Her Sabah amoCRM Kontrol Etmeyi Nasıl Bıraktım ve Yerine Bir Telegram Botu Geliştirdim

Küçük işletme sahibi olarak her gün amoCRM kullanıyorum. Büyük bir satış departmanımız veya karmaşık bir hiyerarşimiz yok, ancak yine de pipeline’lara, fırsatlara ve görevlere bağlıyız. Çok hızlı bir şekilde, zamanımın önemli bir kısmının karar vermek yerine, CRM içinde tekrarlanan manuel kontrollerle geçtiğini fark ettim.

Her sabah neredeyse aynı şekilde geçiyordu. Pipeline’ları aç. Atanmamış lead’leri kontrol et. Aktif fırsatların görevleri olup olmadığını gör. Uzun süredir hiçbir şeyin olmadığı gecikmiş görevleri araştır. Hiçbiri zor değil, ancak bunlar rutin. Bunu atladığınızda veya ertelediğinizde, sorun çoğunlukla daha sonra, lead’in soğuduğunda veya fırsatın kaybedildiğinde yüzeye çıkıyor.

Bir noktada, bu kontrollerin otomatikleştirilmesinin, her gün manuel olarak tekrarlamaktan daha kolay olduğu açık hale geldi.

İşte bu, LeadsAlarm‘ın başlangıcıydı.

Projenin şu anda çalıştığını belirtmeliyim: https://leadsalarm.ru/

Kullanımı kasıtlı olarak basit. Sadece https://t.me/LeadsAlarmBot üzerinden Telegram botuna mesaj atmanız, resmi amoCRM OAuth akışını tamamlamanız ve pipeline’ları seçmeniz yeterli. Servis arka planda çalışıyor ve fırsatlarınızda bir şeyler dikkatinizi gerektiriyorsa bildirim gönderiyor.

Neden Bildirimler, Raporlar Yerine?

CRM raporları ve analizleri faydalıdır, fakat farklı bir sorunu çözerler. Hafta veya ay sonu değerlendirmeleri için harika bir seçenek.

Günlük işlemlerde, daha önemli olan kapsamlı bir bakış açısı değil, zamanında bir sinyaldir. CRM arayüzünü sürekli açıp fırsatları filtrelemek ve zaman damgalarını manuel olarak kontrol etmek istemedim. Sistem bana bir şeylerin yanlış gittiğini söylemeli.

Bu nedenle, bildirimler en uygun format olarak ortaya çıktı.

Neden Telegram?

Cevap basit. Telegram her zaman açık.

Ayrı bir gösterge paneli, ziyaret etmek için hatırlamanız gereken başka bir yer demek. Bir mesaj, dikkat gerektiren bir durumda doğrudan iletildiği için, izlemeyi ayrı bir göreve dönüştürmüyor.

Bot spam yapmıyor. Sadece mantıklı olduğunda kısa, bağlamsal mesajlar gönderiyor. Her şey yolundaysa, sessiz kalıyor.

Sinyaller Nasıl Görünüyor?

Gerçek bir sorun ortaya çıktığında, bot net ve odaklı bir sinyal gönderiyor. Uzun tablolar veya aşırı detaylar yok.

Örneğin, bir fırsatın gecikmiş bir görevi varsa, mesaj pipeline adını ve fırsat kimliğini içeriyor. Bu, hemen tepki vermeniz gerekip gerekmediğini anlamak için yeterli.

Atanmamış lead’ler için mantık biraz farklı. Bot her yeni lead’de bildirim yapmaz. Konfigüre edilmiş bir zaman dilimini bekler ve yalnızca sorun devam ederse toplu bir uyarı gönderir. Bu, gürültüyü önemli ölçüde azaltır.

Tasarım ile Veri Güvenliği

Başlangıçtan itibaren, servisin fırsat içerikleriyle çalışmaması gerektiğine karar verdim.

LeadsAlarm yalnızca metadata kullanıyor: fırsat ve görev durumları, pipeline aşamaları, zaman damgaları ve sorumlu kullanıcılar. İletişim bilgileri, notlar, yorumlar ve mesaj metinleri ne alınmakta ne de saklanmaktadır.

Bu, bilinçli bir tasarım seçeneğiydi. Hassas verileri saklamaktan çıkararak veri sızıntısı risklerini en aza indiriyor. Ayrıca, mimarinin daha basit ve öngörülebilir kalmasını sağlıyor. Üstelik, tam fırsat içeriği, düşük maliyetli bir abonelik modeli içinde istikrarlı ve ekonomik bir şekilde analiz yapmak için fazla veri üretir.

Neden Çalışma Saatleri veya Takvimler Yok?

Başlangıçta program üzerine kontrol yapmayı düşündüm: iş saatleri, hafta sonları, tatiller, izinler.

