La gestión electrónica de documentos —simplificado por las siglas GED— es un sistema informático que le permite gestionar todos sus documentos de forma 100% desmaterializada. Facturas, nóminas, contratos o incluso documentos técnicos: el uso de software EDM dentro de su empresa permite a todos sus empleados almacenar, consultar y organizar sus documentos digitales con total seguridad.
El objetivo de esta tecnología es optimizar la gestión de sus documentos, poniendo fin al sistema de archivo tradicional y demasiado rígido impuesto por el archivo en papel o por los archivos informáticos (carpetas, subcarpetas). Al optar por un software de electroerosión, el acceso a tus datos ya no se basa en una ubicación específica, sino a través de un sistema de palabras clave y/o filtros. De esta forma, un mismo documento puede estar listado en diferentes procesos, sin tener que duplicarlo.
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¿Cuáles son los beneficios de GED?
Diseñado para simplificar la gestión de su negocio, el software EDM tiene muchas ventajas para su negocio.
- Ganancia de productividad : la facilidad de uso de este software le permitirá optimizar su tiempo de trabajo y aumentar la productividad. También puede usar el software para automatizar sus procesos, como administrar los plazos de pago;
- Asegurando sus datos : agrupar todos sus datos en un software seguro de gestión de documentos electrónicos reduce el riesgo de pérdida y/o divulgación de sus datos. ;
- Reducción de costes (en particular sobre papel, cartuchos de tinta, gastos de envío, etc.). Almacenar sus documentos digitalmente en lugar de en un sistema de archivadores voluminosos también le permitirá reducir sus requisitos de espacio para sus locales comerciales y, por lo tanto, reducir su alquiler;
- Menor impacto ecológico (en particular por la disminución de impresiones).
Software interno o en la nube: ¿qué solución de GED usar?
Con la democratización del teletrabajo, muchos empleados necesitan acceso directo a los datos de la empresa, en cualquier momento y desde cualquier conexión a internet. Teniendo esto en cuenta, las soluciones de gestión de documentos electrónicos de EDM que se ofrecen están disponibles en dos versiones:
- Un GED directamente en el sitio, con la instalación y configuración de una base de datos dentro de su empresa. Entonces se requiere una conexión a la red interna de sus instalaciones para acceder a todos los documentos;
- Una EDM en versión Cloudcon almacenamiento de datos en nuestros servidores y acceso para los miembros de su empresa, independientemente de su ubicación (requiere conexión a internet).
Estas dos soluciones GED también se pueden combinar para garantizar la total autonomía de su empresa. Puede obtener un presupuesto personalizado de forma rápida y gratuita y conocer mejor el funcionamiento de las diferentes soluciones y elegir la que mejor se adapta a su negocio.
En los dos casos mencionados anteriormente, el acceso a sus datos es completamente seguro y reservado para los miembros de su empresa. También puede configurar diferentes niveles de derechos, para bloquear el acceso a archivos confidenciales para ciertos colaboradores.