¿Puede un PA virtual potenciar tu carrera?

Las cosas están abarrotando mi cerebro. Están las cosas del trabajo (personas para llamar, enviar correos electrónicos, conocer, cosas para leer y escribir, gastos), luego están las cosas de la vida. Regalos y uniforme escolar para comprar, viajes de verano y alojamiento para reservar, citas en el hospital y clubes extraescolares para organizar. Muchas de las tareas en mi lista personal de cosas por hacer apenas son agotadoras pero acumulativamente acechan mi mente, a veces perturbando mis noches.

Entonces, cuando me ofrecieron un mes con un asistente personal remoto para hacer frente a mis tareas, agradecí que dije que sí. A diferencia de un asistente ejecutivo, que es el guardián de los diarios de trabajo, organiza reuniones y viajes, mi caballero blanco es Laura-Faye Trainor, una PA remota que ayudará a suavizar mi vida privada. Kath Clarke, la fundadora de BlckBx, que emplea a Trainor, tiene grandes reclamos por el servicio. Los usuarios tendrán más tiempo libre y una mayor igualdad de género en el hogar, liberando a las mujeres de su carga doméstica e impulsando sus carreras.

Yo estaba indeciso en mi primera llamada. ¿Realmente podría pedirle a Trainor que anotara los partidos de fútbol de menores de 11 años en mi agenda, buscara un regalo y reservara entradas para una gira de los Beatles? Sí, instó. Se sintió incómodo. Pero muy rápidamente, se sintió malditamente brillante. Había subcontratado el tedio.

Clarke comenzó BlckBx en la pandemia cuando vio que las mujeres luchaban por mantenerse al día con el trabajo y la vida familiar con el cierre de escuelas. El servicio también nació de las propias frustraciones de Clarke. Los amigos pensaron que la madre de tres hijos, que trabajaba para sí misma como consultora con horarios flexibles, estaba viviendo el sueño. En cambio, ella estaba constantemente “buscando en Google la gestión del tiempo, [wondering] Qué estoy haciendo mal”. Se dio cuenta de que las mujeres que parecían tener sus vidas en orden no tenían un mejor enfoque sino apoyo. “Es un secreto que todas estas personas exitosas tienen ayuda”.

Así que creó un servicio que aborda “las cosas realmente aburridas, la subcontratación para la administración familiar”, dirigido a los empleadores. Ella espera que ofrezcan una PA virtual como un beneficio para los empleados.

El punto dulce, dijo Clarke, es la lista diaria de cosas por hacer, “Luego está el Día de la Nariz Roja, el Día Mundial del Libro. Obras de teatro navideñas, eventos para recaudar fondos y luego todas las compras navideñas”. Ella dijo que sus asistentes personales remotos (el 80 por ciento de los cuales son empleados) le ahorran a una familia entre 10 y 30 horas al mes, en tareas que van desde ideas para las vacaciones hasta reservar una tienda en línea.

La demanda de PA remotas ha aumentado después de la pandemia, dice Melissa Smith, fundadora del servicio The Personal Virtual Assistant. “Le dio a la gente tiempo para reflexionar. . . La gente dejaría de lado sus fines de semana y sus noches [to do life admin]. Ellos pensaron, ‘¿Por qué necesito hacer eso?’”

Los días de pedirle a un asistente personal en el lugar de trabajo que compre un regalo para un cónyuge (o amante) pertenecen a los días empapados de martini de la era de Mad Men. Chloe Cotty, asistente personal virtual que trabaja en Devon, trabajó anteriormente como asistente personal en una gran empresa, pero interrumpió su carrera para tener hijos. Muchos de sus clientes tienen un asistente ejecutivo en la oficina, pero no es su trabajo hacer la administración de la vida: “Si mi jefe me hubiera pedido que reservara el dentista, no habría estado bien”. Ella también disfruta de la variedad. “No estás sentado haciendo facturas todo el día”.

Los PA virtuales son un beneficio para los empleados cada vez más popular, dice Barnaby Lashbrooke, fundador y director ejecutivo de la empresa de PA virtuales Time Etc, para aquellos empleadores que buscan formas de “maximizar la productividad del personal y reducir el estrés”. “La gente quiere disfrutar de su tiempo libre. Además, la administración urgente de la vida tiende a colarse en las horas de trabajo”.