Çok geçmeden, bu yaklaşımın karmaşıklığı artırdığı ve hâlâ yanlış pozitifler ürettiği belli oldu. Her ekip farklı çalışıyor ve herkes için uygun tek bir takvim yok.

Bunun yerine, daha basit bir aktivite bazlı modele geçtim. Sistem, hafta içi günlerini veya saatleri umursamıyor. Sadece belirli bir zaman diliminde bir fırsatla ilgili herhangi bir olayın olup olmadığını inceliyor.

Herhangi bir etkinlik varsa, çalışma zamanı olarak değerlendiriliyor.

Bu yaklaşımın sınırlamaları var. Bir yöneticinin gün boyunca sıfır aktivitesi varsa, bir sinyal tetiklenmeyebilir. Pratikte, böyle durumlar nadirdir ve eğer hiç faaliyet yoksa, sorun genellikle otomatik bildirimler olmadan da belirgindir.

Teknoloji Yığını ve Mimari Seçenekler

Bu projeyi, PHP ile daha bilinçli bir şekilde çalışmak için bir fırsat olarak da kullandım. Daha önceki PHP deneyimim büyük ölçüde WordPress projeleriyle sınırlıydı. Burada, popüler ve modern bir çerçevenin içinden geçerek fikirden üretime kadar tam bir döngü yaşamak istedim.

Laravel 12‘yi seçtim, o zamanlar en güncel sürümdü. Bu tür bir hizmet için iyi bir uyum sağladı. Açık yapı, yerleşik kuyruklar, sağlam veritabanı araçları. Küçük bir SaaS için gereken her şey zaten mevcut.

Gelişim, genellikle kullandığım Node.js yığınına göre biraz daha yavaş hissettirdi, ancak bu bekleniyordu ve gerçek bir sorun değildi. Öngörülebilirlik ve bakım kolaylığı daha önemliydi. Zamanla, bu seçimden fayda sağlayacağımı umuyorum.

Ön yüz tarafında, karmaşıklıktan kaçınmayı bilerek istedim. Servisin sadece birkaç kamu sayfası var, bu sayfalar aracın ne yaptığını ve nasıl çalıştığını açıklamak amacıyla tasarlandı. Bunları ayrı bir ön yüz yığını oluşturmadan, basit statik HTML sayfaları olarak geliştirdim. Böylece, yalnızca temel mantık ve bildirimlerle tamamen odaklanabileceğim alan yaratıldı.

Beklemediğim Bir Üretim Sorunu

Sistemin çalışmaya başlamasından sonra ilginç bir sorun ortaya çıktı.

Bir noktada, arka plan işçilerinin zaman zaman görevleri işlemeyi durdurduğunu fark ettim, oysa görevler kendileri başarılı bir şekilde tamamlanmış olarak işaretleniyordu. Dışarıdan her şey iyi görünüyordu, ancak gerçekte bazı kontroller gizlice atlanıyordu.

Neler olduğunu anlamak, günlükleri gözden geçirmek ve işçilerin nasıl denetlendiğini ve yeniden başlatıldığını ayarlamak için biraz zaman aldı. Bu, Laravel’e özgü bir sorun değildi. Benzer problemler Node.js sistemlerinde de yaşanabiliyor. Üretimde arka plan işlemenin düzgün izlenmesi ve savunma mimarisi gerektiğini hatırlatan iyi bir ders oldu.

AI ve Gelecek Yönelim

Şu an LeadsAlarm, daha önce manuel olarak izlediğim temel durumları kontrol ediyor. Servisin hem ücretsiz hem de ücretli katmanları var; bunları kademeli olarak genişletmeye devam ediyorum.

Paralel olarak, gürültüyü azaltmak ve önce dikkat edilmesi gereken fırsatları vurgulamak için AI tabanlı bir analiz ile denemeler yapıyorum. Bu, gözetim veya çalışan kontrolü ile ilgili değil. Amaç, bir yargıç değil, bir önceliklendirme asistanı inşa etmek.

AI’nin yüzde yüz doğru olmasını beklemiyorum. Rolü, dikkat odaklanmayı yardımcı olmaktır, karar vermek değil.

Ayrıca servisi, amoCRM ile çok benzer bir API’ye sahip olan Kommo CRM‘ye taşıma planım var. Bu, geçişin genel olarak mimari açıdan daha basit olmasını sağlayacaktır.

Sonuç

Bu proje, günlük CRM kullanımındaki rutini ortadan kaldırmak ve gerçekten önemli olan şeylere odaklanmak için bir yol olarak başladı. Eğer amoCRM kullanıyorsanız ve aynı şeyleri sürekli kontrol etme durumunda kalıyorsanız, bu bildirim bazlı yaklaşım sizin için de faydalı olabilir.

Proje: https://leadsalarm.ru/
Telegram bot: https://t.me/LeadsAlarmBot