Planifiez la routine quotidienne à l’avance
Il y a souvent plus de tâches qu’il n’est possible de traiter en une seule journée de travail. Une façon de contrer la submersion potentielle est de suivre le concept de David Allen, auteur du guide Getting Things Done. Cela stipule que toutes les tâches doivent être enregistrées puis triées en fonction de leur urgence afin que l’ordre de traitement puisse être vu d’un coup d’œil. Les tâches qui ont une priorité élevée et qui peuvent être accomplies en peu de temps doivent être accomplies en premier pour libérer votre esprit des tâches qui prennent plus de temps à accomplir.
Numériser la gestion des documents
Le classement et l’archivage des documents importants et de la correspondance sous forme papier est encore aujourd’hui la méthode éprouvée de nombreuses entreprises. Cependant, cela s’accompagne de dépenses élevées pour les fournitures de bureau et l’espace de stockage. Le passage de la gestion des documents analogiques à la gestion numérique des documents permet non seulement de réduire les coûts, mais également de protéger l’environnement.
Utiliser des exemples de documents
“business-wissen.de” recommande de développer des modèles pour les documents fréquemment utilisés. Des ajustements mineurs suffisent généralement pour la prochaine utilisation. Si vous devez souvent créer des présentations, il est judicieux de configurer une présentation standard avec un logo d’entreprise et une structure approximative afin que vous n’ayez qu’à la remplir la prochaine fois.
Rendre le lieu de travail minimaliste
De plus, il ne faut pas perdre de temps à chercher des notes et des documents égarés. Par conséquent, le bureau doit être rangé tous les soirs afin de minimiser l’effort de recherche pour le lendemain. Cela ne prend généralement que quelques minutes, mais permet d’économiser beaucoup de temps de recherche le lendemain. Ce principe s’applique également au PC – les boîtes aux lettres débordantes et les fonds d’écran qui ne peuvent plus être reconnus à partir des fichiers purs coûtent un temps de travail précieux. Au lieu de cela, vous devez créer des structures de dossiers claires et éviter toute forme d’excès.
Faites attention à votre propre style de communication
De plus, il faut réfléchir consciemment aux processus de communication habituels. Les e-mails volumineux sont souvent le moyen privilégié pour clarifier les préoccupations. Cependant, un échange de lettres prend souvent plus de temps que la voie directe par téléphone. Un coup de téléphone suffit souvent pour discuter d’un seul coup. Cependant, si la voie écrite est préférée, des formulations courtes et concises peuvent être payantes. Plus il est facile de comprendre un e-mail, moins vous recevrez de questions au cours de la communication et le résultat souhaité sera atteint plus rapidement.
Inna Warkus / Rédactrice finanzen.net
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