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En p\u00e9riode de confinement d\u00fb au coronavirus, de nombreuses entreprises ont recours \u00e0 la communication par vid\u00e9oconf\u00e9rence, un outil tr\u00e8s utile pour les entreprises. Mais celles-ci deviennent vite improductives si les r\u00e8gles de base des r\u00e9unions num\u00e9riques ne sont pas respect\u00e9es.<\/p>\n
En raison de la crise du Corona, de nombreuses entreprises misent de plus en plus ou principalement sur le travail \u00e0 domicile. Cependant, un contact constant avec les employ\u00e9s et les coll\u00e8gues reste essentiel ; les processus et les cycles de travail doivent \u00eatre coordonn\u00e9s r\u00e9guli\u00e8rement.\n<\/p>\n
En cons\u00e9quence, les entreprises ont plus que jamais recours aux conf\u00e9rences t\u00e9l\u00e9phoniques et vid\u00e9o, comme le confirment les donn\u00e9es du plus grand \u00e9change Internet au monde (DE-CIX) \u00e0 Francfort-sur-le-Main. Le volume de donn\u00e9es trait\u00e9es a augment\u00e9 de 100 % depuis le confinement. Mais les appels vers les lignes fixes classiques sont d\u00e9sormais \u00e9galement plus fr\u00e9quents, les op\u00e9rateurs de t\u00e9l\u00e9communications signalant une augmentation de 45 pour cent.
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Cependant, l\u2019efficience et l\u2019efficacit\u00e9 de ces conf\u00e9rences laissent souvent \u00e0 d\u00e9sirer car les visioconf\u00e9rences reposent sur des r\u00e8gles diff\u00e9rentes de celles des conf\u00e9rences classiques. “Beaucoup de conf\u00e9rences de ce type n’atteignent pas l’objectif souhait\u00e9 de la conversation car elles sont mal mod\u00e9r\u00e9es et les participants sont techniquement d\u00e9bord\u00e9s. Ils \u00e9crivent des e-mails en marge ou arrivent trop tard”, explique Josephine Hofmann de l’Institut Fraunhofer dans une interview au Handelsblatt.\n<\/p>\n
Cependant, ce probl\u00e8me peut \u00eatre facilement r\u00e9solu en suivant les r\u00e8gles des conf\u00e9rences num\u00e9riques.
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Premi\u00e8rement, une personne devrait \u00eatre d\u00e9sign\u00e9e pour diriger la conf\u00e9rence afin de garantir que la r\u00e9union num\u00e9rique se d\u00e9roule de mani\u00e8re structur\u00e9e. Cela peut s’av\u00e9rer utile si cette personne agit uniquement en tant que mod\u00e9rateur et n’apporte aucune contribution substantielle autre que l’ordre du jour.\n<\/p>\n
La vid\u00e9oconf\u00e9rence encourage souvent les participants individuels \u00e0 effectuer plusieurs t\u00e2ches \u00e0 la fois, ce qui affecte consid\u00e9rablement la qualit\u00e9 de la r\u00e9union. Pour \u00e9viter cela, il convient de d\u00e9terminer \u00e0 l’avance un horaire pr\u00e9cis, afin que les collaborateurs puissent plus facilement concentrer toute leur attention sur la vid\u00e9oconf\u00e9rence. De plus, aucune r\u00e9union ne doit durer plus de 90 minutes, sinon les participants se perdront dans d\u2019autres t\u00e2ches.
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Si un d\u00e9lai pr\u00e9cis est fix\u00e9, chaque participant peut se pr\u00e9parer de mani\u00e8re optimale \u00e0 la discussion. Pour ce faire, l’ordre du jour \u00e0 discuter doit \u00eatre remis aux participants \u00e0 un stade pr\u00e9coce. Ce n’est qu’alors que les questions pourront \u00eatre clarifi\u00e9es \u00e0 l’avance. Cela permet \u00e9galement \u00e0 chaque employ\u00e9 d’avoir les documents n\u00e9cessaires \u00e0 port\u00e9e de main \u00e0 son bureau sans avoir \u00e0 chercher longtemps.
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De plus, la conf\u00e9rence ne remplit son objectif que si tous les participants sont tenus responsables ; chaque employ\u00e9 a une raison pour laquelle il devrait participer \u00e0 cette conversation. Tout le monde doit contribuer activement ; un moyen utile serait de confier \u00e0 chaque individu une t\u00e2che qui peut \u00eatre accomplie en peu de temps. Cela permet \u00e0 chacun de garder une concentration \u00e9lev\u00e9e.
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Sauf n\u00e9cessit\u00e9 absolue, aucun sujet ne doit \u00eatre trait\u00e9 pendant plus de cinq minutes. L’\u00e9quipe travaille plus efficacement lorsqu’elle doit r\u00e9soudre un probl\u00e8me sp\u00e9cifique ou convenir d’un processus dans les plus brefs d\u00e9lais.
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Enfin, l’animateur de la conf\u00e9rence doit pr\u00e9senter les r\u00e9sultats de mani\u00e8re consolid\u00e9e et encourager le suivi.
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Une fois la trame du contenu cr\u00e9\u00e9e, il appartient \u00e0 chaque participant d\u2019assurer la meilleure qualit\u00e9 possible de la r\u00e9union. Cela signifie que la technologie doit fonctionner sans probl\u00e8me pour tout le monde.
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Une connexion Internet stable est particuli\u00e8rement importante et le logiciel doit \u00e9galement \u00eatre tenu \u00e0 jour. De plus, la zone visible de la pi\u00e8ce doit para\u00eetre neutre et bien rang\u00e9e, il en va de m\u00eame pour votre propre tenue. Il est recommand\u00e9 \u00e0 chaque participant de s’habiller comme si la conf\u00e9rence avait lieu r\u00e9guli\u00e8rement au bureau.
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Une source de lumi\u00e8re frontale au niveau de la cam\u00e9ra assure un \u00e9clairage optimal, de sorte que le visage soit exempt d’ombres et enregistr\u00e9 de la meilleure fa\u00e7on possible. Les porteurs de lunettes doivent toutefois s\u2019assurer qu\u2019aucun reflet ne se produise.
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Pour garantir une intelligibilit\u00e9 optimale, les sources de bruit doivent \u00eatre minimis\u00e9es. En cons\u00e9quence, les fen\u00eatres doivent \u00eatre ferm\u00e9es et les autres appareils \u00e9lectroniques doivent \u00eatre \u00e9teints ou mis en sourdine. Un casque ou un microphone externe facilite la communication et am\u00e9liore la qualit\u00e9 sonore globale.
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Important! En fonction de la connexion Internet, ce qui est dit peut parvenir \u00e0 l’autre personne avec un d\u00e9lai l\u00e9g\u00e8rement plus long et vice versa, vous devez donc attendre plus longtemps pour obtenir des r\u00e9ponses. Lorsqu’une personne parle, il est tr\u00e8s perturbant dans les vid\u00e9oconf\u00e9rences lorsque d’autres participants l’interrompent, les voix deviennent fortes et ce qui est dit n’est plus compr\u00e9hensible.
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Si cette \u00e9tiquette est respect\u00e9e, rien ne s\u2019oppose \u00e0 une vid\u00e9oconf\u00e9rence productive.\n<\/p>\n
Henry Ely \/ \u00e9quipe \u00e9ditoriale finanzen.net\n<\/p>\n<\/div>\n