En période de confinement dû au coronavirus, de nombreuses entreprises ont recours à la communication par vidéoconférence, un outil très utile pour les entreprises. Mais celles-ci deviennent vite improductives si les règles de base des réunions numériques ne sont pas respectées.
Quand les visioconférences font partie du quotidien
En raison de la crise du Corona, de nombreuses entreprises misent de plus en plus ou principalement sur le travail à domicile. Cependant, un contact constant avec les employés et les collègues reste essentiel ; les processus et les cycles de travail doivent être coordonnés régulièrement.
En conséquence, les entreprises ont plus que jamais recours aux conférences téléphoniques et vidéo, comme le confirment les données du plus grand échange Internet au monde (DE-CIX) à Francfort-sur-le-Main. Le volume de données traitées a augmenté de 100 % depuis le confinement. Mais les appels vers les lignes fixes classiques sont désormais également plus fréquents, les opérateurs de télécommunications signalant une augmentation de 45 pour cent.
Cependant, l’efficience et l’efficacité de ces conférences laissent souvent à désirer car les visioconférences reposent sur des règles différentes de celles des conférences classiques. « Beaucoup de conférences de ce type n’atteignent pas l’objectif souhaité de la conversation car elles sont mal modérées et les participants sont techniquement débordés. Ils écrivent des e-mails en marge ou arrivent trop tard », explique Josephine Hofmann de l’Institut Fraunhofer dans une interview au Handelsblatt.
Cependant, ce problème peut être facilement résolu en suivant les règles des conférences numériques.
La structure de la réunion numérique
Premièrement, une personne devrait être désignée pour diriger la conférence afin de garantir que la réunion numérique se déroule de manière structurée. Cela peut s’avérer utile si cette personne agit uniquement en tant que modérateur et n’apporte aucune contribution substantielle autre que l’ordre du jour.
La vidéoconférence encourage souvent les participants individuels à effectuer plusieurs tâches à la fois, ce qui affecte considérablement la qualité de la réunion. Pour éviter cela, il convient de déterminer à l’avance un horaire précis, afin que les collaborateurs puissent plus facilement concentrer toute leur attention sur la vidéoconférence. De plus, aucune réunion ne doit durer plus de 90 minutes, sinon les participants se perdront dans d’autres tâches.
Si un délai précis est fixé, chaque participant peut se préparer de manière optimale à la discussion. Pour ce faire, l’ordre du jour à discuter doit être remis aux participants à un stade précoce. Ce n’est qu’alors que les questions pourront être clarifiées à l’avance. Cela permet également à chaque employé d’avoir les documents nécessaires à portée de main à son bureau sans avoir à chercher longtemps.
De plus, la conférence ne remplit son objectif que si tous les participants sont tenus responsables ; chaque employé a une raison pour laquelle il devrait participer à cette conversation. Tout le monde doit contribuer activement ; un moyen utile serait de confier à chaque individu une tâche qui peut être accomplie en peu de temps. Cela permet à chacun de garder une concentration élevée.
Sauf nécessité absolue, aucun sujet ne doit être traité pendant plus de cinq minutes. L’équipe travaille plus efficacement lorsqu’elle doit résoudre un problème spécifique ou convenir d’un processus dans les plus brefs délais.
Enfin, l’animateur de la conférence doit présenter les résultats de manière consolidée et encourager le suivi.
Les pré-requis techniques
Une fois la trame du contenu créée, il appartient à chaque participant d’assurer la meilleure qualité possible de la réunion. Cela signifie que la technologie doit fonctionner sans problème pour tout le monde.
Une connexion Internet stable est particulièrement importante et le logiciel doit également être tenu à jour. De plus, la zone visible de la pièce doit paraître neutre et bien rangée, il en va de même pour votre propre tenue. Il est recommandé à chaque participant de s’habiller comme si la conférence avait lieu régulièrement au bureau.
Une source de lumière frontale au niveau de la caméra assure un éclairage optimal, de sorte que le visage soit exempt d’ombres et enregistré de la meilleure façon possible. Les porteurs de lunettes doivent toutefois s’assurer qu’aucun reflet ne se produise.
Pour garantir une intelligibilité optimale, les sources de bruit doivent être minimisées. En conséquence, les fenêtres doivent être fermées et les autres appareils électroniques doivent être éteints ou mis en sourdine. Un casque ou un microphone externe facilite la communication et améliore la qualité sonore globale.
Important! En fonction de la connexion Internet, ce qui est dit peut parvenir à l’autre personne avec un délai légèrement plus long et vice versa, vous devez donc attendre plus longtemps pour obtenir des réponses. Lorsqu’une personne parle, il est très perturbant dans les vidéoconférences lorsque d’autres participants l’interrompent, les voix deviennent fortes et ce qui est dit n’est plus compréhensible.
Si cette étiquette est respectée, rien ne s’oppose à une vidéoconférence productive.
Henry Ely / équipe éditoriale finanzen.net