Que ce soit à titre professionnel ou privé, beaucoup travaillent plus ou moins régulièrement avec Excel. Mais certains processus lors de la création d’un fichier Excel sont répétés. Ne serait-il pas merveilleux s’il y avait des moyens de faire cela plus rapidement ?
Heureusement, il y en a. Parce qu’Excel est livré avec de nombreuses fonctions qui facilitent grandement l’utilisation du programme. Plus de copie stupide de valeurs qui doivent ensuite être collées dans des cellules individuelles de manière fastidieuse. TECHBOOK présente 11 conseils utiles pour l’utilisation de Microsoft Excel.
Créer des sauts de ligne dans une feuille de calcul Excel
La touche Entrée est extrêmement ennuyeuse, surtout lorsque vous tapez un texte plus long avec des paragraphes dans une cellule. Lorsqu’il est enfoncé, le curseur se déplace vers la cellule suivante. Si vous souhaitez créer un saut de ligne, appuyez sur les touches Alt & Entrée. Si vous avez un ordinateur Apple, veuillez entrer la combinaison de touches Contrôle et Option et Retour appuyer.
Avec des textes plus longs, il est logique de toujours définir un saut de ligne pour les cellules. Configurez-le comme suit : faites un clic droit, sélectionnez « Formater les cellules », cliquez sur l’onglet « Alignement », cochez l’option « Contrôle du texte » pour « Wrap ».
Développer la barre d’état
La possibilité d’ajouter des données à la barre d’état est également très utile. La barre d’état est la zone située sous le tableau. Une liste apparaît lorsque vous faites un clic droit. Cochez simplement les valeurs qui doivent être affichées dans la barre d’état ci-dessous. Cela vous évite des calculs de formules inutiles.
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insérer la date
Le temps est toujours précieux. Cela aide si, par exemple, la date actuelle ne doit pas être saisie, mais est automatiquement insérée à l’aide d’une combinaison de touches. Pour ce facile Ctrl & . appuyer. Vous n’avez donc même pas besoin de savoir quel jour on est.
La date actuelle apparaît également à travers la formule =Aujourd’hui(). Vous créez la date et l’heure en saisissant =Maintenant().
Trier et filtrer
Avec des bases de données plus volumineuses, la vue d’ensemble est rapidement perdue. Excel propose une fonction de tri dans l’élément de menu « Données ». Ici, les données peuvent être triées selon certains critères, par exemple les numéros selon la taille et le nom ou les désignations selon les lettres.
Une fois triées, les données peuvent encore être filtrées. Cela peut être fait dans le même onglet en cliquant sur « Filtrer ». Un menu déroulant apparaît dans la cellule. Là, vous pouvez filtrer les valeurs en fonction de vos besoins, par exemple masquer les colonnes vides ou les données qui ne sont pas nécessaires. Important : Aucun contenu ne sera supprimé au cours du processus.
Masquer des cellules dans Excel
Afin de garder une vue d’ensemble dans la masse de données, des lignes peuvent également être masquées dans une feuille de calcul Excel. Sélectionnez simplement des lignes ou des colonnes, cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez « Masquer » dans le menu qui apparaît. De cette façon, la base de données reste intacte et l’accent est mis sur les données essentielles.
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format de transfert
Vous avez formaté une cellule et souhaitez appliquer ce format à n’importe quel nombre d’autres cellules. Pour ce faire, marquez la cellule formatée et sélectionnez la fonction « Format de transfert » dans l’élément de menu principal « Démarrer ». Cliquez ensuite simplement sur les cellules à formater. Comme par magie, les cellules se transforment dans le nouveau format.
Supprimer les cellules vides
Il existe une simple fonction Excel pour supprimer les cellules vides d’un seul coup. Surtout lorsque des données et des informations provenant d’autres programmes sont transférées vers une feuille de calcul Excel, de telles lacunes disgracieuses apparaissent. Pour ce faire, allez dans « Démarrer » – « Rechercher et sélectionner » – « Sélectionner le contenu », cliquez sur et sélectionnez « Cellules vides » dans la fenêtre du menu. Excel affiche alors les cellules vides avec un arrière-plan coloré. Cliquez avec le bouton droit sur une cellule vide. Ici, vous pouvez décider si les autres cellules doivent être déplacées vers le haut ou vers le côté après la suppression.
texte en colonnes
Par exemple, si vous souhaitez créer et continuer une liste d’adresses pour le club dans Excel, mais que l’enregistrement de données provient en partie d’un autre programme, vous devez d’abord exporter ces données depuis le programme tiers, par exemple au format CSV. Selon le programme, les données individuelles au format CSV sont séparées par des virgules, des points-virgules, des tabulations ou des espaces. C’est quelque chose dont vous devez être conscient lors de l’importation dans Excel. Pour ce faire, sélectionnez le sous-élément « Texte en colonnes » sous l’élément de menu « Données ». Cliquez sur cette boîte de dialogue et sélectionnez le séparateur approprié. Excel affiche ensuite un aperçu de la façon dont les données seront réparties sur des colonnes individuelles. Si tout convient, cliquez sur « Terminer ». Vous pouvez maintenant continuer à gérer la liste d’adresses dans Excel.
supprimer les doublons
Surtout lorsque les enregistrements de données sont conservés par différents membres de l’équipe, il est très facile que des entrées en double se produisent. Ceci est particulièrement gênant pour les distributeurs d’adresses. Des doublons surviennent également lorsque, par exemple, plusieurs listes de distribution sont combinées dans une feuille de calcul Excel. Pour que vous n’ayez pas à parcourir laborieusement ligne par ligne, Excel dispose de la fonction « Supprimer les doublons ». Ce point se trouve dans la zone « Données » et là sous forme d’icône dans la zone « Outils de données ». Pour éviter de supprimer des entrées incorrectes, vous devez d’abord trier les colonnes par ordre alphabétique. Ensuite seulement, cliquez sur « Supprimer les doublons ». Dans le menu suivant, vous sélectionnez les colonnes qui doivent être vérifiées pour les entrées en double. Confirmez la sélection en cliquant sur « Ok ». Excel vous indiquera alors le nombre de doublons. Si tout est OK, confirmez la suppression en cliquant sur le bouton « Ok ».
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arrondir les nombres
Avec de grands nombres, il est souvent plus facile de travailler avec des valeurs arrondies. S’il y a beaucoup de chiffres, utilisez une simple fonction Excel. Pour ce faire, faites un clic droit sur une cellule avec un numéro. Sélectionnez l’élément de menu « Format de cellule » puis « Personnalisé ». Si vous souhaitez masquer des milliers entiers et arrondir le nombre, saisissez la combinaison dans le champ « Type » ###. »k ». Ensuite, par exemple, le nombre 33 967 à l’écran devient 34k. Cela fonctionne de la même manière avec des nombres en millions. La combinaison s’applique ici ###.. »m ». Pour des valeurs encore plus grandes, vous devez ajouter un point après le signe # pour chaque chiffre des milliers supplémentaire.
Même contenu dans plusieurs cellules
Notre dernier conseil consiste à coller les mêmes données dans plusieurs cellules. Cela a du sens si, par exemple, des étiquettes de produits doivent être imprimées. Bien sûr, vous pouvez remplir chaque cellule avec un copier-coller. Il est plus astucieux de marquer et de délimiter au préalable la zone de la cellule en la faisant glisser avec la souris. Tapez ensuite le nom du produit dans la barre de formule et cliquez sur Ctrl & Entrée. Toutes les cellules de la zone précédemment sélectionnée sont automatiquement remplies avec le nom ou le texte.