Planifica la rutina diaria con antelación.
A menudo hay más tareas de las que se pueden abordar en un solo día de trabajo. Una forma de contrarrestar la posible abrumación es seguir el concepto de David Allen, autor de la guía Getting Things Done. Esto establece que todas las tareas deben registrarse y luego clasificarse según su urgencia para que el orden de procesamiento se pueda ver de un vistazo. Las tareas que tienen una alta prioridad y se pueden completar en un corto período de tiempo deben completarse primero para liberar su mente de las tareas que toman más tiempo en completarse.
Digitalizar la gestión de documentos
La clasificación y archivo de documentos importantes y correspondencia en papel sigue siendo el método probado de muchas empresas en la actualidad. Sin embargo, esto va acompañado de altos gastos en suministros de oficina y espacio de almacenamiento. Cambiar de la gestión de documentos analógicos a la digital no solo ahorra costes, sino que también protege el medio ambiente.
Utilice documentos de muestra
“business-wissen.de” recomienda desarrollar plantillas para documentos que se utilizan con frecuencia. Los ajustes menores suelen ser suficientes para el próximo uso. Si tiene que crear presentaciones con frecuencia, tiene sentido configurar una presentación estándar con el logotipo de una empresa y una estructura aproximada para que solo tenga que completarla la próxima vez.
Haz que el lugar de trabajo sea minimalista
Además, no se debe perder el tiempo buscando notas y documentos extraviados. Por lo tanto, el escritorio debe ordenarse todas las noches para minimizar el esfuerzo de búsqueda para el día siguiente. Esto generalmente solo toma unos minutos, pero ahorra mucho tiempo de búsqueda al día siguiente. Este principio también se aplica a la PC: los buzones de correo desbordados y los fondos de escritorio que ya no se pueden reconocer desde los archivos puros cuestan un tiempo de trabajo valioso. En su lugar, debe crear estructuras de carpetas claras y evitar cualquier forma de exceso.
Presta atención a tu propio estilo de comunicación.
Además, se debe reflexionar conscientemente sobre los procesos habituales de comunicación. Los correos electrónicos grandes suelen ser la forma preferida de aclarar inquietudes. Sin embargo, un intercambio de cartas suele llevar más tiempo que la ruta directa por teléfono. Una llamada telefónica a menudo es suficiente para discutir los asuntos de una sola vez. Sin embargo, si se prefiere la forma escrita, las formulaciones breves y concisas pueden dar sus frutos. Cuanto más fácil sea entender un correo electrónico, menos consultas recibirá en el transcurso de la comunicación y el resultado deseado se logrará más rápidamente.
Inna Warkus / Editor finanzen.net
Fuentes de imagen: fotohunter / Shutterstock.com, nd3000 / Shutterstock.com
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