Dijital teknolojiler, insanların verilerini oluşturma, taşıma ve depolama yöntemlerini on yıllar boyunca dönüştürdüğünden, bir şirket tarafından üretilen çok sayıda fiziksel belgeyi ve dijital veriyi yönetmek, işletmeler için süregelen bir zorluk olmaya devam ediyor. Bulut tabanlı uygulamalar ve hizmetler gibi teknolojilerin yanı sıra müşteri verilerinin depolanması ve korunmasına ilişkin yasal gereklilikler, şirketlerin belge ve veri yönetimi için teknoloji çözümleri keşfetmesini gerektirdi.
Daha önceki günlerde bu, bir doküman yönetim sistemi (DMS), şirketlerin kağıt tabanlı ve çevrimiçi belgeleri dijital olarak depolamasına ve yönetmesine yardımcı oldu. Yaratılan web tabanlı teknolojilerin yükselişi içerik yönetim sistemleri (CMS’ler)dijital olarak oluşturulan içeriği yöneten, ancak aynı zamanda ses, video, resim ve HTML tabanlı dosyalar gibi biçimleri de içeren.
O zamanlar kurumsal içerik yönetimi (ECM) sistemleri ECM, şirketlerin iş bilgilerini yakalamak, depolamak, korumak, geri almak ve yönetmek için kullandıkları bir dizi süreç ve araç için her şeyi kapsayan bir çözüm olarak ortaya çıktı. İçerik yaşam döngüsü yönetimi, dijital varlık yönetimi, iş akışı yönetimi, bilgi yönetişimi ve işbirliğine dayalı özellikler gibi süreçler, olağanüstü durum kurtarma ve gelişmiş güvenlik özelliklerinin yanı sıra belgeleri yönetme karışımına katıldı.
Tüm bu kısaltmalar bir dereceye kadar kullanımda kalsa da, satıcılar daha fazla yetenek ekledikçe aralarındaki çizgiler yıllar içinde bulanıklaştı. İçerik stratejileri ve gelecekten sorumlu grup başkan yardımcısı Holly Muscolino, günümüzde içeriği yönetmenin belge türlerinden (fiziksel veya dijital veya format tipi) daha az, içeriğin içe veya dışa dönük bir şekilde kullanılıp kullanılmadığına daha çok bağlı olduğunu söyledi. IDC’de çalışmak. Doküman yönetimi ve içerik yönetimi sistemlerinin evrimi, modern içerik sistemlerinin herhangi bir belge türünü, iş akışını veya süreci işleyebileceği noktaya kadar örtüştü, dedi.
Monolitikten modüler sistemlere
Geleneksel ECM uygulamaları ile içerik paylaşımı ve işbirliği (CSC) uygulamalarının daha çevik ve ölçeklenebilir olarak bulutta birleşmesi ile bu bulanıklık ve harmanlama devam etti. bulut içerik hizmetleri. 2020 salgınının teşvik ettiği hibrit çalışma modelleri, içeriğe erişimi her yerden ölçeklendirme ihtiyacını doğurdu. Sonuç olarak, bulut içerik uygulamaları, kuruluşların çeşitli iş süreçlerinde karar verme sürecini yönlendirmesine ve görevleri otomatikleştirmesine yardımcı olmak için yapay zeka (AI), makine öğrenimi (ML), doğal dil işleme (NLP) ve analitiği ekledi.
Gerçekten de, Gartner’ın ECM’nin öldüğü açıklandı ve şimdi kategoriyi çağırıyor içerik hizmetleri platformları (CSP’ler). CSP yaklaşımı, bir şirketin tüm bilgilerini tek bir platformda depolamaya ve yönetmeye çalışmak yerine, nerede bulunursa bulunsun bilgilere erişmek, bunlarla çalışmak ve bunları yönetmek için entegre uygulamalar ve hizmetler kullanmayı vurgular.
Şirket, “CSP’ler, çalışanların içerikleri cihazlar ve kurumsal sınırlar arasında modern, sorunsuz bir şekilde alması ve içerikle çalışması için bir yol sağlıyor” diye yazdı. 2021 piyasa raporu. “Bu nedenle, herhangi bir kuruluşun dijital iş yeri stratejisinin temel bileşenidirler.”
IDC de tekli ECM platformlarından modüler bir yaklaşıma geçişe dikkat çekti. “ içerik hizmetleri terimi, ihtiyacınız olabilecek veya olmayabilecek hizmetleri sağlayan ve her kullanım durumunu hiçbir zaman karşılayamayacak yekpare bir uygulamaya sahip olmak yerine modüler olmaları anlamına gelir; böylece DevOps ekibiniz veya sistem entegratörünüz bir dizi kullanım durumunu karşılayan çözümler oluşturabilir. dedi Muscolino. “Bu daha kolay entegre edilebildiğinden, belirli teknolojilere kilitlenmiş olmanız gerekmez. Vizyon bu. Bazı satıcılar bunu diğerlerinden daha iyi uygulayabildi.”
