La question de savoir comment utiliser correctement les outils d’IA préoccupe certains managers, car de nombreux employés ont des idées brûlantes. Mais quels outils sont réellement nécessaires et comment les intégrer correctement ?
Les outils d’IA à la mode
En novembre 2022, de nouvelles possibilités se sont ouvertes avec le robot vocal ChatGPT. En raison de l’adéquation de l’outil à un usage quotidien, l’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) est devenue de plus en plus populaire. Werner Binsmaier note également cette évolution. Binsmaier est informaticien et dirige depuis six ans une entreprise de construction mécanique de taille moyenne. Dans une interview au Handelsblatt, il explique : « Au moins une fois par semaine, quelqu’un veut utiliser un nouvel outil d’IA pour résoudre des problèmes existants ou même des problèmes que nous n’avons jamais eu. » Sa plus grande préoccupation est la transmission de données sensibles telles que le savoir-faire spécifique à l’entreprise ou les données sensibles des clients aux robots et donc aussi à la concurrence.
Connaître les avantages et les inconvénients des IA est essentiel pour garantir leur bonne gestion. C’est pourquoi de nombreux managers se demandent dans quelle mesure les outils d’IA peuvent réellement être intégrés dans le travail quotidien. L’importance du sujet ressort du rapport RH du prestataire de services de personnel Hays et de l’Institut pour l’emploi et l’employabilité IBE. L’utilisation de l’intelligence artificielle dans les entreprises modifie les tâches et le rôle d’un manager. «Les managers assument différents rôles lors de l’introduction de l’IA. Ils sont accompagnateurs, chefs de projet et multiplicateurs», explique l’Institut des sciences appliquées du travail (ifaa).
Analyse des processus d’équipe
Le recours à l’intelligence artificielle est toujours utile lorsque les processus peuvent être simplifiés. Pour y parvenir, selon Matthias Roggendorf, associé chez Quantum Black, l’équipe doit être soigneusement évaluée. Dans une interview au Handelsblatt, il décrit des questions importantes : « Où générons-nous des textes ? Où puis-je rechercher systématiquement des documents pour obtenir des informations spécifiques ? Quel pourcentage de ma journée ces tâches occupent-elles ? » Répondre à ces questions peut aider à trouver des points de départ pour utiliser les outils.
Pour autant, le manager n’est pas livré à lui-même. Roggendorf fait référence au service informatique. Là, vous pouvez poser des questions sur les outils déjà disponibles. Une enquête menée auprès d’environ 972 managers dans les pays germanophones a révélé des domaines de responsabilité susceptibles de faciliter le travail des managers. Le rapport RH a révélé les utilisations possibles suivantes : (1) soulagement des tâches de routine ; (2) soulagement des tâches de contrôle ; (3) aide à la prise de décision ; (4) Aide à la planification des ressources et (5) soulagement des tâches de coordination.
Formation continue
L’innovation et le progrès vont de pair avec de nouveaux développements. Également dans le domaine de l’intelligence artificielle. Ignorer ces changements serait fatal. Afin de pouvoir intégrer l’IA de manière judicieuse, les managers doivent essayer certains outils de manière indépendante et les mettre en œuvre si nécessaire. Vous pouvez également suivre des formations pour rester à jour. Que nos propres connaissances proviennent d’expériences, d’essais ou de formations, l’essentiel est que le changement imminent dans le monde du travail soit consciemment intégré dans l’entreprise. Il convient toutefois de noter que non seulement les managers, mais aussi les salariés doivent développer des qualifications et des compétences pour l’utilisation des IA.
Prise en charge du processus
L’intégration de nouveaux outils s’accompagne toujours d’un processus, c’est pourquoi le mot-clé gestion du changement est particulièrement pertinent pour les managers. L’ensemble de l’organisation doit être préparé à l’utilisation de l’IA. Cela implique d’être fondamentalement ouvert dans ses relations avec les employés afin de prendre au sérieux dès le départ les éventuelles craintes et de les réduire. Puisque la plus grande crainte des employés est leur propre remplaçabilité, les managers devraient renforcer le rôle de leur propre équipe. Après tout, les outils ne peuvent être formés que grâce à l’expertise des collaborateurs.
Il peut également être judicieux d’impliquer l’équipe dans le processus décisionnel. Anna Wiesinger, associée chez McKinsey, explique les tâches du middle et du top management dans une interview avec Handelsblatt. L’initiative est particulièrement importante pour le middle management ; en impliquant l’équipe, l’ouverture peut être favorisée. La haute direction devrait développer une stratégie globale en matière d’IA qui aborde particulièrement des aspects tels que la protection des données et la conformité. Au mieux, des lignes directrices sont établies qui communiquent des règles claires.
Peter Boenisch est responsable du département des services techniques chez Süddeutsche Joint Disc Factory GmbH & Co. KG. Dans une interview avec l’ifaa, il déclare : « Lors de l’introduction et de l’application de l’intelligence artificielle, il est de la responsabilité des managers d’impliquer les collaborateurs concernés dans le cadre d’une analyse des parties prenantes. D’une part, les personnes concernées de manière positive, c’est-à-dire que quelque chose devient plus facile et qu’il existe des opportunités grâce à l’intelligence artificielle. D’un autre côté, il y a aussi ceux qui sont concernés à qui quelque chose est retiré. C’est donc en fait le plus grand défi de l’analyse des parties prenantes. La résistance doit être confrontée à beaucoup de communication. « .
transparence
Afin de continuer à promouvoir cette ouverture, il doit toujours y avoir de la transparence. Si l’utilisation de certains outils est prévue, les salariés doivent en être informés. « Ne commettez pas l’erreur de décider d’un outil d’IA d’en haut sans expliquer exactement comment il pourrait s’intégrer dans le travail quotidien », souligne Matthias Roggendorf. Il en va de même en cas d’erreurs ou d’échecs : « Peut-être qu’un outil n’apporte pas le bénéfice que j’espérais. Il est alors important de l’admettre à l’équipe », explique-t-il. Selon une étude de Wittpahl réalisée en 2018, la transparence crée l’acceptation nécessaire du changement. Il s’agit donc d’une brique élémentaire dans le processus de changement.
Interhumanité
Cependant, les relations interpersonnelles ne doivent pas être oubliées dans un monde de plus en plus digitalisé. Des réunions d’équipe régulières ou des conversations personnelles sont essentielles pour fidéliser les employés à l’entreprise. Alexander Heise, membre du conseil d’administration de Hays, a lancé un appel dans une interview au Handelsblatt : « Les contacts interpersonnels doivent devenir plus intenses et plus nombreux, certainement pas moins. »
J. Vogel / rédaction finanzen.net