Hepimiz ofisteyken çoğumuz ofis ağına bağlıydık. Dosyaları paylaşmak için fazla düşünmemize gerek yoktu. Ancak artık farklı coğrafyalara dağıldığımıza göre, önemli dosyaları güvenli bir şekilde paylaşmak dikkatli bir planlama gerektirebilir. İşte bu nedenle, hassas dosyaları güvenli bir şekilde paylaşmak için güçlü dosya paylaşım servislerini kullanmak isteyebilirsiniz, böylece nerede çalışıyor olursanız olun daha iyi işbirliği yapabilirsiniz.
Muhtemelen bir dosyayı paylaşmanın en kolay yolu, bir e-postaya veya Slack’e veya başka bir anlık mesaja bir belge eklemektir. Ancak her iki şekilde de birkaç cephede belaya davetiye çıkarıyor. E-posta veya mesajlaşma sisteminize çok fazla güveniyorsanız, yetersiz arşivlenmiş dosyalarınız, kimlik avı yemleri olan meraklı bilgisayar korsanlarına açık hale gelebilir. Geleneksel belgeleri bu şekilde paylaşıyorsanız, kendinizi hızla “en güncel sürüme sahip olan” oyununu oynarken de bulabilirsiniz. Aynı belge, elektronik tablo veya sunu üzerinde birden fazla kişi çalışırken güncellemeleri takip etmek zordur.
Google Workspace veya Microsoft OneDrive (veya e-posta kimliğinize dayalı eşdeğeri) gibi yerleşik ortak çalışma araçları, sürüm kontrol sorununu çözebilir – ve şirketiniz ısrar ederse tek seçeneğiniz olabilir – ekibinizin ötesine geçtiği anda hantal hale gelebilirler. ofis alanınız. Belgeyi görmemesi gereken kişilerle istemeden paylaşabilir veya erişime ihtiyacı olan birini kilitleyebilirsiniz. Paylaşım durumunuzu ne kadar karmaşık hale getirirseniz, dünyanın (veya belki de aile üyelerinin) dosyalarınıza erişim sağladığı bir hata olasılığı o kadar artar. Birisi uygun güvenliği uygulamadığı için bir veri tabanının veya belge koleksiyonunun yanlış ellere geçtiği haberleri hepimiz gördük. Bazı şirketler bunu riske atmaz: Müşterilerimden biriyle Google Dokümanlarını paylaşmak için alanlarında yeni bir e-posta adresi almam gerekti.
Google Workspace ve OneDrive’ın yanı sıra Dropbox, Box ve Apple’ın iCloud’u da dahil olmak üzere bir düzineden fazla farklı kişisel dosya paylaşım hizmeti sağlayıcısı vardır. Bunların çoğu ücretsiz veya minimum kullanım için neredeyse öyle. Ancak bu hizmetleri düşünüyorsanız, paylaşım çevrenizdeki herkes bunlara erişmek için yalnızca bir kullanıcı adı ve parola değil, iki faktörlü kimlik doğrulama (Authy gibi) kullanmalıdır. Buna rağmen, kullanıcı deneyimi söz konusu olduğunda genellikle ikinci sınıftırlar (Dropbox’ın işbirliği özellikleri kafa karıştırıcı olabilir, iCloud ve Windows’un karmaşık bir ilişkisi vardır ve Box’ın dosya önizleme özelliği o kadar iyi bir iş çıkarmaz). Tek kullanımlık paylaşım veya kendi cihazlarınız arasında dosya paylaşımı için yeterlidirler, ancak benim tercih ettiğim çözüm değiller.
Bunun yerine, verilerinizi şifreleyerek daha fazla koruma katmanı ekleyen ve ince ayarlı erişim denetimine sahip, kurumsal düzeyde bulut tabanlı bir dosya paylaşım hizmeti düşünmelisiniz. Egnyte, SecureDocs, ShareFile ve SugarSync daha popüler hizmetlerden sadece birkaçıdır; İşte ne kadara mal olduklarını ve başlamak için ne sunduklarını kabaca karşılaştıran bir tablo:
Popüler güvenli dosya paylaşım hizmetleri karşılaştırıldığında
| SATICI | Aylık fiyatlandırma | Maks. dosya yükleme | Ücretsiz deneme süresi | Uygulama entegrasyonu |
|---|---|---|---|---|
| SATICI | Aylık fiyatlandırma | Maks. dosya yükleme | Ücretsiz deneme süresi | Uygulama entegrasyonu |
| Egnyte | $20/kullanıcı | 100 GB | 15 gün | Yaygın |
| Güvenli Belgeler | Sınırsız kullanıcı için 250$ | Sınırsız | 14 gün | Sınırlı |
| Dosyayı/Citrix’i Paylaşın | Sınırsız kullanıcı için 50$ | 100 GB | 30 gün | Yaygın |
| SugarSync | 3 kullanıcı için 55 ABD doları | Web istemcileri için 300 GB | 30 gün* | Sınırlı |
Hangisini seçerseniz seçin, güvenli bir dosya paylaşım hizmetini araştırırken aramanız gerekenler şunlardır:
- Otomatik dosya senkronizasyonu Windows Gezgini ve MacOS’un Finder’ı ile entegrasyon da dahil olmak üzere tüm cihazlarda tüm kullanıcılar için, böylece hızlı erişim için paylaşılan dizinlere göz atabilir ve yerel kopyaları saklayabilirsiniz.
