Fotoğraf, Getty Images aracılığıyla Westend61/Westend61’e aittir.
Centre des Monuments Nationaux (CMN), UNESCO Dünya Mirası Listesi’nde yer alan on dokuzu da dahil olmak üzere Fransa’nın dört bir yanına yayılmış yüzden fazla yer ve anıtın yönetiminden, korunmasından ve halka açılmasından sorumludur. Bu lider misyon büyük titizlik gerektirir ve özellikle karmaşık bir idari yük içerir. Gerçekten de, kamu sözleşmelerinin özel çerçevesi içinde, böyle bir parkın idaresi, duvarların bakımından iletişim eylemlerinin uygulanmasına kadar her türden pek çok eylem üretir. İhale çağrılarının işlenmesini kolaylaştırmak ve güvence altına almak için CMN BT Departmanı, LuxTrust elektronik imza çözümünü uygulamayı seçti. Şimdiden ilk meyvelerini vermeye başlayan bir dijital dönüşüm deneyimi Gilles-Pierre BondouxCMN’nin Bilgi ve İletişim Sistemleri Misyonu (MSIC) bünyesindeki proje yöneticisi.
Elektronik imza sorunu CMN’de neden bu kadar önemli?
Gilles-Pierre Bondoux : bizimki gibi bir kamu kurumunda belge işleme bir bütün olarak önemli bir konudur. Takip ettiğimiz her dosya onaylanmadan önce alınır, analiz edilir, talimat verilir, değiştirilir: bu, kesin bir devreyi içerir ve zincir boyunca çok sayıda insan müdahalesini gerektirir. Söz konusu hacmi ölçmek için, CMN içinde her yıl yaklaşık 20.000 belgenin bir veya daha fazla imza aldığına dikkat edilmelidir.
Şimdiye kadar karmaşık olan dosyalarımızı imzalama süreci, LuxTrust çözümünün benimsenmesiyle basit, güvenli ve hızlı hale geldi. Kaydileştirilmiş iş akışlarının uygulanması, süreçlerimizi otomatikleştirmeyi ve basitleştirmeyi mümkün kılar ve dijital sertifikaların kullanımı, gereken imza düzeyini ve imzalayanların kimliğini garanti eder.
Dijital sertifikaların potansiyelinden nasıl haberdar oldunuz?
Gilles-Pierre Bondoux : Covid bir tetikleyiciydi. Sağlık krizi sırasında, faaliyetimizi sürdürmek için hızla bir çözüm bulmamız ve yöneticilerimizin dosyalarını genel merkezdekiyle aynı güvenlik düzeyiyle uzaktan işlemesine izin vermemiz gerekiyordu. İmza sürecini sürdürmek için kimlik doğrulama sertifikaları içeren USB anahtarları da dağıttık. Kriz bir yenilik hızlandırıcıydı, ancak bu USB anahtarlarının ideal çözüm olmadığının da farkındaydık. Yüz yüze görüşme başlar başlamaz, dekonttan imzaya kadar tüm evrak süreçlerimizi kaydileştirmeyi düşünmeye başladık. LuxTrust çözümünün potansiyelini bu bağlamda belirledik.
Çözüm operasyonel ihtiyaçlarınızı nasıl karşılıyor?
Gilles-Pierre Bondoux : LuxTrust’un SaaS modundaki COSI teklifi, esnekliği ve süreçlerimize entegrasyon kolaylığı ile bizi kazandı. Mobil uygulama üzerinden bağlanan imza sahipleri için tüm zinciri neredeyse görünmez bir şekilde güvence altına almayı mümkün kılar ve açısından bir ön koşul olan nitelikli bir sertifikaya dayalı ileri seviye, yani seviye 3 eIDAS’ta güvenli sertifikalar verir. kamu ihalelerinden Yönetim tarafında da fayda aynı derecede önemlidir: birkaç yüz sertifikayı tek bir noktadan yönetebilir ve belge iş akışlarını hassas bir şekilde izleyebiliriz. Kullanıcı deneyimi özellikle başarılı ve ekiplerle günlük ilişki çok tatmin edici: LuxTrust’un hem yayıncı hem de güvenilir üçüncü taraf olması büyük esneklik sunuyor. Bu dijital imza kitabını hayata geçirerek yanıt verme konusunda dev bir adım atmış olduk.
detaylandırırmısın
Gilles-Pierre Bondoux : Bu kaydileştirme projesine başlamadan önce, hala kağıt üzerinde çalıştığımızı anlamalısınız. Bu nedenle kültürel ve teknik olarak site, özellikle değişim yönetimi açısından çok önemlidir. Bu tür bir durumda, mevcut araçlarla entegrasyonun kalitesi – bu durumda Office 365 – projenin başarısının anahtarıdır. Ayrıca projeyi, kamu sözleşmelerinden başlayarak kapsamı kademeli olarak tüm belgelere genişletmeden önce çeşitli alanlara ayırdık: inşaat sözleşmeleri, sözleşmeler (filme alma, kiralama vb.), satın alma siparişleri, İK, vb. 5 ila 6.000 belge veya üretimimizin yaklaşık dörtte biri artık elektronik olarak işleniyor.
Benimsediğiniz yaklaşımın ana faydaları nelerdir?
Gilles-Pierre Bondoux : İlk fayda, idari yönetimle ilgilidir: kaydileştirilmiş iş akışı, kağıt imzaları ortadan kaldırmamıza, kesinlik kazanmamıza, imza sürelerini kısaltmamıza ve işlenen dosya hacmini artırmamıza olanak tanır. Aslında, tüm dosyaların durumunu gerçek zamanlı olarak biliyoruz, çeşitli aktörlerle uyarılar üretebiliyor ve bunların işlenmesini daha verimli bir şekilde hızlandırabiliyoruz.
İkinci fayda, sürecin güvenliği ile ilgilidir. Tüm işlemler, kamu alımları çerçevesine uygundur. Ayrıca, yeni bir kontrol katmanı oluşturmadan çözümü devreye alabildik. COSI, doğrudan Azure Active Directory’mize bağlanır ve bizden büyük bir talep olan mevcut SSO protokolünü kullanır. LuxTrust tepkisel davranıp bizi desteklemek için yol haritasını değiştirebildi. Bu, projenin sonraki aşamalarına sükunetle başlamamızı sağlar.