Dolandırıcılık, dünya çapında tüm kuruluşları etkileyen önemli bir sorundur. İşletme sahiplerine sık sık söylüyorum, mesele bu değil. Eğer olacak – bu ne zaman. Dolandırıcılık sıklıkla fark edilmediğinden veya bildirilmediğinden, dünya çapındaki işletmelerin uğradığı kayıpların tam kapsamını belirlemek zordur, ancak bu herkesin kabul etmek isteyeceğinden daha fazladır.
Dolandırıcılık hakkındaki en zor gerçek, hepsinin önlenemeyeceğidir. En güvenli kuruluşlarda bile, ister zaman çalmak kadar basit, isterse satıcı sözleşmelerinde komisyon ayarlamak kadar karmaşık olsun, bir tür çalışan dolandırıcılığının meydana gelmesi muhtemeldir. Ancak kuruluşlar kendilerini dolandırıcılıktan kesinlikle daha iyi koruyabilirler ve bu, etkili bir iç dolandırıcılık koruma programı oluşturmak ve sürdürmekle başlar.
İşletmeler bir iç dolandırıcılık programı oluşturmaya veya değerlendirmeye başladığında, akılda tutulması gereken dört ipucu burada.
1. Dolandırıcılık Farkındalık Eğitimini Uygulayın
Dolandırıcılığı önlemenin en iyi yollarından biri, dahili bir dolandırıcılık dedektörleri ağı oluşturmaktır. Dolandırıcılık farkındalığı eğitimi, çalışanları iki temel silahla donatır: dolandırıcılığın ne olduğu konusunda farkındalık ve bunu bildirme mekanizması. Sertifikalı Sahtekarlık Denetçileri Derneği’ne (ACFE) göre “Milletlere 2020 Raporu“Suistimal vakalarının %43’ü ipuçları aracılığıyla tespit ediliyor ve bu ipuçlarının yarısı çalışanlardan geliyor. Çalışanlarınızın yalnızca dolandırıcılığın kuruluşlarına verebileceği zararı değil, aynı zamanda şüphelenirlerse ne yapmaları gerektiğini de bildikleri bir ortam yaratmak, sıfıra yakın ek maliyeti olan sağlam bir dolandırıcılık önleme sistemi oluşturabilir ve çalışanlarınızın eylemlerine iş arkadaşlarından daha iyi kim dikkat eder?
Kapsamlı dolandırıcılık farkındalığı eğitimi, çalışanlarınızın yolunda gitmeyen şeyleri belirlemesine yardımcı olacak temel bilgileri içermelidir. Eğitim, çalışanlarınıza kuruluşunuzda dolandırıcılığa müsamaha gösterilmediğini öğretmeli ve onları harekete geçmeye teşvik etmelidir – bir şey görürlerse bir şey söylemelidirler. Ne zaman, nasıl ve kime rapor edileceğine ilişkin ayrıntılar ve ayrıca bir ipucu alındığında kuruluşun izleyeceği protokoller ile ilgili ayrıntılar.
2. Bir Yardım Hattı Oluşturun
Bir dolandırıcılık yardım hattı kurmak, ipuçlarını toplamanın ve planları tespit etmenin en iyi yoludur. Aslında, ACFE, yardım hattına sahip kuruluşların, olmayanlara göre sahtekarlıkları daha hızlı tespit ettiğini ve bu da onu bir kuruluşun sahtekarlığa karşı en iyi araçlarından biri haline getirdiğini bildirmektedir. Yardım hattınız, ipuçlarının anonim olarak gönderilmesine izin vermelidir, böylece çalışanlar bir karmaşaya sürüklenmeden veya işyeri ilişkilerini etkilemeden olayları bildirebilir.
3. Kurum İç Kontrolleri
ACFE’ye göre, iç kontrol eksikliği, dolandırıcılıkların yaklaşık üçte birine katkıda bulundu. Güçlü iç kontrollerin varlığı, daha düşük dolandırıcılık kayıpları ve daha hızlı tespit ile ilişkilidir. İç kontroller, gözden geçirme süreçlerini resmileştirir, uygun görevler ayrılığı yaratır ve dolandırıcılık fırsatlarını ortadan kaldırır veya azaltır. İki ana dahili kontrol türü vardır: aktif ve pasif.
Aktif kontroller en yaygın türüdür. Dolandırıcılığın oluşmasını aktif olarak önleyen politikalar ve prosedürler oluştururlar. Aktif kontroller, görevlerin ayrılmasını, ön onayları, belge tasdikini, erişim ve parola kontrollerini ve fiziksel varlık kontrollerini içerir.
Pasif kontroller dolandırıcılık faaliyetlerinin keşfedilmesi için fırsat yaratarak dolandırıcılığı caydırmak. Pasif kontrollere örnek olarak denetim izi incelemeleri, hesap mutabakatları, oran analizleri ve fiziksel envanterler verilebilir. Görevleri gerçekçi bir şekilde ayıramayan daha küçük kuruluşlar için, pasif kontroller genellikle sahtekarlığı tespit etmede ve caydırmada son derece faydalıdır.
4. Kırmızı Bayraklara Dikkat
Hayatın her zaman inişleri ve çıkışları vardır. Ne yazık ki, bu çıkışlardan bazıları en güvenilir insanları bile çalmaya teşvik edebilir. Çalışanlarınız arasında kırmızı bayraklara dikkat etmek, kuruluşunuzu sahtekarlığa karşı korumanın önemli bir yoludur.
İşletmelerin ve çalışanların dikkat etmesi gereken altı yaygın davranışsal tehlike işareti vardır: imkanlarının ötesinde yaşamak (en önemli kırmızı bayrak), mali sıkıntı veya zorluklar, ailevi sağlık sorunları, bir satıcı veya müşteriyle alışılmadık derecede yakın ilişki, görevleri paylaşma isteksizliği ve son boşanma veya aile sorunları.
Bu kırmızı bayrakların varlığı, otomatik olarak bir dolandırıcılığın işlendiği anlamına gelmese de, faillerin sergilediği davranışları tanımak, kuruluşların dolandırıcılığı tespit etmesine ve kayıpları azaltmasına yardımcı olabilir.
Çalışanlarınızın zihinsel, finansal ve aile danışmanlığı için yeterli kaynaklara sahip olmasını sağlamak, çalışanlarınızın dolandırıcılığın tek çıkış yolu gibi göründüğü noktaya gelmelerini engellemeye yardımcı olabilir. Kuruluşlar, çalışanlar için güvenli ve ödüllendirici bir ortam sağladıklarından emin olmak için kültür ve işyeri anketlerini de kullanabilir.
Daha Güvenli Bir Gelecek İçin Dolandırıcılığı Önleme
Dolandırıcılık finansal kayıplara, yasal maliyetlere ve itibarın zedelenmesine neden olabilir. Uygun planlar ve eğitim programları olmadan, kuruluşlar hileli faaliyetler için daha fazla risk altındadır. Sağlam bir dahili dolandırıcılık koruma programı oluşturmak ve etkinliğini düzenli olarak değerlendirmek, dolandırıcılığı tamamen durdurmaz – ancak kesinlikle yavaşlatacaktır.
Sorumluluk Reddi: Bu yazıda sunulan bilgiler hukuki tavsiye veya danışman olarak değerlendirilmemeli ve yazar ile okuyucu arasında bir avukat-müvekkil ilişkisi oluşturmamaktadır. Bunun okuyucusunun yasal veya muhasebe soruları varsa, avukatlarına veya muhasebecilerine danışmaları önerilir.