Diariamente, las empresas organizan reuniones periódicas para hacer un balance de un proyecto en curso o desarrollar una nueva estrategia. Son fundamentales para desarrollar un negocio, pero a veces toman demasiado tiempo. La razón es que no están optimizados. Para Jamespot, el especialista francés en redes sociales corporativas y software colaborativo, el secreto de una buena reunión se puede resumir en dos palabras: preparación y facilitación. Para ello, la empresa ofrece una solución innovadora: Diapazona.
Reúne un conjunto de aplicaciones que le permiten preparar y dirigir sus reuniones internas de manera eficiente, sean cuales sean sus objetivos.
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Preparar tus reuniones se convierte en un juego de niños
Para muchos profesionales, prepararse para una reunión es una tarea abrumadora. Sin embargo, un objetivo mal definido y una mala organización pueden afectar la efectividad de estos tiempos colaborativos.
El objetivo de Diapazone es dar respuesta a este problema simplificando la preparación de las reuniones gracias a sencillos pasos.
Organizar una reunión eficaz en todos los aspectos
Con Diapazone, no se trata de dedicar más de cinco minutos a organizar su reunión. El organizador lo prepara rápidamente determinando varios elementos de antemano, incluidos los participantes. Para ello, nada más sencillo: sólo tiene que seleccionar un conjunto de personas individualmente o uno de los grupos existentes, por ejemplo el grupo de marketing. Definir una audiencia entonces ya no toma unos minutos, sino unos segundos.
La temporalidad también es un tema crucial durante las reuniones. Para evitar perder el tiempo, es fundamental definir de antemano cuánto tiempo se le otorgará a cada tema, lo cual le permite hacer la función de time-boxing de Diapazone. Concrètement, elle permet à l’animateur de fixer le temps alloué à chaque partie de la réunion, par exemple dix minutes pour l’ice breaker, quinze minutes pour la partie commerciale, vingt minutes pour la partie stratégique… Cette timeline est visible par tous los participantes. De esta manera, todos pueden estar atentos al reloj y evitar bifurcarse demasiado en conversaciones que no ayudan a lograr los objetivos previstos.
La solución está equipada con una funcionalidad de timeboxing. Ilustración: Jamespot.
Para aumentar la eficiencia de su reunión, el organizador puede agregar las herramientas disponibles por Jamespot en una barra de pestañas lateral. Tiene la posibilidad de subir documentos, que se pueden descargar del banco de documentos de la empresa, o compartirlos en tiempo real. Es posible insertar tantos como se desee, o crear uno directamente durante su reunión. También se pueden agregar enlaces, por ejemplo, para mostrar varias versiones de una página web, tablas de gestión de proyectos y un informe que todos los participantes pueden editar en tiempo real. Por lo tanto, el organizador puede poner tantos elementos como necesite para orquestar su reunión de la manera más eficiente posible.
Agregar elementos de animación
Para animar asambleas generales o atractivas reuniones de equipo, Diapazona da la posibilidad de crear animaciones. Jamespot hace que tres estén disponibles de forma predeterminada. Entre ellas, la encuesta rápida, que puede servir como rompehielos para poner en condiciones a todos los empleados y animarles a participar. También se proporciona una lista de verificación. Puede ser útil cuando los participantes están revisando un proyecto específico en detalle. El último es un widget de gestión de presencia. Concretamente, cada empleado indica si estará allí en el próximo punto de contacto. Para el organizador, esto permite tener una visión más clara de la organización y de los próximos encuentros con los colaboradores.
Hay varios elementos de animación disponibles, como encuestas. Ilustración: Jamespot.
Facilite reuniones interactivas, productivas y atractivas
Una vez definidos los elementos técnicos y de animación, es hora de lanzar la reunión. Entonces comienza el time-boxing, al igual que el chat. Esta última es una funcionalidad central para cualquier reunión, que le permite enriquecer la discusión con sus colaboradores. Todo el mundo puede reaccionar mediante emojis, una forma sencilla y divertida de volver a poner a las personas en el centro de las reuniones, cada vez más escasas por la falta de encuentros presenciales.
En la misma perspectiva, el organizador puede activar las animaciones preparadas para promover la interactividad con los participantes. También tiene la posibilidad de añadir nuevos en tiempo real, que ve enriqueciendo a medida que responden sus colaboradores.
Las pestañas son totalmente personalizables. Ilustración: Jamespot
Por el lado de los recursos, cada empleado tiene acceso a los documentos, enlaces y tablas disponibles en las pestañas de Diapazone. Sin embargo, el anfitrión puede bloquear el acceso a ellos y decidir abrirlos a medida que avanza la reunión. El objetivo es centrar la atención de todos en los elementos adecuados en el momento adecuado.
Facilitar la redacción de informes.
Con la solución de Jamespot, el paso crucial de informar ya no es una tarea. Una vez finalizada la reunión, la herramienta genera automáticamente un documento que contiene los elementos principales: los participantes, los puntos tratados, la duración, los resultados de los widgets… También se indican métricas sobre el compromiso de la reunión, es decir, el número de publicaciones, cantidad de reacciones y usuario más comprometido. Esto permite saber si será necesario generar más interacciones en futuras reuniones.
En este informe, los usuarios también encuentran los documentos, enlaces y tablas compartidas durante la reunión. Esto evita que los colaboradores envíen múltiples mensajes y correos electrónicos para recuperar el contenido de la transmisión. Lo mismo se aplica a las actas manuales escritas durante la reunión, que están disponibles directamente en el documento generado automáticamente.
Diapazone genera automáticamente un informe al final de la reunión. Ilustración: Jamespot.
El conjunto se puede guardar con solo unos pocos clics. Sin embargo, es posible descargar solo las actas publicadas durante la reunión. Esto puede ser útil cuando desea transferir a sus clientes solo cierta información discutida durante la videoconferencia.
De este modo, el módulo Diapazone mantiene su promesa: ofrecer una poderosa herramienta a los profesionales para organizar y facilitar reuniones atractivas y productivas con facilidad. Permite a Jamespot completar su oferta y ofrecer un ecosistema colaborativo que transforma el día a día de las empresas.
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