Adam Hearne es el director ejecutivo y cofundador de Carbon Chain, una plataforma que permite a las empresas realizar un seguimiento de las emisiones de su cadena de suministro, y recientemente ofreció el servicio a los empleados porque “las personas están abrumadas con la gestión de sus vidas personales”.

Pero la puesta en marcha también quiere que los empleados busquen productos más sostenibles para reducir su huella de carbono. Esto puede llevar más tiempo además de las demandas familiares y laborales, por lo que ofrecer una PA virtual es “una forma de ayudar al personal a pensar en opciones con menos emisiones de carbono”.

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Investigación sugiere que una distribución más equitativa del trabajo doméstico y de cuidados no remunerado contribuiría a una mayor igualdad en las tasas generales de empleo, los diferentes tipos de empleo y el número de horas trabajadas. Pero Abby Davisson, coautora de dinero y amorseñaló que muchas más tareas son principalmente mentales, e invisibles, en lugar de trabajo físico.

A veces denominada carga mental, “todavía ocupan tiempo y espacio cerebral”, dijo, que es donde un PA virtual realmente puede ayudar.

Hearne y su socio, por ejemplo, ahora centralizan las listas de tareas pendientes, haciendo emerger tareas como el dentista de rutina o las citas médicas que se pueden olvidar fácilmente. “Empareja las cosas”, dice, refiriéndose a la división de tareas de la pareja.

Christian Edelmann, socio gerente y codirector de Europa en Oliver Wyman, está pagando él mismo un PA. (La consultoría ofrece asistentes de BlckBx como un beneficio para los nuevos padres y para quienes se encuentran en momentos de estrés en sus vidas personales, como el divorcio). “Mi esposa también trabaja a tiempo completo”, dice Edelmann. “Nos ha hecho conscientes de que queremos compartir tareas 50/50. Suelen ser las mujeres las que lo asumen”.

Lo mismo ocurre con Davisson, que tiene hijos pequeños y recientemente lanzó un negocio, al igual que su esposo. “Como resultado, ambos hemos podido dedicar más espacio mental a nuestros esfuerzos profesionales, y hemos podido estar más presentes cuando estamos con nuestros hijos. La inversión que hemos hecho parece valer la pena, y la vemos exactamente como eso: una inversión en nuestras carreras y nuestras vidas, no simplemente un gasto”.

Irónicamente, Trainor me ha ayudado a recuperar mi tiempo libre porque dejó su carrera anterior como abogada, cuando la carga de trabajo inundó su vida personal. Ella es capaz de “empatizar” con los clientes sobre un equilibrio deficiente entre el trabajo y la vida. Hay algunas superposiciones entre la ley y ser un PA, principalmente, el ritmo acelerado cuando los clientes necesitan algo con urgencia.

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Muchas tareas secretariales tradicionales, como el dictado, han sido reemplazadas por tecnología. Con la proliferación de la inteligencia artificial generativa, ¿las PA virtuales seguirán necesitando la participación humana? Clarke dice que ya usan ChatGPT para automatizar algunos trabajos. “La tecnología de IA puede potenciar las tareas administrativas repetitivas, recurrentes y predecibles [such as sourcing gifts while the] picos de cereza auxiliares. . . te conocen de adentro hacia afuera y pueden brindarte un servicio personalizado”.

BlckBx está construyendo una plataforma de IA para ayudar a los asistentes y mejorar y refinar los servicios. Clarke cree que siempre habrá demanda de personas reales. “Todos tienen empatía. No puedes reemplazar eso”.

Lo que me impresionó de mi mes con Trainor fue que un servicio que parecía un lujo se convirtió rápidamente en un derecho. Trainor se convirtió en un símbolo de estatus cuando, horriblemente, mi familia comenzó a mencionar “tu PA” tanto como fuera posible en las reuniones sociales.

Pronto desarrollé una indefensión aprendida, particularmente pronunciada después de que nos despedimos de Trainor. Trazando un viaje en tren por Francia y varias escalas, lamenté la pérdida. Se sentía demasiado por mi cuenta.

Sin embargo, no puedo argumentar que ella recalibró mi relación con mi pareja, ya que las tareas domésticas se dividen de manera bastante equitativa. Pero mi carga mental era más ligera, sabiendo que se estaban haciendo cosas sin mi opinión. Quiero decir que usé ese tiempo extra para concentrarme en mi trabajo, pero sospecho que lo usé para ver más televisión.

El FT pagó por un mes de prueba de BlckBx