Uno de los problemas con las resoluciones de Año Nuevo es que los jefes también las tienen. ¿Cuántos trabajadores, todavía ajustándose a un desayuno sin carne picada, inician sesión con cautela en sus computadoras portátiles a principios de año? Sin embargo, un anuncio de esta semana de Shopify, la plataforma canadiense de comercio electrónico, pareció provocar una respuesta entusiasta: a saber, una purga de reuniones.
Kaz Nejatian, su director de operaciones, tuiteó la nueva regla: “Las reuniones son un error. Hoy, enviamos una solución a este error en @Shopify. Para comenzar 2023, cancelaremos todas las reuniones de Shopify con más de dos personas. Devolvamos a la gente su tiempo de creador. Las empresas son para los constructores. No gerentes”. También prohibió las reuniones los miércoles y dispuso que las de 50 o más personas solo podían realizarse entre las 11 y las 5 de la mañana de los jueves. En un memorando al personal, Nejatian explicó: «Shopify planea eliminar casi 10 000 eventos, lo que equivale a aproximadamente 76 500 horas de reuniones».
A la gente le encantan los trucos de productividad y nunca más que los que se aplican a las reuniones. Hace unos años, Jeff Bezos hizo olas con su regla de las dos pizzas, lo que significaba que a las reuniones solo debía asistir la cantidad de personas que podían comerse dos pizzas. El fundador de Amazon también prohibió PowerPoint e insistió en comenzar todas las reuniones en silencio para que los asistentes pudieran leer un memorando preparatorio que proporcionaba la agenda porque estaba cansado de que los ejecutivos mal preparados fanfarronearan.
Los sacrificios de reuniones también son populares. Después de todo, nadie deja la escuela con la esperanza de hacer una carrera asombrosa desde la reunión de las 10 a. m. hasta la reunión de las 11 a. m. Pero para muchos trabajadores de cuello blanco, se pierden demasiados días en eventos sin sentido, desviándose de la agenda (si es que hay una) con el resultado de que pasan noches o fines de semana poniéndose al día con su trabajo real. Un consultor empresarial emprendió una inventario en una empresa global de productos de consumo y encontró que los directores y superiores en toda la empresa (una población de alrededor de 500), “colectivamente pasaron más de 57,000 horas por año en reuniones recurrentes. Eso es el equivalente a seis años y medio”.
Eso fue antes de la pandemia. El trabajo remoto ha desencadenado una mayor hinchazón. El año pasado, Microsoft dijo que para el usuario promedio de Teams, la cantidad de reuniones por semana había aumentado un 153 por ciento a nivel mundial desde que se impusieron los bloqueos. “La tensión es clara”, dijo la compañía de tecnología. “En una semana promedio, el 42 por ciento de los participantes realizan múltiples tareas durante las reuniones enviando activamente un correo electrónico o ping, y eso no incluye prácticas como leer correos electrónicos y pings entrantes, trabajar en archivos que no son de reuniones o actividad web”.
El año pasado, hablé con empleados de empresas que participaban en la prueba de cuatro días a la semana, que ofrecía al personal el 100 % del salario durante el 80 % de la semana laboral sin reducción de la producción. Para muchos, el ahorro de eficiencia obvio fueron las reuniones. Un director de arte de una empresa de juegos en Londres redujo a la mitad el tiempo que dedicaba a las reuniones y luego escuchaba grabaciones de ellas mientras realizaba otras tareas, como la administración. Otro me dijo: «Muy a menudo invitaría a personas porque siento que se molestarían si no estuvieran en la reunión». Fue una epifanía. Estaba «invitando a esa persona por la razón equivocada». La interrupción de sus prácticas laborales arraigadas les ayudó a reevaluar sus rutinas y ser más productivos.
Pero otros expresaron su preocupación por los efectos de demasiada crueldad en las reuniones, como la pérdida de sociabilidad y la exposición a nuevas ideas. A uno le preocupaba que redujera las oportunidades para que los trabajadores más jóvenes aprendieran de sus pares mayores o, de hecho, brindaran nuevas perspectivas.
Entonces, sí, corta las reuniones. Aplicar rigor. Cree oportunidades para concentrarse en el trabajo. Pero no se sorprenda por las consecuencias no deseadas.