¿Qué es mejor: trabajar en la oficina, en casa o en oficinas flexibles que puedes alquilar en cualquier momento? ¿Y qué es más adecuado para qué tipo de actividad? La pandemia ha desencadenado cambios en la vida laboral que años antes parecían impensables. Pero después de toda la euforia por la nueva flexibilidad espacio-temporal, actualmente hay cada vez más voces que piden un regreso al escritorio de oficina.
¿Qué soluciones hay en la industria de la moda y qué tendencias están surgiendo? Hablamos con Marc O’Polo y Design Offices, el mayor proveedor de oficinas de coworking flexibles de Alemania. Marc O’Polo lleva varios años trabajando con éxito con conceptos de trabajo flexibles y oficinas de diseño. Markus Staude-Skowronek, director financiero del grupo y director de recursos humanos de Marc O’Polo, Silke Walz, directora de recursos humanos y servicios centrales de Marc O’Polo y el Dr. Joachim Gripp, director general de Design Offices, nos cuenta desde su propia experiencia cómo funciona el «New Work» y qué modelos tienen más éxito.
Sr. Gripp, con más de 50 oficinas en Alemania, puede ver claramente cómo han cambiado las necesidades de las empresas. ¿Qué observaciones estás haciendo actualmente?
Joachim Gripp: Corona ha cambiado fundamentalmente el panorama laboral, porque este shock externo ha aprovechado al máximo las posibilidades técnicas de la colaboración remota de un solo golpe. Se ha demostrado que el trabajo con conocimientos desde casa o de forma remota funciona muy bien para muchas tareas. El trabajo desde casa es ahora la norma y difícilmente se pueda dar marcha atrás de manera significativa. La clave para empresas y empleados es la combinación adecuada de oficina y remoto. El ratio óptimo depende de los perfiles de tarea, la cultura corporativa y el nivel de innovación de la empresa.
Vemos dos tendencias claras: En primer lugar, casi nadie ocupa exclusivamente los dos polos «completamente en la oficina» o «sólo remoto», es decir, nadie confía en un solo modelo, sino que suele utilizar una forma mixta. En segundo lugar: cuanto más innovadoras, creativas y rápidas trabajen con nosotros las empresas, mayor será la proporción de trabajo presencial en la oficina y más equipos trabajarán juntos cara a cara, ya sea en la oficina o en la oficina flexible. – pero no en la oficina central.
La oficina en casa se ve de manera ambivalente: algunos aprecian el trabajo concentrado, otros quisieran que sus equipos volvieran a la oficina porque la creatividad y la productividad se ven afectadas. ¿Cómo se siente Marc O’Polo trabajando desde casa?
Markus Staude-Skowronek: Nuestra experiencia también demuestra que la combinación entre oficina móvil y trabajo en la oficina es la receta del éxito. Promueve la motivación, garantiza un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal y aumenta la satisfacción de los empleados. Se incrementa la creatividad y la productividad. Estoy convencido de que los humanos, como seres sociales, también necesitamos el contacto personal para construir relaciones. Las emociones, las reacciones personales y también las conversaciones en un evento conjunto, en la máquina de café o en la cantina tienen su valor.
¿Cómo ha cambiado el mundo laboral en Marc O’Polo en los últimos años? ¿Cuántas oficinas de Marc O’Polo hay?
Markus Staude-Skowronek: En comparación con antes, somos mucho más flexibles en nuestro mundo laboral y ofrecemos los conceptos de lugar de trabajo y horarios de trabajo más modernos, que no sólo se basan en el tiempo, sino también en el lugar. Tenemos en cuenta los tres componentes importantes de un mundo laboral moderno: cuándo, dónde y cómo. Disponemos de atractivos lugares de trabajo en la sede de nuestra empresa en Stephanskirchen, además de tres salas de exposición externas en Munich, Düsseldorf y Hamburgo, así como una oficina móvil. Esta combinación nos convierte en un empleador atractivo y ofrece a los empleados un alto grado de flexibilidad.
