Une montagne de papier est encore gaspillée dans les entreprises italiennes pour imprimer des documents dans le seul but d’apposer une ou plusieurs signatures. Cela implique une exploitation injustifiée des ressources et une pollution. Chaque entreprise imprime en moyenne 2 610 feuilles par mois, produisant environ 88 kilogrammes de dioxyde de carbone. Coûts de la bureaucratie documentaire calculés par Yousign, la startup française qui tente de diffuser les avantages de la signature électronique dans toute l’Europe.
Le secteur des assurances en tête pour l’utilisation du papier
La numérisation et la dématérialisation sont encore très sous-estimées en Italie, souligne la start-up selon laquelle les secteurs qui utilisent le plus de papier sont l’assurance (plus de 104 400 documents imprimés), les ressources humaines et le travail (plus de 87 000) et l’énergie (78 048). «Le chiffre est frappant car il met en évidence, outre l’impact positif de la numérisation des documents, le déficit de connaissances et d’informations – explique Fabian Stanciu, directeur commercial senior de la start-up -. Avec Yousign, nous servons aujourd’hui 830 clients en Italie, soit 0,02% de notre marché potentiel. Il suffirait de « convertir au numérique » 1% du marché, soit 40 000 entreprises, pour économiser 3 520 tonnes de CO2 chaque mois».
La dématérialisation encore sous-estimée
« En Italie, plus que dans d’autres pays où nous opérons (notamment la France et l’Allemagne) – ajoute-t-il – le défi est de devenir des ambassadeurs de la numérisation et d’expliquer aux entrepreneurs et aux dirigeants combien d’implications il y a derrière une simple signature ». Avec plus de 104 400 documents imprimés et signés par mois, le secteur des Assurances est le secteur qui produit la plus grande quantité de documents papier, vous informe Yousign, soulignant qu’il est aussi celui avec la plus forte pénétration des solutions numériques, avec un processus de numérisation et dématérialisation des pratiques d’assurance qui commence à s’imposer : « Les volumes ne se font pas seulement sur la signature des contrats, mais aussi sur la phase précontractuelle, souvent gérée de manière traditionnelle, sur papier ou pire encore avec des signatures numérisées ou des contrats photographiés depuis un bureau. téléphone portable – explique-t-il encore Stanciu – Cependant, les courtiers et les agences se numérisent très rapidement. Aujourd’hui, de plus en plus de clients assureurs s’acquièrent en ligne, et la signature électronique aide les opérateurs à conclure la souscription du contrat, de manière parfaitement légale».
Avec le smartworking, une numérisation accélérée
Les ressources humaines (RH) et le travail (même avec les anciennes hypothèses de travail subordonné) constituent le deuxième segment du classement pour la quantité de documents papier. Le travail intelligent et télétravail généralisées avec la pandémie ont accéléré le processus de numérisation : « Le secteur du travail a été totalement révolutionné – explique encore Stanciu – Numériser les processus de recrutement pour permettre le recrutement à distance était un choix obligatoire : nous avons assisté à une croissance de 43% au cours des deux dernières années dans le Rien que sur le segment RH, et aujourd’hui notre premier client recrute de nouvelles recrues pour signer plus de 70 contrats chaque mois». En troisième position dans le classement des industries les plus « gaspilleuses » se trouve le secteur de l’énergie, qui a toujours eu tant de « paperasse » à produire pour une nouvelle activation, un changement ou un changement de fournisseur.
