Los pequeños errores también afectan al trabajo fuera de la reunión
Rogelberg explica a la revista especializada «Monitor de Psicología» que después de una reunión molesta o extenuante, en la mayoría de los casos lo primero que hacen los empleados es tener una conversación privada con sus compañeros, es decir, no para trabajar, sino para dejar salir su frustración. Esto no solo consume el tiempo de trabajo remunerado: la frustración y el estado de ánimo negativo se propagan rápidamente a otras áreas de trabajo, por lo que la eficiencia también cae aquí. El resultado: altas pérdidas financieras.
Uno de los peores errores es llegar tarde a una reunión, tanto para los gerentes como para los empleados. Porque en un estudio, Rogelberg pudo averiguar que si solo llegas cinco o diez minutos tarde, la satisfacción, eficiencia y productividad de todos los participantes durante la reunión “disminuye dramáticamente”. Llegar tarde muestra una falta de respeto por los colegas. Por lo tanto, el colega de Rogelberg, Wallace Dixon, de la Universidad Estatal de East Tennessee, explica al Monitor de Psicología que las reuniones siempre deben comenzar y terminar exactamente a la hora planificada.
Sin preparación, distraído, pasivo: estos tres factores conducen a la insatisfacción
Si llegas a tiempo a la reunión pero no estás preparado, también generas altos costos. La mala preparación no solo significa que tiene que explicar las cosas dos veces y que sus colegas se distraen innecesariamente de su trabajo, sino que también aburre y frustra a los demás participantes. O la reunión es más larga de lo planeado debido a la explicación repetida de un tema, o no se pueden discutir todos los temas importantes. Ambos limitan severamente la eficiencia de todos los empleados. Lo mismo se aplica a los empleados distraídos que, por ejemplo, juegan en sus teléfonos celulares o escriben correos electrónicos en lugar de escuchar y se pierden información importante. Además del hecho de que las reuniones ya son más eficientes cuando todos parecen estar preparados y escuchan bien, la participación activa tiene otro efecto positivo: según el Monitor de Psicología, Dixon pudo descubrir que todos los involucrados salieron de una reunión significativamente más felices (y por lo tanto más motivados). ), si se involucran y tal vez incluso tienen algo que decir en la toma de decisiones. Por lo tanto, es recomendable no configurar el encuentro como una lección frontal, sino para promover el intercambio. Los gerentes también se benefician de esto: aquellos que no solo hablan por sí mismos, sino que también escuchan a los demás, finalmente aprenden más y pueden comenzar el siguiente día laboral con nuevos aportes. No se recomienda la coordinación en el equipo si hay un desacuerdo entre dos empleados sobre un curso de acción. Dichos votos dañan el ego y provocan mal humor incluso después de la reunión.
Absoluto no-go: eventos abiertos
Por último, pero no menos importante, Rogelberg desaconseja encarecidamente las reuniones abiertas: son una pérdida de tiempo real y, a menudo, son responsables de la frustración en el trabajo. Además, es difícil mantener la atención. Por lo tanto, su recomendación es evitar reuniones de una hora cada semana y, en su lugar, celebrar reuniones más cortas con más frecuencia. Esto puede tomar un poco más de tiempo, pero es mucho más efectivo.
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