Muscolino, Box, Alfresco ve Nuxeo (her ikisi de Hyland tarafından satın alındı) gibi daha yeni tedarikçilerin bu bölgede doğduğunu ve alandaki diğer geleneksel satıcıların şimdi tekliflerini yeniden tasarlamak istediğini söyledi. IDC, dünya çapındaki SaaS ve bulut özellikli içerik uygulamaları pazarına ilişkin 2019 satıcı değerlendirmesinde ayrıca pazardaki başlıca oyuncular olarak IBM, Microsoft, OpenText, Egnyte, Veeva, Citrix, Dropbox ve Oracle’ı belirledi.
İçerik yönetimini modernleştirme
Gartner raporu, CSP sistemlerine bakıldığında, alıcıların zeka ve bulut teknolojilerindeki ilerlemeler sayesinde “içerik hizmetlerine ilişkin kurumsal bir vizyonu gerçek anlamda uygulamalarını sağlayacak birçok seçeneğe sahip olduklarını” söylüyor. Kullanıcıların “temeldeki mikro hizmetlerden uygulamalar oluşturmasına” olanak tanıyan daha iyi tasarlanmış kullanıcı arabirimleriyle, geleneksel ECM uygulamalarından daha kolay tedarik edilir, dağıtılır ve uygulanır.
Ancak Gartner, genellikle bir şirketin hâlihazırda kullanmakta olduğu bazı mevcut içerik teknolojileri olduğundan, CSP’lerin nadiren bağımsız çözümler olarak uygulandığı konusunda uyardı. Gartner, “Bu, kuruluş tarafından bir miras olarak görülebilir, ancak her zaman mevcut platformların yükseltme seçeneklerini değerlendirmeye değer,” dedi, çünkü geçiş ve yeniden platform oluşturma maliyetleri önemli olabilir.
ERP veya CRM sistemleri gibi mevcut kurumsal uygulamalarla entegrasyon yeteneği de önemlidir. Gartner raporda, “Bir uygulamanın sorunsuz bir şekilde entegre edilebilme derecesi, benimseme üzerinde büyük bir etkiye sahip olacaktır” dedi.
IDC’den Muscolino, hâlihazırda bir tür içerik yönetim sistemine sahip olmayan çok az kuruluş olduğunu ekledi – küçük şirketler bile belgeleri ve dosyaları yönetmek için Box, Dropbox veya Google’ın ücretsiz sürümlerini kullanıyor.
Muscolino, “Gördüğümüz şey, çok fazla modernleşme” dedi. “Bu çözümlere yapılan yatırımın çoğu, içerik yönetimini modernize etmektir – bunlar ille de sıfırdan kurulumlar değildir.”
Sonraki aşama: birleşik içerik
Ignite geliştirici konferansı sırasında Microsoft, bir kuruluş içindeki içerik yaşam döngüsünü yönetmek için gereken çeşitli hizmetleri bir araya getiren birleşik bir içerik çözümü olan Microsoft Syntex’i duyurdu. IDC’ye göreSyntex, “” olarak adlandırdığı yeni bir içerik çözümleri kategorisine bir örnektir.Birleşik İçerik Modeli”
“Bulut, yapay zeka (AI) ve yeni hizmet tabanlı mimariler, yakalama, kurumsal içerik yönetimi (ECM), içerik paylaşımı ve işbirliği (CSC), dijital varlık yönetimi (DAM) ve web içeriği yönetimi gibi eski kategorileri oluşturdu. WCM) modası geçmiş, ”diye yazdı Muscolino Blog yazısı yeni modeli duyuruyor. “Bu eski etiketler, tümü ortak bir içerik hizmetleri kitaplığı tarafından desteklenen bir dizi kullanım durumunu ifade eder. Bu uygulama kategorileri, tesis içi, bağımsız yekpare uygulamalar çağında anlamlıydı, ancak dijital öncelikli iş dünyasının modern bulut ve hizmet mimarileri bağlamında hantal ve verimsiz.
IDC tarafından önerilen yeni birleştirilmiş model, sürüm kontrolü, meta veri üretimi ve yönetimi ve güvenli erişim gibi içerikle ilgili ortak bir dizi hizmetin yanı sıra görüntü ve video işleme, yönetişim, saklama ve web sitesi gibi özel hizmetleri destekler. düşük kodlu/kodsuz araçlarla kullanılabilen çeviri. Firmaya göre bu, şirketlerin “herhangi bir sayıda içerik merkezli iş kullanım durumu” için çözümler oluşturmasına olanak tanıyacak.
Analist firma, Microsoft Syntex’in bu yeni teknoloji kategorisinin ilk örneklerinden biri olduğunu ve diğer satıcıların da bu yaklaşımı takip etmesini beklediğini söyledi.
Telif hakkı © 2022 IDG Communications, Inc.