Durante la crisis sanitaria, el teletrabajo parecía ser el modo de funcionamiento ideal para hacer frente a esta situación excepcional. Lo que inicialmente era solo una solución temporal finalmente se ha arraigado en los hábitos de trabajo: hoy, el 78% de los empleados prefieren trabajar desde casa. Sin embargo, la mitad de ellos nunca había experimentado esta forma de trabajar, indica un informe publicado por HubSpot en 2022.
Si bien instituir una política de trabajo remoto tiene muchos beneficios, significa repensar la colaboración y la cultura corporativa. Gilles Bertaux, cofundador y director general de Tormenta en vivouna plataforma de participación para gestionar reuniones y seminarios web de la A a la Z, revela los secretos para configurar este modo de funcionamiento.
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¿Era obvio trabajar de forma remota? ¿Cuáles fueron los principales pasos en su implementación?
No al principio no. Livestorm se fundó en 2016 y comenzamos a implementar completamente remoto en 2018 con la llegada de Laurent Schaffner, nuestro jefe de desarrollo de back-end, ya que trabajaba desde Chile. Primero nos abrimos a profesiones tecnológicas remotas porque era fácil contratar sin estar limitados a la ciudad de París. Nos dimos cuenta de que había una competencia feroz para contratar en la capital francesa. Para poder reclutar a los mejores talentos, independientemente de dónde vivan los candidatos, nos hemos convertido en una de las primeras empresas «remote-first».
También contribuyó al ADN internacional que tenemos hoy. También tenemos una entidad en Boston para ayudarnos a enfocar nuestra presencia en los Estados Unidos. Hoy en día, todos los puestos se ofrecen en pleno teletrabajo, a veces con preferencia por la zona horaria CET. Tenemos más de 160 empleados en 17 países y el 70% de los equipos trabajan de forma remota.
Después de unos años, ¿cuál es su opinión sobre la implementación del 100% de teletrabajo?
Tuvimos que adaptarnos, y todavía lo seguimos haciendo. Crecimos muy rápido: de 30 a más de 160 personas en dos años.
La primera retroalimentación es que a pesar de la distancia y todas las optimizaciones de nuestra comunicación diaria, es imperativo vernos regularmente. Cada trimestre, alentamos a nuestros gerentes a crear microseminarios de equipo durante unos días para reunirse. Para ello, cada Stormie dispone de un presupuesto semestral para viajar y conocer a otros miembros de su equipo u otro.
El segundo comentario es que la comunicación asíncrona es tan importante como la comunicación en vivo. La “fatiga del zoom” es real y es importante crear un marco sobre lo que debe ser imperativa- mente una llamada. Por lo demás, intentamos en la medida de lo posible trabajar gracias a nuestras herramientas de colaboración y en particular a nuestra documentación interna.
Finalmente, es común caer en la trampa del exceso de control gerencial. Por eso hacemos un uso intensivo y riguroso de los OKR para determinar los objetivos cuantificados de cada equipo cada trimestre. A partir de ahí, ya no nos fijamos en la forma de trabajar, sino en el resultado final. Es la forma que tiene un gerente de forzar la confianza en su relación.
¿Es el teletrabajo un freno a la cultura empresarial o puede, por el contrario, mejorarla?
No creo que eso sea un obstáculo, sino un desafío adicional, algo aún más importante. Creo que un buen negocio remoto es aquel que ha creado una cultura corporativa apropiada en torno al trabajo remoto.
Para asegurarse de que todo funcione sin problemas para todos sus empleados, debe invertir en herramientas que le permitan trabajar de forma asíncrona. Asegúrese de que sus comunicaciones estén agrupadas en el mismo espacio, disponibles en todo momento y fáciles de buscar.
También debe pensar en los empleados que trabajan en diferentes zonas horarias. Pueden sentirse desconectados si trabajan en zonas horarias diferentes a las de su gerente u otros miembros del equipo. Por lo tanto, es importante asegurarse de que se les ofrezca un espacio virtual para compartir información. Además, asegúrese de tener líderes fuertes que comprendan la situación a distancia y eviten la microgestión.
También recomiendo mantener la cadena de mando pequeña y liviana: una buena gestión significa que su equipo tiene una relación duradera y saludable con su gerente. Para hacer esto, necesitan tiempo para administrar y trabajar rápidamente en las decisiones. De ahí el tamaño. El teletrabajo es sinónimo de agilidad y trabajar en «nacelles» más pequeñas contribuye a ello.
Hemos rediseñado el proceso de incorporación para que sea el mismo para todos los empleados, ya sea que comiencen en persona o de forma remota, e independientemente de su zona horaria. Aseguramos el mismo seguimiento para todos los empleados con el 1:1 mensual y nuestras reuniones se organizan, en la medida de lo posible, en momentos en que todos pueden conectarse.
Siempre es mejor escribir para evitar mensajes distorsionados: documenta todo, lleva un registro de tus descubrimientos, lleva un registro de tus proyectos. Cuanto más escriba, menos preguntas o problemas de comunicación planteará. Mantén las cosas bien organizadas en un espacio de documentación y escala estos escritos cada vez que surja el tema. Mantenga un buen equilibrio entre asincrónico y sincrónico: a menudo nos sentimos tentados a acumular reuniones en vivo cuando bastaría con un video pregrabado, un documento colaborativo o un hilo de discusión.