¿Cuál es la situación actual en Marc O’Polo? ¿Qué requisitos tienen sus empleados en este sentido?
Silke Walz: Libertad para el trabajo flexible. Con esto nos referimos al trabajo flexible, un modelo híbrido de oficina móvil y trabajo in situ. En concreto: 50 por ciento de presencia en el campus cada mes para vivir personalmente las reuniones y eventos y no descuidar el trabajo conjunto. El 50 por ciento restante se puede gastar en el lugar de trabajo de su elección.
Hemos desarrollado gradualmente nuestro concepto Freedom-to-Flexwork a lo largo de los años. Desde agosto de 2022, esto también incluye el workation, es decir, trabajar en el extranjero durante hasta cuatro semanas dentro de la UE.
¿Qué significa eso para ti? ¿Qué desafíos enfrenta como resultado de estos cambios?
Markus Staude-Skowronek: Por supuesto, es necesario coordinar y organizar un alto grado de flexibilidad. Aquí se necesitan reglas y procesos para que podamos seguir trabajando muy orientado a objetivos y en equipo. Por supuesto, la infraestructura técnica y el equipamiento no son insignificantes para poder trabajar de forma móvil. Hemos invertido mucho aquí en los últimos años.
¿Qué experiencias has tenido con oficinas de diseño? ¿Cuándo utilizan las empresas las oficinas en casa y cuándo exactamente no?
Joachim Gripp: El Ministerio del Interior tiene claramente su justificación, pero también sus límites. Es muy adecuado para trabajos concentrados en tareas claramente definidas. Por lo que vemos y escuchamos de nuestros clientes, no funciona cuando se necesita creatividad, innovación y pensamiento audaz.
Las organizaciones no corren riesgos en Zoom porque las innovaciones se crean principalmente a través del intercambio directo en la misma sala. Esto se debe principalmente a que es difícil alcanzar el nivel necesario de confianza, que es un requisito previo para la creatividad. Porque todo lo nuevo conlleva el riesgo de fracasar. Sin embargo, en las videoconferencias la mayoría de los participantes van a lo seguro. Esto puede funcionar bien y de manera eficiente para procesos de trabajo rutinarios, pero no funciona para procesos de innovación desafiantes. Por lo tanto, observamos entre nuestros clientes una animada combinación de lugares y formas de trabajo, siendo la oficina un claro “centro creativo” para la empresa.
¿Desde cuándo utiliza oficinas flexibles en Marc O’Polo y por qué?
Silke Walz: Utilizamos los espacios de coworking y las oficinas diurnas de Design Offices desde principios de 2022. Especialmente como mediana empresa, son para nosotros una buena oportunidad de ofrecer puestos de trabajo en diferentes lugares de Alemania. Los empleados se benefician enormemente de nuestra cooperación con oficinas de diseño y, por tanto, de más de 45 lugares de coworking en toda Alemania, donde pueden reservar en cualquier momento una de las oficinas de día o salas de coworking, por supuesto, de forma gratuita.
¿También utilizas oficinas flexibles en otros países?
Silke Walz: No, hasta ahora sólo en Alemania.
¿Cuál es el cálculo de costo-beneficio al reservar oficinas externas adicionales?
Silke Walz: En cualquier caso, muy positivo. Como ya hemos mencionado, para nosotros, como mediana empresa, es la mejor oportunidad ofrecer puestos de trabajo en diferentes ubicaciones. Nosotros tenemos nuestro campus en Stephanskirchen y las salas de exposición donde se puede trabajar, pero ninguna otra oficina.
¿Qué importancia tiene el entorno laboral para los procesos creativos?
