Geçenlerde, gerçekten sinirlenen ve biraz stres atmak zorunda kalan bir meslektaşım tarafından Gevşetildim. Görünüşe göre bir yazar onlarla yeni bir Google Dokümanlar makalesi paylaşmış (serbest bir makale göndermenin olağan bir yolu) ve meslektaşım makaleyi açtığında, bilinmeyen başka bir kişinin zaten okumakta olduğunu gördü – kesinlikle makale yazmayan biri personelimiz.

Ne olmuştu? Muhtemelen belgeyi belirli kişilerle paylaşmak için çok acelesi olan yazar, herkesin erişebilmesi için herkese açık hale getirmişti. Bu, makaleyi yalnızca düzgün bir şekilde düzenlenip yayınlanmadan önce herkesin kullanımına sunmakla kalmadı – hiçbir yayının istemediği bir şey – aynı zamanda onu her türlü yaramazlığa da açtı.

Haziran 2021’de başka bir editörün yanlışlıkla yaptığı gibi yaramazlık takipçilerine düzenlenebilir bir belgenin bağlantısını tweetledi. (Sınır‘nin sitesi geçici olarak kapalıydı ve bu arada Google Dokümanlar’da haber yayınlamak iyi bir fikir gibi görünüyordu.) Neşe başladı.

Yani açıkçası, izin kimse Bir Google Dokümanını görüntülemek, üzerinde yorum yapmak veya düzenlemek, özellikle de o dokümanın bağlantısı başka yerlere iletildiyse sorunlara yol açabilir. İlginç bir şekilde, bir Google Dokümanı ilk oluşturduğunuzda, yazılımın varsayılan ayarı bunun özel bir doküman olması ve yalnızca açıkça talep etmeniz halinde paylaşılmasıdır. (İstisnalar olabilir; bu bir işletme hesabıysa, yönetici varsayılanı şirketinizdeki diğer kişiler tarafından otomatik olarak paylaşılacak şekilde değiştirmiş olabilir.) Bu nedenle, genellikle, belgeyi bilinçli olarak tamamen herkese açık hale getirmeniz gerekir.

İşte Google Dokümanlar belgenizi nasıl paylaşabileceğinizi – dikkatli bir şekilde.

Bir masaüstü sisteminde

Öncelikle paylaşmak istediğiniz belgeye gidin ve sağ üst köşedeki büyük Paylaş düğmesine tıklayın.

Bir belgeyi paylaşmak için sağ üstteki büyük mavi Paylaş düğmesiyle başlayın.

“Kişiler ve gruplarla paylaş” başlıklı bir açılır pencere göreceksiniz.

“İnsanlar ve gruplarla paylaşın” başlıklı bir açılır pencere görürsünüz.

Bunun hemen altındaki alana kişi veya grupların adını yazmaya başlayın. Bu kişi kişi listenizdeyse, adı görünür; değilse, tam e-posta adresini yazabilirsiniz. Birden fazla isim yazabilirsiniz; ancak bu, eklediklerinizin tümüne belgeye aynı türde erişim verileceği anlamına gelir. (Bir saniye içinde erişim hakkında konuşacağız.)

Kişilerinizi yazmaya başlayın;  ayrıca sadece bir e-posta adresi yazabilirsiniz.

Kişilerinizi yazmaya başlayın; ayrıca sadece bir e-posta adresi yazabilirsiniz.

En az bir ad eklediğinizde, sağda “Düzenleyici” yazan bir kutu görürsünüz. Kişilerin / grubun belgenize sahip olabileceği erişim türünü seçmenize izin veren bir açılır menü için buna tıklayın. Bunlar şunları içerir:

  • Görüntüleyici: kişi belgeyi yalnızca görüntüleyebilir, ancak herhangi bir değişiklik yapamaz veya yorum ekleyemez
  • Yorum yapan: kişi belgeyi görüntüleyebilir ve ayrıca yorum ekleyebilir
  • Editör: kişi belgede değişiklik yapabilir ve yorum ekleyebilir

İzin vermek istediğiniz erişim miktarını seçin.

İzin vermek istediğiniz erişim miktarını seçin.

Kullanım durumunuz için yeterince pratik olan en kısıtlayıcı türü seçmek genellikle iyi bir fikirdir. Örneğin, birkaç belgeyle birlikte bir belge yazıyorsanız, onlara düzenleyici statüsü vermek isteyeceksiniz; ancak onayınız olmadan herhangi bir değişiklik yapmalarını istemiyorsanız, yorumcu durumu daha iyidir.

(Uzman ipucu: Paylaştığınız kişiler belgeyi değiştirmiş ancak neyi değiştirdiklerini size söylememişse, “Dosya” > “Sürüm geçmişi” > “Sürüm geçmişine bakın” seçeneğine gidin. belgenin ne zaman ve kim tarafından düzenlendiğini gösteren sağda kodlanmış özet; tarihe tıklayın ve değişiklikler, farklı kullanıcılarla ilişkili renkle birlikte belgede görünecektir.)

