La combinación de la crisis sanitaria, las tensiones geopolíticas y económicas actuales, así como el crecimiento del trabajo híbrido en Francia, contribuyen a aumentar la competencia en el mercado. En este contexto, elegir herramientas de colaboración que permitan formas de trabajo más fluidas y flexibles debe ser una prioridad para las empresas.
Si bien algunas soluciones de colaboración gratuitas pueden parecer atractivas, no son la opción ideal para ayudar a las empresas a tener éxito, ya que estas soluciones a corto plazo no siempre se corresponden con las necesidades reales de las organizaciones en la era del trabajo híbrido y no ofrecen un retorno real de la inversión. . De hecho, lo principal en este momento debería ser priorizar la mejora de la colaboración y establecer una sede digital que ofrezca flexibilidad, alineación y transparencia para todas las partes interesadas de la organización. Aquí, exploremos qué tecnologías ofrecerán respuestas reales a largo plazo a los desafíos de hoy y de mañana.
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Una sede digital para satisfacer las nuevas necesidades de la era digital
La nueva normalidad, definida por la necesidad de establecer un lugar de trabajo híbrido y flexible, ha transformado drásticamente la forma en que trabajan las organizaciones en la actualidad. Así lo demuestra un estudio del Future Forum, que indica que uno de los elementos más importantes de una buena experiencia de trabajo remoto es la libertad para poder liberarse de las ataduras de las 9:00 am/5:00 pm. Aún según esta fuente, más del 94% de los trabajadores del conocimiento en el mundo desean beneficiarse de la flexibilidad en cuanto a los horarios de trabajo y el 79% en cuanto a la elección de su lugar de trabajo.
Cumplir con estas altas expectativas en términos de flexibilidad implica el uso de tecnologías de punta para promover la comunicación asíncrona (intercambios diferidos en lugar de en tiempo real) y la toma de decisiones continua. Estos también deben promover la alineación de las diferentes partes interesadas del negocio, la cultura corporativa y el compromiso de los empleados. Para lograr este objetivo, las empresas deben, como mínimo, proporcionar a sus equipos un espacio de trabajo colaborativo centralizado donde puedan comunicarse de manera efectiva, resolver rápidamente problemas urgentes y contribuir a proyectos sin tener necesariamente reuniones en vivo o cara a cara y poder continuar. trabajando sin interrupción. Este espacio de trabajo unificado se convertirá en su sede digital (un espacio centralizado que simplifica el trabajo entre su gente, sistemas, socios y clientes), eliminando los silos de comunicación y uniendo a los equipos en torno a proyectos, procesos y objetivos comunes.
Muchas empresas ya han reconocido la necesidad de construir esta sede digital de próxima generación, para eludir las limitaciones de los medios de comunicación más tradicionales como el correo electrónico. Sin embargo, para responder rápidamente a la demanda actual de flexibilidad, los responsables de la toma de decisiones de TI pueden verse tentados a centrarse en el costo asociado y las características básicas como criterios para seleccionar su futura solución de comunicación empresarial, a riesgo de perderse las necesidades reales de los usuarios finales. Sin embargo, invertir en tecnologías equivocadas puede resultar costoso y tener consecuencias negativas a largo plazo, por ejemplo: en la capacidad de las empresas para retener y reclutar talento o en la productividad de los empleados y afectar el rendimiento general y el crecimiento de la organización. En este contexto, ¿cuáles son las estrategias y soluciones de comunicación que los líderes empresariales deben implementar?
La mensajería basada en canales hace que la comunicación sea más rápida y fluida
Los servicios de mensajería de canal son la respuesta más adecuada a las necesidades de los nuevos empleados. En este caso, aportan más orden y claridad al trabajo. Para agilizar los flujos de trabajo, las empresas pueden, por ejemplo, crear un canal para cada proyecto, tema o equipo. En este caso, los trabajadores pueden concentrarse mejor en conversaciones y misiones clave. Todos, independientemente de su estado, tienen acceso transparente a todos los intercambios, centralizados en un solo espacio. Por ejemplo, suponga que una autorización tiene que pasar por varios niveles de aprobación en un nivel superior. En esta situación, el uso del correo electrónico puede ralentizarse y aumentar el riesgo de error. La transparencia habilitada por la sede digital hace que este proceso sea más fácil, más rápido y también acelera y asegura la comunicación, dentro de la empresa y con todas sus partes interesadas externas, a diferencia de herramientas más tradicionales como el correo electrónico.