Proporcione un trabajo completo desde casa para garantizar que trabajen en las mejores condiciones posibles. por ejemplo, en Tormenta en vivo, proporcionamos a todos nuestros empleados una MacBook y todos los accesorios necesarios, como un mouse, un teclado, una segunda pantalla, un soporte para computadora portátil, auriculares y algunas golosinas en los colores de Livestorm. Además de estos complementos, se dispone de un presupuesto de 1000€ para que cada empleado se compre un nuevo escritorio, una silla de oficina o lo que necesite para tener una instalación adecuada para trabajar bien desde casa. Para los empleados que deseen trabajar desde un espacio de coworking, Livestorm también destina un presupuesto de 300€ al mes.
¿Cuáles son las mejores prácticas y rituales a implementar para mantener un vínculo a distancia?
Trabajar a distancia seguro que te alejará de ese compañero de otro equipo con el que te cruzabas todas las mañanas en la máquina de café. Por lo tanto, trabajar de forma remota puede crear silos entre equipos, especialmente aquellos que no trabajan juntos. De ahí la importancia de construir una cultura real en torno al trabajo a distancia antes de decidir pasar al trabajo a distancia completo. Dicho esto, aún debe asegurarse de crear espacio y tiempo para que los empleados se reúnan al azar, ya sea para un café virtual o juegos virtuales.
De hecho, es importante crear rituales para romper los silos: encuentre momentos en los que su «grupo» pueda reunirse con el resto del equipo o incluso con personas de otros equipos. Cada equipo debe tener al menos un ritual para todo el equipo (p. ej., inicio semanal, desayunos virtuales) y un ritual para toda la empresa (p. ej., reunión semanal).
Además, cada persona en Livestorm tiene un presupuesto por semestre para conocer a otros colaboradores donde sea que estén. Muchos Stormies lo usan y les permite fortalecer los lazos entre colaboradores.
También hemos puesto en marcha Donut para facilitar los encuentros y los intercambios, y esto es muy apreciado por Tormenta en vivo.
¿Qué papel juegan las herramientas tecnológicas en la promoción del trabajo remoto?
Como dije anteriormente, Donut es una herramienta muy interesante para promover reuniones entre empleados, especialmente aquellos que no están obligados a trabajar juntos.
También utilizamos otras herramientas para simplificar la colaboración remota:
- Noción, por todo lo que es comunicación asincrónica;
- Figma, como herramienta de diseño colaborativo;
- Slack, como mensajería interna;
- Café, que permite que todos se registren cuando quieran ir a la oficina, para ver quién estará presente, pero también para asegurarse de que no seamos demasiados;
- Miro, para elaborar un mapa de empleados a través de un organigrama colaborativo o simplemente para perfilar procesos o proyectos;
- Lineal, para la gestión de tickets de ingeniería, TI e incluso marketing.
El trabajo remoto requiere el uso de diferentes herramientas para mejorar la colaboración y no perder el vínculo, pero también puede tener un impacto en la productividad si te molestan constantemente las notificaciones de correo electrónico o mensajes internos. Por lo tanto, aconsejo apagar o desactivar las notificaciones para que pueda concentrarse sin distraerse.
Después de una hora, que normalmente es cuando debería tomarse cinco minutos para tomar un descanso y despejar su mente de todos modos, puede volver a encenderlos para revisar sus mensajes y responder a sus colegas.
¿Cuáles son las ventajas de una política 100% de teletrabajo a largo plazo?
Somos una empresa flexible que nos permite ofrecer a nuestros empleados la libertad de adoptar lo que quieran: venir cuando les plazca a la oficina en París o Boston si están basados en EE. UU., trabajar 100% desde casa o beneficiarse de un coworking. espacio. Esta estrategia nos ha permitido contratar a los mejores talentos, en todo el mundo, y no estar restringidos a una sola ciudad o país.
A pesar de que pasamos de 30 a más de 160 personas en dos años, no tuvimos que cambiar de local, simplemente abrimos uno en Estados Unidos, en Boston, para poder desarrollarnos. Las oficinas son flexibles y las personas que quieren trabajar en la oficina se registran en la aplicación Café. Si se registran demasiadas personas, les proporcionamos un espacio de coworking para completar. Para la empresa, es muy positivo poder concentrarse en reclutar en un campo de juego mucho más amplio en lugar de tener que preocuparse por la capacidad de su oficina.
Por lo tanto, entra en juego el aspecto financiero, pero si solo se trata de trabajar de forma remota sin pagar ninguna tarifa, la ganancia financiera se verá compensada por impactos negativos en muchos otros aspectos.
Ofrecer flexibilidad a los empleados solo funciona si se les dan todas las claves para tener un entorno de trabajo tan completo como el de la oficina, más allá de los aspectos positivos del propio teletrabajo en términos de organización personal.
Esto implica cubrir ciertos costes, como los relacionados con la conexión a internet o el equipamiento, pero también ofrecerles la posibilidad de beneficiarse de un espacio de coworking si desean tener un entorno de trabajo separado de su hogar.
También es necesario pensar en una organización en la que los equipos tengan la posibilidad de reunirse físicamente de forma regular, disponiendo de locales accesibles, o proponiendo un presupuesto de viaje.
Por último, desde el punto de vista de un reclutador, estar preparado para acoger este tipo de perfil de teletrabajador también es una ventaja para ampliar horizontes y acceder a una mayor cantera de candidatos.
Y más allá de estos costes, también es necesario repensar la forma de trabajar y proponer nuevas herramientas para facilitar la comunicación y la colaboración.
Sin estos elementos, la empresa puede ahorrar económicamente, pero esto repercutirá directamente en su organización y en sus equipos. No ofrecer a los empleados las mejores condiciones de trabajo, ya sea en la oficina o de forma remota, no les permitirá desarrollarse profesionalmente en su totalidad y avanzar juntos y con la empresa.