Paylaşılan belgeler üzerinde çokça işbirliği yaparım. Çoğu zaman, bu işbirlikleri aksamadan devam eder. Ve arada bir, ancak işler ters gider.
Eksik bir belge, kayıp paragraflar, biçimlendirme sorunları olabilir. Veya belgeyi açmak bile imkansız. Son 25 yılda, ofis belgelerinde işbirliğiyle ilgili sorunların tüm boyutlarını yaşadım.
90’ların sonunda ve 2000’lerin başında, en büyük sorunlardan biri herkesin kullanabileceği bir dosya biçiminde uzlaşma bulmaktı. StarOffice, OpenOffice, Corel, AbiWord ve Linux’a yükleyebildiğim diğer tüm kelime işlemcilerle çalıştım. Bu tür sorunlar artık olmamalı, değil mi?
Ne yazık ki, bu zorluklar devam ediyor!
Örneğin, yalnızca Microsoft Word kullanan biriyle yeni bir kitap dizisi yazıyorum. Yıllardır ilk taslaklar için Google Dokümanlar’ı kullanıyorum. Ve Microsoft Word’ün birçok sürümünden birinde çalışmayı tercih eden editörlerle yalnızca küçük sorunlar yaşadım. Ancak son zamanlarda editörüm ciddi biçimlendirme sorunları olduğunu söylemek için benimle iletişime geçti.
Takip edilen süreci anlatayım.
- Google Dokümanlar’da bir bölüm yazıyorum.
- Ortak çalıştığım kişi, yerel olarak yüklenmiş Microsoft Word’ünde bir bölüm yazıyor, ardından Google Dokümanlar’a hızlı bir şekilde kopyalayıp yapıştırıyor.
- İlk taslak bitene kadar ileri geri gidiyoruz.
- Taslağı .docx dosyası olarak dışa aktarıp editöre gönderiyorum.
- Düzenleyici onu Microsoft Word’de açıyor ve bir karmaşa var ve bana biçimlendirme sorunları olduğunu söylüyor!
Ortak yazarımın 2020’de kullanım ömrü sınırına ulaşan Microsoft Word 2010’u kullandığını ancak yakın zamanda keşfettim. Bu yaşam sınırı ne anlama geliyor? Ömrünün sona ermesi, yazılımın artık güncelleme almadığı anlamına gelir. Ömrünü tamamlamış yazılımlar tehlikeli kabul edilmeli ve kullanılmamalıdır.
Ama bir yazar arkadaşıma işini nasıl yapacağını söylemek bana düşmez. Ancak yine de bu tür belgelerle en iyi nasıl işbirliği yapılacağına dair bazı tavsiyeler verebileceğimi düşündüm.
Aynı aracı kullan
Tüm çalışanların aynı ofis paketini kullanmasının her zaman mümkün olmadığını biliyorum. Bulut tabanlı ofis paketleri çağında, birisinin “Benimle aynı aracı kullanmalısın!” demesi için kesinlikle hiçbir neden yok.
Bu artık alakalı değil, çünkü hala kullanabilirsiniz Ofis 365, Google Dokümanlar veya iCloud’u seçin. Herkesin hızla yolunu bulabileceği kadar bulut tabanlı, ücretsiz ve kullanıcı dostu seçenekler var.
Bazı insanların gizliliğe olan ihtiyacını da anlıyorum. Dosyalarını ve bilgilerini çevrimiçi bir alana kaydetme konusunda oldukça isteksizdirler. Öyleyse, yerel olarak yüklenmiş bir uygulama gerekli olacaktır.
Office belge işbirliğine dahil olan herkesin Microsoft Office veya Apple Pages’i yoksa herkesin aşağıdaki gibi ücretsiz bir çözüm yüklemesini düşünebilirsiniz: LibreOffice. Aynı aracı kullanmak birçok sorunu önleyecektir.
Bunu yaparken, sahip olduğunuz aracın en son sürümünü kullandığınızdan emin olun. İki yineleme geride kalan bir sürüm çalıştırıyorsanız, yalnızca güvenlik güncellemelerini ve yeni özellikleri değil, aynı zamanda biçimlendirme güncellemelerini ve dosya uyumluluğu düzeltmelerini de kaçırmış olursunuz.
Yalnızca kesinlikle gerekli olduğunda kopyala-yapıştır kullanın
Bu muhtemelen karşılaştığım en büyük sorun. Google Dokümanlar’da biriyle ortak çalışma yapıyorum ve yerel olarak kurulmuş bir kelime işlemcide üzerine düşeni yaptığını ve onu kopyalayıp Google Doküman’a yapıştırdığını görüyorum.
