motorları sayesinde, yalnızca bildiğim etki alanlarından ve göndericilerden gelen e-postaların gelen kutuma düşmesine izin veriyorum. Diğer tüm e-postalar, ara sıra (yani haftalık) kontrol edebileceğim ve toplu olarak çok hızlı bir şekilde işleyebileceğim ayrı bir klasöre gönderilir. Bu, benim için geçen yıl içinde 16.000’den fazla e-postanın gelen kutumdan geçtiği anlamına geliyor.
Aşağıda, bu gelen kutusu yönetim sistemini kurmak için atmanız gereken adımlar yer almaktadır. Bu adımlar Office 365’e özeldir; ancak, diğer büyük e-posta sağlayıcılarının tümü benzer adımlar sunar.
Gönderenleri filtrele
İlk önce yeni bir klasör oluşturun. Benimkini “Harici gönderen” olarak adlandırdım. Bu, yürürlükteki kurallara uymadıkları takdirde e-postaların gönderileceği klasör olacaktır. Ardından, ilk kuralı yapılandıralım. Ayarlar panelini açmak için sağ üstteki dişliye tıklayın. Ayarlar panelinin altında “Tüm Outlook ayarlarını göster” kelimelerini göreceksiniz. Kural yapılandırmasına erişmek için üzerine tıklayın.
Yeni bir pencere açılacaktır. Bu penceredeki dördüncü girişi, “Kurallar”ı seçin. Mevcut kuralların listesi görüntülenir. Şu anda hiçbiri görüntülenemez. Yeni bir kural oluşturacağız, bu nedenle sayfanın üst kısmındaki “+ Yeni kural ekle”yi tıklayın. Yeni kuralı “Harici gönderenler” olarak adlandırın.
Ardından, sayfanın üst kısmındaki “Kişiler” bölümünde “A”yı seçmek için “Koşul ekle” seçim kutusunu kullanın. E-posta adresinizi sağdaki kutuya gireceksiniz. Bu kural size gönderilen tüm e-postalar için geçerli olacaktır:”.
Yer istisnaları
Şimdi bazı eylemler ekleyelim. İlk olarak, “Taşı” seçimini seçin ve oluşturduğunuz klasörü “Harici gönderen” seçin. Ardından, “Kategori”yi seçerek başka bir eylem ekleyin, sağdaki kutuda “Yeni kategori”yi seçin ve bir “Harici” kategori oluşturun.
Bize gönderilen tüm e-postaların “Harici gönderen” klasörüne taşınması ve her e-postayı açık bir bayrakla işaretlemek için artık bir kural oluşturduk. Ancak yine de kuralımıza bir istisna oluşturmak için önemli bir adım gerçekleştirmemiz gerekiyor. Gelen kutumuzda kalmasını istediğimiz tüm alan adlarının ve e-posta adreslerinin bir listesini oluşturacağımız için sihir burada gerçekleşir. “İstisna ekle” bağlantısını tıklayın.
Sağdaki kutuya, gelen kutunuzda tutmak istediğiniz alan adlarını ve e-posta adreslerini girin. Örneğin, o alan adından gelen tüm e-postaların gelen kutunuza ulaşması için zdnet.com’u listeleyebilirsiniz. Bireysel e-posta adresleri de belirtebilirsiniz. İşte kuralıma küçük bir örnek.
kuralı kaydet
İlk istisnalar listenizi girdikten sonra tek yapmanız gereken kuralı kaydetmek ve size doğrudan gönderilen tüm e-postalara bu kural uygulanacaktır. E-posta istisnalar listenizde yoksa işaretlenir ve “Harici Gönderen” klasörünüze taşınır. Kural yürürlüğe girdikten sonra, artık “Harici Gönderici” klasörüne inen birkaç geçerli alan adını ve e-posta adresini unuttuğumu fark ettim. Bunun tekrar olmasını önlemek için kuralımı değiştirdim ve yeni istisnalar ekledim.
Elbette, herhangi bir e-postayı “Harici Gönderen” klasörünüzden gelen kutunuza kendiniz taşıyabilirsiniz. Bunu yaptığınızda, kategori etiketinin gönderiyle birlikte kaldığını fark edeceksiniz. Bunu, yanıtlamak istediğim ancak doğrudan gelen kutuma düşme kriterlerini karşılamayan e-posta adresleriyle uğraşırken görsel bir kılavuz olarak son derece yararlı buluyorum.
Kuralınızı günlük etkileşimlerinizi uygun şekilde ele alacak şekilde ayarlayana kadar, başlangıçta bir e-postayı yanlış filtrelemediğinizden emin olmak için “Harici Gönderen” klasörünüzü sık sık kontrol etmeniz gerekir.
Kaynak: ZDNet.com