En las empresas italianas todavía se desperdicia una montaña de papel para imprimir documentos con el único fin de colocar una o varias firmas. Esto implica una explotación injustificada de los recursos y contaminación. Cada empresa imprime una media de 2.610 hojas al mes, lo que produce unos 88 kilogramos de dióxido de carbono. Gastos de burocracia documental calculados por Yousign, la startup francesa que intenta difundir las ventajas de la firma electrónica por toda Europa.
El sector asegurador lidera el uso de papel
La digitalización y la desmaterialización todavía están muy subestimadas en Italia, señala la start-up según la cual los sectores que más utilizan papel son los seguros (más de 104.400 documentos impresos), los recursos humanos y el trabajo (más de 87.000) y la energía (78.048). «La cifra llama la atención porque pone de relieve, además del impacto positivo de la digitalización de documentos, la brecha de conocimiento e información – explica Fabian Stanciu, director senior de ventas de la start-up -. Con Yousign atendemos hoy a 830 clientes en Italia, lo que equivale al 0,02% de nuestro mercado potencial. Bastaría «convertir a digital» el 1% del mercado, o 40.000 empresas, para ahorrar 3.520 toneladas de CO2 cada mes».
La desmaterialización sigue subestimada
«En Italia, más que en otros países donde operamos (en particular Francia y Alemania) – añade – el desafío es convertirse en embajadores de la digitalización y explicar a los empresarios y a los directivos cuántas implicaciones se esconden detrás de una simple firma». Con más de 104.400 documentos impresos y firmados al mes, el sector Seguros es el que produce mayor cantidad de documentos en papel, informa Yousign, destacando que también es el que tiene mayor penetración de soluciones digitales, con un proceso de digitalización y desmaterialización de las prácticas aseguradoras que empiezan a imponerse: «No sólo se hacen volúmenes en la firma de las pólizas, sino también en la fase precontractual, a menudo gestionada de forma tradicional, en papel o peor aún con firmas escaneadas o contratos fotografiados desde una teléfono móvil – explica de nuevo Stanciu – Sin embargo, los corredores y agencias se están digitalizando muy rápidamente. Hoy en día, muchos más clientes de seguros se adquieren online y la firma electrónica ayuda a los operadores a concluir la compra de la póliza, de forma perfectamente legal».
Con el smartworking se acelera la digitalización
Recursos Humanos (RRHH) y Trabajo (incluso con los antiguos supuestos de trabajo subordinado) es el segundo segmento en el ranking por la cantidad de documentos en papel. El trabajo inteligente y teletrabajo generalizados con la pandemia han acelerado el proceso de digitalización: «El sector laboral ha sido totalmente revolucionado – explica Stanciu – Digitalizar los procesos de contratación para permitirlo a distancia era una opción obligada: hemos asistido a un crecimiento del 43% en los últimos dos años en el Sólo en el segmento de RRHH, y hoy nuestro cliente líder consigue nuevas contrataciones para firmar más de 70 contratos cada mes». En tercer lugar en el ranking de las industrias más «derrochadoras» se encuentra el sector de la Energía, que siempre ha tenido tantos «papeleos» elaborados para una nueva activación, cambio o cambio de proveedor.