- Android, iOS ve web istemcileri için destek hareket halindeyken de paylaşılan dizinlere ve klasörlere göz atmak için.
- Uçtan uca şifreleme. Birisi, giriş bilgileriniz olmadan dosyalarınızı indirmeyi başarırsa, onlarla hiçbir şey yapamazlar. ShareFile ayrıca dosyalarınızı ekstra bir özellik olarak şifreleyen bir Outlook eklentisine sahiptir.
- Ek oturum açma güvenliği. SecureDocs, tüm oturum açma işlemleri için varsayılan olarak ek kimlik doğrulama gerektirirken, bahsettiğim diğerlerinde bir seçenek olarak bulunur. Bunu ayarlamak, aşağıda gösterildiği gibi bir QR kodunu bir akıllı telefon uygulamasına taramak kadar basittir:
- Devre dışı bırakılması kolay genel paylaşım seçenekleriya da istemeden herkese açık olarak paylaşmayı seçmeyi zorlaştırıyorlar.
- Özelleştirilebilir izinler ve erişim hakları doğru kişilerin doğru dosya koleksiyonlarını paylaştığından emin olmak için. Örneğin Egnyte, aşağıdaki ekran görüntüsünde görebileceğiniz gibi, dosyanıza bir parola eklemek, indirmelere izin vermek veya devre dışı bırakmak ve bildirimler için çok sayıda kontrole sahiptir:
- Denetim izleri Birinin yanlışlıkla tüm internetle bir dosya paylaştığını anlamak ve düzeltmek için ya da artık gerekmediğinde paylaşılan bir dosyayı hızlı bir şekilde kaldırabilirsiniz.
Bu ürünlerin birçoğu ücretsiz deneme sürümüne sahiptir (yukarıda bahsettiğim ürünlerin tümü, ancak SugarSync herhangi bir ödeme ayrıntısı gerektirmez) ve bunları değerlendirmek için bu dönemleri kullanabilirsiniz. Kendinize bu soruları sormak, aşağıdakileri seçmenize de yardımcı olacaktır:
- Rutin olarak çok büyük dosyaları paylaşıyor musunuz?, videolar veya resimli PowerPoint belgeleri gibi mi? Bazı hizmetler tek tek dosyalara sınırlamalar getirir; Örneğin SugarSync’in web istemcisi yükleme boyutunda bir sınırı vardır.
- Dosya paylaşım hizmetiyle başka hangi yazılım araçları çalışır?? Bazıları (Egnyte gibi) Salesforce, Google Workspace ve Slack ile entegre olur ve bu da normal iş akışlarınızın bir parçası olarak dosya paylaşımını daha kolay hale getirir. Bu sizin için önemliyse, ince baskıyı kontrol edin.
- bir odaya ihtiyacın var mı? Bazı hizmetler, paylaşılan bir ağ dosya sunucusunun bulut eşdeğeri olabilen ortak bir paylaşılan “veri odası” sunar. ShareFile ve SecureDocs, ortak odaları için sınırsız alan sunar. Egnyte gibi diğerleri, bir video yapımcısı değilseniz, hala çok fazla depolama alanı olan 1 TB’lık odayı kaplar.
- Başka hangi özel hizmetlere ihtiyacınız var?? Bazı hizmetler e-imza uygulamalarıyla bütünleşir (ShareFile, Citrix’in RightSignature ile çalışır), özel iş akışlarına (belge onayları gibi) ve kurumsal bir ortamda gerçek zaman kazandırabilecek diğer görevlere izin verir.
Herhangi bir kurumsal paylaşım hizmetini kullanmak biraz ayarlama gerektirir, ancak daha fazla gönül rahatlığı, daha iyi güvenlik ve işbirliğine dayalı özellikler elde etmek için harcanan çabaya değer olduğunu düşünüyorum.
