Une communication efficace est la pierre angulaire du succès d’une entreprise. En interne, veiller à ce que votre équipe communique de manière transparente vous aide à éviter les pertes de friction, les malentendus, les retards et les chevauchements. En externe, une communication client sans frustration est directement corrélée à une expérience client positive et à une satisfaction plus élevée.
Toutefois, les canaux de communication des entreprises constituent également une cible majeure pour les cybercriminels. Ces dernières années, notamment depuis la pandémie, le nombre de cyberattaques est monté en flèche. Les statistiques montrent que l’année dernière seulement, le nombre de piratages a augmenté de 38 %. Pire encore, il faut encore 277 jours en moyenne à une entreprise pour identifier une faille, entraînant une perte de 4,35 $ en moyenne.
Alors, comment les entreprises peuvent-elles protéger leurs canaux de communication contre les pirates informatiques, tout en offrant la meilleure expérience possible aux clients et en maintenant la productivité des équipes ? Voici tout ce que vous devez savoir – et lesquels les erreurs que vous devez éviter.
Utilisez des plateformes sécurisées
Pour commencer, il y a votre choix de canaux de communication. Afin de répondre aux demandes de communication des clients, vous devrez proposer une variété de canaux, depuis les SMS, les e-mails et le chat en direct jusqu’aux appels vocaux et vidéo. Sans parler des canaux de communication interne de l’entreprise, de messagerie et d’outils de collaboration en équipe, au premier rang d’entre eux.
Dans le choix de tous ces canaux, vous devez donner la priorité à la sécurité. Lorsque l’on compare les plateformes de communication, qu’il s’agisse de fournisseurs d’UCaaS ou de logiciel de centre de contactil est crucial de prendre en compte leurs normes de sécurité.
Ont-ils déjà été violés ? Sur quelle infrastructure de serveur et sur quel chiffrement s’appuient-ils ? Quels protocoles de cybersécurité mettent-ils en œuvre ? Sont-ils conformes aux réglementations internationales en matière de sécurité des données ? Offrent-ils des mesures de sécurité supplémentaires telles que l’authentification à deux facteurs ?
Ce sont toutes des questions auxquelles vous devriez trouver des réponses avant de vous contenter d’une plateforme de communication pour votre entreprise.
Auditez vos mots de passe et vos autorisations
Ensuite, votre entreprise doit auditer ses mots de passe et vérifier quels membres de l’équipe disposent de quelles autorisations.
Aussi incroyable que cela puisse paraître, les statistiques montrent qu’une grande majorité des violations de données (au moins 80 % !) sont dues à des informations de connexion compromises. Ils révèlent également que 75 % des personnes n’adhèrent pas aux meilleures pratiques en matière de mots de passe, même si elles en savent mieux.
En fait, « 123456 », « mot de passe » et « admin » sont toujours rester sur la liste des mots de passe les plus fréquemment utilisés en 2024.
La complexité croissante des mots de passe réduit considérablement le risque de cyberattaques réussies. C’est pourquoi un examen approfondi des mots de passe et la mise en œuvre de normes draconiques en matière de mots de passe devraient figurer en tête de votre liste de priorités pour protéger vos communications professionnelles.
En ce qui concerne la révision des autorisations, plus il y a de personnes ayant accès à un système, plus il est probable que quelqu’un commette une erreur pouvant entraîner une violation. Assurez-vous que seules les personnes qui en ont réellement besoin ont accès aux informations sensibles.
Investissez dans la protection de la cybersécurité
Une autre stratégie pour protéger vos communications professionnelles contre les pirates informatiques consiste à investir dans des outils de cybersécurité.
Face à la montée en flèche de la cybercriminalité et à l’adoption de technologies telles que l’IA par les pirates informatiques, les entreprises de cybersécurité ont redoublé d’efforts pour fournir des outils permettant de les repousser.
Passez en revue les outils de cybersécurité utilisés par votre entreprise. Un système antivirus solide, une solution de réseau privé virtuel (VPN) et un gestionnaire de mots de passe (d’équipe) ou un coffre-fort combinés à une politique de mot de passe solide devraient constituer le minimum absolu.
Pour aller plus loin, vous pouvez investir dans la surveillance de la fraude financière, la surveillance du vol d’identité des membres de votre équipe, ainsi que la protection contre les appels indésirables.
Les outils de surveillance de la cybersécurité, en particulier, sont sous-utilisés par les entreprises – une des principales raisons du retard, souvent de plusieurs mois, dans la détection d’une violation. En cas de hack, il est crucial que vous le détectiez le plus tôt possible afin de pouvoir limiter les dégâts et la perte de confiance des clients.
