Si aucune forme écrite n’est requise, les candidatures peuvent également être faites par téléphone ou par chat
Ainsi, si un document est demandé par écrit, il peut être créé et soumis par voie électronique depuis 2013, à quelques exceptions près. Selon le portail d’information Heise, les exceptions incluent les contrats de mariage, qui ne peuvent être rédigés que sur papier et avec notarisation.
Traditionnellement, une déclaration sous forme écrite nécessite toujours une signature manuscrite. Les copies, les numérisations ou les télécopies sont désormais acceptées comme documents juridiquement valables dans de nombreux domaines en plus des documents originaux. Selon Heise, les demandes auprès des autorités peuvent même être faites par téléphone ou par chat, à condition que cela soit disponible.
Il existe différentes manières de remplir la forme écrite par voie électronique
Selon la loi sur l’administration en ligne, la version électronique du formulaire écrit doit répondre à l’un des critères suivants lors de la communication avec les autorités :
Le document doit avoir une signature électronique qualifiée. Une signature électronique qualifiée ne correspond pas à une signature écrite sur une tablette par exemple, ou à un scan d’une signature manuscrite sur papier, mais doit être créée spécifiquement à l’aide d’un programme informatique. Étant donné que cela peut prendre beaucoup de temps, l’article 2, paragraphe 2, de la loi sur l’e-Government stipule que chaque autorité doit avoir accès à De-Mail. De-Mail est un service payant qui signe électroniquement un document pour l’expéditeur. Un De-Mail avec confirmation d’envoi est considéré comme la version électronique juridiquement contraignante de la forme écrite.
Le document doit être soumis via une application web de l’autorité compétente, ce qui nécessite une identification électronique sécurisée via la fonction eID de la nouvelle carte d’identité numérique.
Il s’agit d’un formulaire qui doit être écrit et qui peut être rempli et soumis en ligne. Selon l’article 13 de la loi sur l’e-gouvernement, il n’y a pas de champ de signature ici, mais la forme écrite est toujours requise.
Les autorités publiques ne peuvent pas communiquer par voie électronique sans l’autorisation du destinataire
Ce qui suit s’applique à la réception de documents des autorités : Les lettres officielles sont également efficaces de manière informelle et peuvent même être annoncées oralement. Par exemple, les fonctionnaires peuvent rejeter oralement certaines demandes. Heise explique que les candidats peuvent toujours demander une explication écrite du refus.
Selon le portail d’information, la livraison électronique n’est autorisée que si le destinataire y a expressément consenti au préalable. Sinon, les autorités dépendent de la poste pour la communication écrite.
À propos : depuis 2013, conformément au paragraphe 2, paragraphe 1, de la loi sur l’administration en ligne, toutes les autorités sont tenues d’autoriser la transmission électronique des documents. De plus, il doit toujours y avoir la possibilité d’une preuve d’identité électronique. Le paragraphe 3, paragraphe 1, de la loi sur l’administration en ligne stipule également que toutes les autorités fédérales doivent fournir des informations accessibles au public sur leur accessibilité téléphonique, postale et électronique. Ainsi, les données d’accessibilité sont désormais majoritairement notées sur les sites internet des autorités. Les communes ne sont tenues de fournir des informations sur leur accessibilité électronique que si la législation de l’État fédéral le prévoit également.
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