Des réunions efficaces au lieu de réunions inutiles : c’est comme ça que ça marche

Perte de productivité due à des réunions inutiles

De nombreuses entreprises s’en tiennent à de mauvaises routines en matière de réunions. C’est pourquoi de nombreux employés n’aiment pas les réunions. C’est ce que montrent plusieurs enquêtes auprès des salariés, comme par exemple une enquête auprès des salariés d’Igloo Software. Ici, 47 % des personnes interrogées ont trouvé les réunions généralement improductives, comme l’a rapporté la société de gestion de projet Asana dans un article. Le temps perdu en réunions inefficaces est l’un des principaux obstacles à la productivité. Il est important de se concentrer sur la manière de modifier les réunions improductives pour arrêter de perdre du temps.

Briser les structures existantes

Comme le rapporte l’agence de presse allemande dans un article, selon Teresa Stockmeyer, formatrice et consultante en développement d’équipe, diverses mesures peuvent contribuer à modifier les structures de réunion existantes. Selon elle, il est particulièrement important d’adapter et d’optimiser les structures existantes. Entre autres choses, l’objectif et l’ordre du jour d’une réunion doivent être déterminés et communiqués à l’avance, le nombre de participants doit être limité et un modérateur doit diriger la réunion. Selon Asana, il est donc possible d’utiliser différentes variantes de réunion selon les besoins. Les réunions personnelles ou vidéo sont mieux adaptées aux sujets complexes et aux séances de brainstorming, tandis qu’une réunion debout de 15 minutes ou un court vote sont généralement suffisants pour de courts rapports d’étape.

Stockmeyer conseille également de ne pas simplement assister à des réunions qui semblent improductives et inutiles. Au lieu de cela, vous devriez activement résoudre ce problème et obtenir des commentaires pour savoir si les autres ressentent la même chose. Cela signifie que vous pouvez demander avant les réunions quelle contribution ou expertise est attendue. Selon l’expert, une évaluation rapide devrait être effectuée après chaque réunion pour déterminer ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré.

L’expérience « Kill all meetings » propose une approche plus radicale. Toutes les réunions sont supprimées de votre propre calendrier et, si nécessaire, du calendrier de l’équipe pendant deux semaines. Selon Stockmeyer, vous remarquez rapidement où le remplacement n’est pas nécessaire et où le remplacement manque. Une expérience de pensée peut également aider à identifier les réunions inutiles. Pour ce faire, vous devez d’abord vous poser les questions suivantes : « De quelles réunions ou synthèses aurais-je besoin à mon retour au travail après trois semaines de vacances ? ou « De quelles participations aux réunions et résumés puis-je me passer pendant trois semaines et pouvoir continuer à travailler après mon absence ? »

Selon l’article d’Asana, il est généralement judicieux d’introduire une journée de semaine sans réunion afin de se consacrer pleinement à la résolution de problèmes complexes et de projets importants. Si nécessaire, certaines plages horaires peuvent être réservées chaque jour dans le calendrier pour un travail concentré.

Raisons pour lesquelles des réunions inutiles ont lieu

Selon Stockmeyer, les raisons pour lesquelles des réunions inutiles ont lieu sont souvent liées à des objectifs cachés, parfois inconscients, des réunions. Il se peut que les réunions secrètes servent à l’échange social ou à la présentation du statut et à l’expression de soi au lieu de discuter de questions commerciales. Ou bien, la réunion est censée structurer la journée de travail et renforcer l’appartenance et la motivation. Cependant, l’effet inverse de l’effet souhaité se produit souvent : au lieu de structurer les journées de travail, elles sont fragmentées par des réunions constantes – « surtout si les réunions sont mal programmées ou ont lieu trop fréquemment », explique Stockmeyer. Cela crée souvent le sentiment de réunions inutiles, en particulier lorsque l’on invite des personnes qui ont peu à apporter au sujet lui-même – juste pour répondre à la nécessité d’inclure tout le monde dans les réunions ou de n’exclure personne, explique le consultant de l’équipe.

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