L’un des problèmes avec les résolutions du Nouvel An est que les patrons en ont aussi. Combien de travailleurs, encore en train de s’adapter à un petit-déjeuner sans tarte, se connectent avec méfiance à leur ordinateur portable en début d’année ? Pourtant, une annonce cette semaine de Shopify, la plateforme de commerce électronique canadienne, a semblé susciter une réponse enthousiaste : à savoir, une purge de réunion.
Kaz Nejatian, son directeur général, a tweeté la nouvelle règle, « Les réunions sont un bug. Aujourd’hui, nous avons envoyé un correctif à ce bogue à @Shopify. Pour commencer 2023, nous annulons toutes les réunions Shopify avec plus de deux personnes. Redonnons aux gens leur temps de créateur. Les entreprises sont pour les constructeurs. Pas les gestionnaires. Il a également interdit les réunions le mercredi et a décidé que celles de 50 personnes ou plus ne pouvaient avoir lieu qu’entre 11h et 17h le jeudi. Dans une note au personnel, Nejatian a expliqué : “Shopify prévoit de supprimer près de 10 000 événements, ce qui équivaut à environ 76 500+ heures de réunions.”
Les gens aiment les hacks de productivité et jamais plus que ceux appliqués aux réunions. Il y a quelques années, Jeff Bezos a fait des vagues avec sa règle des deux pizzas, qui signifiait que les réunions ne devaient être suivies que par le nombre de personnes pouvant manger deux pizzas. Le fondateur d’Amazon a également interdit PowerPoint et a insisté pour que toutes les réunions commencent en silence afin que les participants puissent lire une note préparatoire fournissant l’ordre du jour, car il en avait assez que des cadres mal préparés bluffent.
Les abattages de réunion sont également populaires. Personne ne quitte l’école dans l’espoir de faire une carrière époustouflante du rassemblement de 10 heures du matin au rassemblement de 11 heures, après tout. Mais pour de nombreux cols blancs, trop de journées sont perdues pour des événements aussi inutiles, déviant de l’agenda (s’il y en a même un) avec pour résultat qu’ils passent des nuits ou des week-ends à rattraper leur travail réel. Un consultant en affaires a entrepris une inventaire dans une entreprise mondiale de produits de consommation et a constaté que les directeurs et supérieurs de l’entreprise (une population d’environ 500 personnes) « ont passé collectivement plus de 57 000 heures par an dans des réunions récurrentes. C’est l’équivalent de six ans et demi.
C’était avant la pandémie. Le travail à distance a déclenché un nouveau ballonnement. L’année dernière, Microsoft a déclaré que pour l’utilisateur moyen de Teams, le nombre de réunions par semaine avait augmenté de 153 % dans le monde depuis l’imposition des fermetures. “La tension est claire”, a déclaré la société de technologie. “Au cours d’une semaine moyenne, 42 % des participants effectuent plusieurs tâches pendant les réunions en envoyant activement un e-mail ou un ping – et cela n’inclut pas les pratiques telles que la lecture des e-mails et des pings entrants, le travail dans des fichiers hors réunion ou l’activité Web.”
L’année dernière, j’ai parlé à des employés d’entreprises participant à l’essai d’une semaine de quatre jours, qui offrait au personnel 100 % du salaire pour 80 % de la semaine de travail sans réduction de la production. Pour beaucoup, le gain d’efficacité évident était les réunions. Un directeur artistique d’une société de jeux à Londres a réduit de moitié le temps qu’il passait en réunion et en écoutait plus tard les enregistrements tout en effectuant d’autres tâches telles que l’administration. Un autre m’a dit : « Très souvent, j’invitais des gens parce que j’avais l’impression qu’ils seraient fâchés s’ils n’étaient pas à la réunion. C’était une épiphanie. Il « invitait cette personne pour la mauvaise raison ». La perturbation de leurs pratiques de travail enracinées les a aidés à réévaluer leurs routines et à devenir plus productifs.
Mais d’autres ont exprimé des inquiétudes quant aux effets d’une trop grande impitoyabilité des réunions, telles que la perte de sociabilité et l’exposition à de nouvelles idées. L’un d’entre eux craignait que cela réduise les possibilités pour les jeunes travailleurs d’apprendre de leurs pairs plus âgés, ou même d’offrir de nouvelles perspectives.
Alors, oui, couper les réunions. Appliquer la rigueur. Créer des occasions de se concentrer sur le travail. Mais ne soyez pas surpris par les conséquences imprévues.