Joachim Gripp: La oficina es ante todo un factor de producción para equipos, no para lobos solitarios. Se trata cada vez más de la pregunta: ¿Qué puedo hacer mejor solo en casa y por qué necesito la creatividad y el aporte de un grupo? La productividad puede ser alta sólo en la oficina central, pero la creatividad sólo surge a través de la colaboración y es crucial para el éxito de las empresas.
La creatividad surge cuando las personas se encuentran en persona, las ideas se cruzan, surgen discusiones y fricciones. La seguridad psicológica a través de la presencia física compartida y una capacidad mucho mejor para leer a las personas juega un papel enorme. Lo analizamos en un estudio independiente y demostramos que el factor de bienestar en la oficina tiene un claro impacto en la creatividad.
¿Qué experiencias tuviste en Marc O’Polo? ¿El trabajo creativo funciona en la oficina en casa o en la oficina flexible?
Markus Staude: Trabajar en la oficina móvil permite una mayor flexibilidad y aumenta la satisfacción. Nuestra experiencia demuestra que en la oficina móvil la atención se centra más en el clásico trabajo de escritorio o en temas estratégicos. Hablando de concentración, esto también incluye el trabajo concentrado y sin interrupciones.
El trabajo creativo, sin embargo, se desarrolla en el campus de Stephanskirchen. Recientemente invertimos en nuestra nueva Casa de Producto aquí. Amplias habitaciones inundadas de luz y arquitectura moderna garantizan un entorno de trabajo muy creativo e inspirador. Nosotros, y especialmente yo en mi papel de CHRO, estamos muy agradecidos de que nuestra familia propietaria Böck no sólo haya apoyado esto, sino que también haya invertido plenamente en el proyecto; esto marca la diferencia para otras empresas.
¿Qué empresas están interesadas en modelos tan flexibles y cómo cree que se posicionarán en el futuro?
Dr. Joachim Gripp: Las oficinas flexibles son adecuadas para todas las empresas que confían en la creatividad, la innovación y la fidelidad de los empleados y no saben con seguridad cómo y dónde trabajarán dentro de cinco años. Muchos de nuestros clientes vienen del extranjero y quieren empezar de inmediato en lugar de tener que lidiar con problemas administrativos en la oficina. O nos envían a sus equipos de proyectos más importantes para que puedan darlo todo en ubicaciones centrales en un entorno estimulante y adecuado para ellos, y todo esto sin tiempo de preparación ni inversiones en TI o mobiliario y sin un compromiso de largo plazo. . Esto garantiza una concentración total en los empleados y las tareas.
Por lo tanto, observamos una tendencia a que cada vez más empresas se concentren en una sede que ahora es más pequeña pero mucho mejor equipada que en el pasado. Todas las soluciones de la zona, como sucursales comerciales o regionales o salas para necesidades temporales de proyectos estratégicos, por ejemplo, se subcontratan a operadores de FlexOffice para ganar rapidez y atractivo y al mismo tiempo ahorrar inversiones y trabajo.
Esto también aumenta las exigencias en el lugar de trabajo. ¿Cómo se desarrolla más el tema?
Joachim Gripp: Estamos elevando la oficina a un nivel excepcionalmente alto de hospitalidad. Nuestro superpoder en Design Offices son los equipos que brindan un servicio que solo se conoce en la mejor industria hotelera. En nuestras 50 casas trabajan casi 500 personas. De esta manera combinamos el mejor hardware en forma de habitaciones y muebles funcionales, atractivos y estimulantes con un software de primera clase en términos de servicios y soporte completo. Así es como las oficinas desarrollan todo su poder productivo y hacen que los equipos sean más fuertes y felices.
Con este objetivo, actualmente estamos ampliando nuestra gama de impulsos y servicios para las comunidades en nuestros edificios y, por ejemplo, fortaleciendo nuestra oferta de alimentos y bebidas para aumentar aún más la experiencia de la oficina. Porque hoy la oficina tiene que competir por los empleados y no al revés. Nuestro lema y reclamo es: ¡Siéntete bien, trabaja mejor!