Tam düzenleme erişimine izin verirseniz, neyin ve kimin tarafından değiştirildiğini görmek için sürüm geçmişini kontrol edebilirsiniz.

Nelerin ve kimler tarafından değiştirildiğini görmek için sürüm geçmişini kontrol edebilirsiniz.

Ayrıca, açılır kutunun sağ üst köşesindeki ayarlar simgesini (dişli çark) seçerek düzenleyicilerin, yorum yapanların ve görüntüleyenlerin belgenize erişim miktarını ayarlayabilirsiniz. Ayarlar açılır penceresindeki kutuların işaretini kaldırarak, editörlerin izinlerinizi değiştirmesini veya belgeyi paylaşmasını engelleyebilir ve editörlerin ve yorum yapanların belgeyi indirmesini, yazdırmasını ve kopyalamasını engelleyebilirsiniz.

Düzenleyenlerin, görüntüleyenlerin ve yorum yapanların sahip olduğu erişim miktarını değiştirebilirsiniz.

Düzenleyenlerin, görüntüleyenlerin ve yorum yapanların sahip olduğu erişim miktarını değiştirebilirsiniz.

Paylaşmak istediğiniz kişileri eklemeyi bitirdikten sonra, onlara belge hakkında bilgi veren bir e-posta göndermek istiyorsanız “Kişileri bilgilendir” kutusunun işaretli olduğundan emin olun; Google’ın hazır e-postasına eklenecek kişisel bir mesaj yazmanıza olanak sağlayan aşağıdaki alan.

bağlantıyı al

Ama bekleyin, dahası var.

“Kişiler ve Gruplarla Paylaş” bölümünün altında, bağlantıyı belgenize kopyalamanıza olanak tanıyan bir “Bağlantı Al” bölümü vardır (örneğin, bağlantıyı izin verilen ortaklarınızdan birine kısa mesaj göndermek istiyorsanız). Varsayılan, “Kısıtlı” olarak adlandırılır; bu, belgeyi yalnızca sizin paylaştığınız kişilerin görebileceği anlamına gelir. Ancak bağlantıyı daha fazla kişi için daha erişilebilir hale getirmek için “Bağlantı Al” bölümünü de kullanabilirsiniz.

Listelenen kişilere erişimi kısıtlayabilir veya bağlantıya sahip olan herkesin erişimine izin verebilirsiniz.

Listelenen kişilere erişimi kısıtlayabilir veya bağlantıya sahip olan herkesin erişimine izin verebilirsiniz.

Bunu yapmak için, “Kısıtlı”yı tıklayın ve “Bağlantıya sahip olan herkes” olarak değiştirin. Bunun anlamı kimse Bağlantıya sahip olan – ister siz, ister bir arkadaşınız göndermiş olsun, ister Twitter’da paylaşılmış olsun – belgeye erişebilir. (Ancak burada bile, insanların İzleyici, Yorumcu veya Düzenleyici haklarına sahip olması için erişimi ayarlayabilirsiniz.)

Bir mobil cihazda

Bir belgeyi paylaşmak – biraz daha zor olsa da – bir mobil cihazda da mümkündür.

  • Paylaşmak istediğiniz belgede sağ üst köşedeki üç noktaya dokunun ve “Paylaş ve dışa aktar” > “Paylaş”ı seçin.
  • Belgeyi paylaşmak istediğiniz kişi veya grupları yazın; onlara da mesaj gönderebilirsiniz.

İlk olarak, Paylaş sayfasına gidin.

İlk olarak, Paylaş sayfasına gidin.

Paylaşmak istediğiniz kişinin adını girin.

Paylaşmak istediğiniz kişinin adını girin.

  • Ad(lar)ın hemen altında Düzenleyici, Yorumcu veya Görüntüleyici göreceksiniz; erişim kısıtlamasını değiştirmek için buna dokunun.

Erişimi değiştirmek için adın altındaki 'Düzenleyici'ye dokunun.

Erişimi değiştirmek için adın altındaki ‘Düzenleyici’ye dokunun.

Mobil uygulama, erişimi değiştirmenize de olanak tanır.

Mobil uygulama, erişimi değiştirmenize de olanak tanır.

  • “Bağlantıyı al” seçeneğini bulmak için Paylaş sayfasının sağ üst köşesindeki üç noktaya dokunun. “Kısıtlı”dan “Bağlantıya sahip olan herkes”e değiştirmek veya tekrar geri almak için “Erişimi olan” üzerine dokunun. Bu sayfa aynı zamanda erişim izni verdiğiniz herkesi ve sahip oldukları erişim türlerini de listeler.
  • “Bağlantı ayarları”nın sağındaki bağlantı simgesine dokunarak “Erişim sahibi” sayfasındaki bağlantıyı panonuza kopyalayabilirsiniz.

Mobil uygulama, erişimi olan kişileri değiştirmenize de olanak tanır.

Mobil uygulama, erişimi olan kişileri değiştirmenize de olanak tanır.

Bu bağlantının bir kopyası için “Bağlantı ayarları”nın karşısındaki simgeye tıklayın.



genel-2

Bir yanıt yazın