Habilite el trabajo asíncrono gracias a las herramientas de audio y video digital
Para mantenerse por delante de la competencia, las organizaciones reconocen la necesidad de plataformas intuitivas que permitan el trabajo sincrónico y asincrónico. En el entorno de trabajo híbrido actual, los equipos exitosos también aprovechan las soluciones de audio y video digital asincrónicas, como compartir una actualización rápida del proyecto, presentar el trabajo, demostrar un producto, brindar instrucciones paso a paso a sus colegas o simplemente tener conversaciones informales como esas. que tienen lugar en la oficina o alrededor de la máquina de café. Esto permite que los equipos colaboren, resuelvan problemas apremiantes y contribuyan a proyectos sin interrupciones innecesarias ni reuniones programadas. De esta manera, un asiento digital no solo sirve como columna vertebral para el trabajo y la comunicación, sino que también ofrece a los empleados más libertad en el desempeño de sus funciones.
Rehumanizar las relaciones laborales
Las plataformas de mensajería de canal también ayudan a construir una sede digital más «humana». Mientras que el contacto cara a cara transmite el estado de ánimo de un individuo (a través de la expresión facial y la entonación de la voz), las interacciones virtuales no siempre lo hacen. Para remediar esto, en la sede digital, los emojis son una forma entre otras de rehumanizar los intercambios profesionales para inculcar más simpatía y amistad y fortalecer los lazos en el lugar de trabajo. Conclusiones confirmadas por un estudio francés reciente de OpinionWay, según el cual el 70% de los encuestados cree que compartir un emoji que muestre la expresión de un sentimiento o emoción facilita la decodificación y humaniza la comunicación en un entorno donde los intercambios digitales han aumentado. Por lo tanto, los emojis se pueden usar para promover la buena voluntad, fortalecer la cultura corporativa y crear un ambiente de trabajo más saludable. Estos principios constituyen un elemento esencial del arsenal de las empresas que piensan su estrategia a largo plazo.
El ejemplo de un líder minorista que capitalizó su sede digital
Un buen ejemplo del uso efectivo de las modernas plataformas de colaboración es Veepee. Para los principales actores del comercio electrónico como Veepee, la respuesta rápida a la gestión de incidentes es fundamental para la productividad y la rentabilidad. Anteriormente, la gestión de incidentes era reactiva y se basaba principalmente en el correo electrónico. Los incidentes en Veepee tienen una naturaleza múltiple, que no se limitan a problemas técnicos, sino que pueden ocurrir en cualquier parte de la organización (por ejemplo, durante cambios comerciales clave, por elementos mal etiquetados o por problemas de seguridad), lo que complica la tarea. Por lo tanto, cuando ocurre un incidente, los equipos deben trabajar rápidamente y bajo presión. La integración y automatización de la gestión de incidentes en su sede digital permitió a Veepee pasar a la gestión en tiempo real, lo que simplificó mucho los procesos para los cinco equipos, repartidos en seis países y diez ciudades, que son responsables de esta tarea. Su flujo de trabajo ahora se basa en canales de incidentes, respaldados por sistemas integrados listos para usar, aplicaciones personalizadas y bots. Al repensar por completo sus procedimientos, han logrado reducir los incidentes en un 67 % y están utilizando el valioso tiempo ahorrado para concentrarse en lo esencial, es decir, la calidad y la satisfacción del cliente.
Una inversión de futuro que dará sus frutos
No podemos pensar el mañana con las herramientas de ayer. Los flujos de trabajo optimizados, la comunicación transparente y la capacidad de los equipos para trabajar de forma asincrónica deben ser prioridades para los líderes que desean construir sedes digitales aptas para el largo plazo.
Antes de lanzarse a una solución de comunicación y colaboración, las empresas y los responsables de la toma de decisiones deben asegurarse de que su inversión satisfaga todas las nuevas necesidades de sus empleados y que la solución sea adaptable, flexible y escalable, en lugar de una simple solución milagrosa. Al hacerlo, todos, desde el individuo hasta los equipos y toda la empresa, se beneficiarán.