İlk tavsiyem, işbirliği için tasarlanmış bir hizmet kullanıyorsanız, tüm tarafların aynı aracı kullanması gerektiğidir (yukarıya bakın).
Kopyalama ve yapıştırma biçimlendirme sorunlarına neden olabilir. Kesinlikle kopyalayıp yapıştırmanız gerekiyorsa, kullanarak biçimlendirmeden yapmanızı öneririm. CTRL+Vardiya+v. Bazı kelime işlemcilerde, sağ tıklayıp biçimlendirmeden yapıştır. Bir kelime işlemcinin biçimlendirmesinin her zaman başka bir kelime işlemcinin biçimlendirmesine karşılık gelmediğini unutmayın. Aynı gibi “görünse” de, öyle değil.
Yani kopyalayıp yapıştırmanız gerekiyorsa, biçimlendirmeden yapıştırın.
Aynı dosya formatını kullan
Dosya formatlarınızı karıştırmayın. LibreOffice’de çalışıyorsanız, .odt dosyası olarak kaydedin ve birlikte çalıştığınız kişi MS Word yazılımı ve .docx uzantılı dosyalarla çalışıyorsa sorun yaşarsınız. Ancak neyse ki LibreOffice kolayca .docx biçiminde kaydedebilir ve Office 365 .odt dosyalarıyla (LibreOffice’ten) çalışabilir.
Uygulamalar arasında gidip gelmek için daha uygun bir format kullanmak istiyorsanız, işbirliği tamamlanana kadar dosyayı .rtf (Zengin Metin Formatı) olarak kaydedin. Tamamlandıktan ve uygun şekilde biçimlendirildikten sonra, bu .rtf dosyasını ihtiyacınız olan dosya türüne (hatta PDF’ye) verebilirsiniz. Karışık dosya türleri kullanırsanız, sorunlarla karşılaşabilirsiniz!
bulutu kullan
Sonuç olarak, size yardımcı olmanın en iyi yolu bulutu kullanmaktır. Bazı insanların çalışmalarını üçüncü taraf bir sitede barındırmaktan korktukları için omuzlarını silktiklerini biliyorum, ancak bu bulut hizmetlerinin bu kadar yaygın olmasının nedeni, işbirliğini kolaylaştırmasıdır. Ayrıca, Google Dokümanlar gibi araçlarla, her bir ortak çalışanın bir dokümanla nasıl etkileşime girebileceğini denetleyebilirsiniz. Bazı kullanıcılara salt okuma erişimi verirken, diğerlerine belgeyi düzenleme izni verebilirsiniz.
Ancak bu bulut hizmetlerini kullanmanın en önemli nedenleri, yukarıda tartıştığımız avantajlarla birlikte gelir. Herkes aynı aracı kullanır, aynı dosya türüyle çalışır ve bir masaüstü uygulamasından kopyalayıp yapıştırmaya gerek yoktur.
Başka bir şey, mümkünse tüm tarafların aynı web tarayıcısını kullandığından emin olun. Gerçekten de, bazı bulut tabanlı hizmetler, bazı web tarayıcılarıyla daha iyi çalışır. Abarttığımı düşünebilirsiniz ama ben bunu yaşadım. Örneğin, Firefox bazı çevrimiçi düzenleyicilerle her zaman Chrome kadar iyi çalışmaz.
Ve Safari ile Google Dokümanlar’da daha uzun belgeler üzerinde ortak çalışırken, Apple’ın web tarayıcısı bellek sorunları nedeniyle tıkanma eğilimi gösterebilir. Faaliyetlerimizin bir kısmının bulutta gerçekleştiğini bilmek çok sinir bozucu. Her web tarayıcısı bu araçlarla aynı şekilde çalışmalı ve etkileşim kurmalıdır. Ne yazık ki, bunun asla böyle olmayacağının garantisi yok.
İşbirliği kolay olmak zorunda değildir. Küçük bir planlama ve belki de çalışma şeklinizde küçük bir değişiklikle, bir projeyi tamamlamak için birlikte çalışması gerekenleri sık sık rahatsız eden biçimlendirme veya uyumsuzluk sorunlarıyla uğraşmak zorunda kalmadan belgeler üzerinde işbirliği yapabilirsiniz.
Kaynak : “ZDNet.com”