En los dos últimos años, el sector de los eventos se ha visto muy afectado por las consecuencias de la crisis sanitaria. Según el barómetro de eventos de 2020, el 42% de los eventos fueron cancelados y el 33% pospuestos entre septiembre y diciembre de 2020. En cuestión, repetidos confinamientos y medidas de distanciamiento social.
Para preservar la dinámica de grupo y la cultura corporativa, las empresas se han visto obligadas a repensar la organización de reuniones, team building y seminarios. En tiempos de salir de la crisis sanitaria, las prácticas de eventos corporativos ahora han evolucionado.
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Eventos corporativos organizados presencialmente, pero con cautela
El teletrabajo, el distanciamiento físico y social, el aislamiento… No poder reunirse o colaborar con la misma facilidad que antes se convierte rápidamente en un obstáculo para conseguir los objetivos marcados. Por lo tanto, la prioridad es revitalizar los equipos a toda costa, en particular a través de eventos presenciales. Estos están reapareciendo gradualmente en nuestros radares. Seminarios, ferias y exposiciones vuelven a integrarse en los calendarios de empresa. Los team building vuelven a formar parte de la rutina diaria de los empleados.
Sin embargo, las empresas siguen siendo muy cautelosas ante la situación, que sigue siendo incierta. Prefieren los destinos franceses a los internacionales para organizar sus eventos. Algunos entonces planean llevar a cabo sus seminario en AngersMarsella o incluso Estrasburgo en lugar de Grecia o España.
Para organizar estos eventos respetando las normas sanitarias que se han convertido en parte de nuestra vida cotidiana, algunas empresas optan por «pequeños eventos». Se trata de team building, ferias o seminarios que se realizan en pequeños grupos. Para las empresas es una oportunidad de reconstruir eventos más humanos, donde cada empleado invitado pueda expresar su opinión sobre una situación o los resultados anuales. Esto responde a un cambio de prisma en torno al éxito de los proyectos de una empresa: ya no verlo solo en cifras, sino integrar el sentir de todos. Sin embargo, esto plantea la pregunta de si el «pequeño evento» se convertirá en la nueva norma para encontrar sus equipos.
El modo híbrido llegó para quedarse
Al mismo tiempo, ciertas soluciones adicionales se están volviendo permanentes, como los eventos híbridos. Concretamente, se trata de aprovechar ambos mundos ofreciendo un evento tanto físico como digital.
Hay diferentes formatos, empezando por la emisión. Consiste en organizar un evento físico con algunos de los participantes en el sitio y algunos de forma remota. Gracias a las aplicaciones de comunicación colaborativa, los organizadores pueden integrarlas fácilmente en la conferencia que se desarrolla en vivo.
Algunas empresas deciden, en cambio, recurrir a soluciones de transmisión en vivo. Les ofrecen la posibilidad de producir un evento en el lugar que ellos elijan, como un estudio técnico o simplemente su oficina. Luego, los invitados pueden ver el video en vivo o reproducirlo desde casa, de la misma manera que una transmisión de televisión. Para los organizadores, es una forma de mantener fácilmente una relación con su audiencia.
Las configuraciones como el «hub and Spoke» también son populares. Consiste en montar un evento central en un lugar específico (el hub), alrededor del cual se suceden simultáneamente varios pequeños eventos conectados (los radios) en diferentes lugares. Las conferencias centrales pueden estar disponibles en vivo en las de los radios. La creación de una versión digital de estos eventos en pequeños grupos tiene como objetivo promover interacciones remotas.
Por tanto, hay que decir que la crisis sanitaria ha trastornado considerablemente el mundo de los eventos. Se ha enriquecido con numerosas herramientas y soluciones que facilitan el acceso a reuniones, seminarios y conferencias. Para las empresas, esto ofrece nuevas oportunidades para acercarse a su audiencia y fortalecer el vínculo entre sus equipos.