Améliorez les compétences en cybersécurité de votre équipe
La grande majorité des cyberattaques réussies sont dues à une erreur humaine et pas seulement au choix de mots de passe faibles.
Les attaques de phishing en particulier sont devenues plus sophistiquées ces dernières années. L’époque où un prince nigérian coincé dans un aéroport demandait un prêt est révolue depuis longtemps.
Au lieu de cela, vous recevez un e-mail de votre superviseur vers la fin de la journée ouvrable parce qu’il besoins vos identifiants de connexion pour une opération de haut niveau.
Ou vous recevez un message sur Slack d’un collègue de deux départements avec un lien pour signer la carte d’anniversaire virtuelle de Sarah de la comptabilité.
Si les pirates vont vraiment au-delà des attentes, vous pourriez même recevoir un appel du PDG de votre entreprise vous demandant votre aide pour résoudre un problème technique.
Dans tous ces cas, nombreux sont ceux qui n’hésiteraient pas à transmettre des informations ou à cliquer sur le lien qui leur est envoyé, sans penser au spear phishing ou au phishing vocal. Et aujourd’hui, il n’en faut pas plus pour ouvrir grande la porte aux cybercriminels pour s’introduire discrètement dans vos systèmes de communication.
Pour éviter que l’un de ces scénarios ne se produise, vous devez perfectionner les compétences de votre équipe en matière de cybersécurité, ainsi que ses capacités à détecter et signaler la fraude. Il est essentiel de suivre régulièrement une formation en cybersécurité, tout comme d’effectuer des contrôles ponctuels pour s’assurer que chacun adhère aux meilleures pratiques.
Développer des SOP et une routine de cybersécurité
Enfin, pour protéger les canaux de communication de votre entreprise contre les pirates informatiques, il est essentiel de développer des procédures opérationnelles standard et une routine de cybersécurité fixe.
Vos SOP doivent expliquer non seulement comment protéger vos systèmes, mais également ce qu’il faut faire en cas de violation ou de suspicion de violation. Tous les membres de votre équipe doivent être en mesure de détecter les activités suspectes et savoir exactement à qui s’adresser en cas de problème.
Qui doivent-ils alerter s’ils reçoivent un message de spear phishing sur leur téléphone professionnel ?
Quelle est la procédure si les bases de données se comportent bizarrement ?
Quels systèmes doivent être arrêtés en premier pour contenir une violation potentielle ?
Autant de questions qui doivent être clarifiées et communiquées à votre équipe.
De même, aussi inconfortable que cela puisse paraître, vous devez également élaborer des plans de sauvegarde pour le pire des cas d’une violation réussie. Quelle est votre stratégie pour récupérer votre site Web s’il a été pris en otage ? Et comment alerter les clients d’une menace potentielle ?
Enfin, vous devez intégrer la cybersécurité dans vos routines sur une base quotidienne, hebdomadaire, trimestrielle et annuelle. Les cybercriminels font constamment évoluer leurs tactiques et vous devez rester à jour pour protéger vos communications.
Cela signifie rester informé des actualités en matière de cybersécurité, des nouvelles menaces et des escroqueries. Cela implique également des modifications régulières de vos mots de passe, des révisions du système et des mises à jour de vos SOP.
Conclusion
Protéger vos communications professionnelles contre les pirates informatiques est une tâche complexe. Cela commence par le choix de vos plateformes et outils de cybersécurité, mais nécessite une vigilance constante. Il est essentiel de vérifier régulièrement vos mots de passe et vos autorisations, de vous renseigner ainsi que votre équipe, et de développer des SOP et des routines de cybersécurité.
Même si tout cela demande beaucoup de temps, d’efforts et de ressources, cela en vaut la peine. L’alternative est de vous laisser grand ouvert et vulnérable aux attaques qui peuvent avoir de graves conséquences financières et entraîner une perte totale de confiance des clients. Dans ce scénario, la question est de savoir quand – plutôt que si – vous êtes victime d’une violation.
Ce n’est qu’avec les meilleurs outils et des membres d’équipe adhérant aux meilleures pratiques de cybersécurité et capables de détecter les attaques de phishing que vous serez en mesure de défendre vos canaux de communication.
Note: Cet article d’expert est contribué par Hasan Saleem, un entrepreneur en série à succès, un investisseur et fondateur de plusieurs startups technologiques et de commerce électronique. Il dirige désormais une agence de marketing qui aide les petites entreprises et les startups à établir une solide présence en ligne.