Dilema
Tengo varias reuniones obligatorias a la semana en el trabajo, de las que saco muy poco provecho. Las reuniones principalmente me hacen sentir como si estuviera perdiendo el tiempo. Se aseguran de que el trabajo que se supone que debo hacer no se haga. ¿Cómo debería lidiar con eso?
Mujer (65 años), que trabaja en cuidados domiciliarios.
antes de la reunion
Muchos trabajadores conocen el problema: se rigen por su agenda, repleta de todo tipo de citas, consultas y reuniones.
“La gente suele utilizar su agenda para concertar citas con otras personas, pero nunca concerta una cita consigo misma”, afirma Eric van den Heuvel. Proporciona formación en gestión del tiempo. Comenzó esto hace doce años, frustrado porque sus colegas no podían priorizar los asuntos y nunca terminaban su trabajo a tiempo.
El primer paso para revertir esto, dice Van den Heuvel a las personas que contactan con su agencia Een Helder Hoofd, es que también incluyas citas contigo mismo en tu agenda. “Porque también eres una persona muy importante para tu propio trabajo”, afirma. “Si los colegas ven todos los espacios en blanco en su agenda, pensarán que no tiene nada que hacer”.
Si sabes lo que hay en tu plato, también será más fácil decir “no”. Y a menudo los directivos lo comprenden bastante, según constata Van den Heuvel. “Entonces dices: ‘Tengo otras prioridades. Si tengo que hacer espacio ahora, el resto del trabajo quedará atrás”.
Los directivos a menudo aprecian que los empleados se pregunten dónde deberían estar las prioridades en su trabajo, señala también la psicóloga organizacional Iris Ooms, que como coach ayuda a las personas a establecer límites en su trabajo. “Si sabes lo que quieres hacer en tu trabajo y te preguntas por qué haces las cosas que haces, muestras tu lado bueno y motivado. Aunque puedas decir no a una obligación impuesta”.
No a todo el mundo le resulta fácil señalar que cree que puede aprovechar su tiempo de forma más útil que en una reunión obligatoria. Por supuesto, mucho también depende de la relación con su superior. Si no funciona individualmente, Ooms recomienda abordar el dilema junto con colegas.
en la reunion
“También existe una forma intermedia”, dice Ooms. “En lugar de no estar presente en absoluto o asistir a toda la reunión, también podría asistir solo a la parte de la reunión que sea relevante para usted. Entonces simplemente se pregunta: ¿para qué punto de la agenda soy realmente necesario?”, dice Ooms.
Esto es bastante común en el sector sanitario, como sabe la entrenadora por su consulta. “Cuando se realizan consultas sobre determinados clientes, a menudo se acuerda de antemano a qué cliente se refiere, de modo que los empleados pueden elegir a qué parte de la reunión asistirán”.
Si la cancelación o una forma intermedia no es posible, la eficacia es la palabra mágica para entrenadores como Van den Heuvel y Ooms. Una reunión en la que no está claro lo que debe suceder es una de las mayores molestias que rodean las reuniones.
Por eso es fundamental que en una reunión haya un orden del día claro, afirma Van den Heuvel. “Si no es así, será una especie de día rural polaco, en el que el tiempo estará lleno de conversaciones y al final todo el mundo estará vacío”.
Si no hay una agenda clara, puede convertirse en una especie de día del país polaco.
“También debes determinar claramente cuánto tiempo quieres dedicar a cada parte”, dice Ooms. “Si eso no sucede, por supuesto todos se sentarán y verán qué pasa”. Los participantes en una reunión, a su vez, también deben preguntarse “por qué están allí, qué se espera de ellos y qué pueden sacar de ello”, afirma Ooms.
También es importante: ¿se están tomando decisiones? ¿Y cómo? Si quieres aprovechar bien tu tiempo, es importante dejar constancia de lo que se ha decidido, y si hay una lista de acciones, también debe incluir un plazo dentro del cual se deben completar las cosas.
Los empleadores tienen un claro interés en reuniones eficientes. Después de todo, si se toman muy pocas decisiones, les costará dinero. Esto se entiende bien en sectores como el de las TIC, según Van den Heuvel. Con ‘stand-ups’ y ‘sprints’, los compañeros se comunican brevemente entre sí en qué están trabajando y qué completarán en un futuro próximo. Según el formador, en los sectores menos comerciales a veces falta una planificación y comunicación claras.
Van den Heuvel ve que las personas que llaman a su puerta a menudo cometen el mismo error: el buzón debe estar vacío antes de poder dedicarse a otras cosas. “Cuando le dije a un cliente potencial que siempre tenía poco tiempo que tenía que tener una visión general y establecer prioridades, dijo: sí, pero no tengo tiempo para eso”, se ríe Van den Heuvel. “Básicamente dice: tengo problemas, pero no tengo tiempo para hacer nada al respecto”. Según él, romper con eso es donde comienza todo.
Entonces
No siempre es posible mantenerse alejado de una reunión, pero si ha establecido claramente sus propias prioridades y tiene otras cosas que hacer, puede preguntarle a su gerente si realmente es necesario que esté presente. Quizás puedas saltarte la parte que no se aplica a tu trabajo. Y si terminas en una reunión, asegúrate de que se realice de manera eficiente.
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