Dilema
Un jefe que nunca pregunta sobre la situación personal que usted le ha confiado, un colega que domina sistemáticamente la conversación durante las reuniones o alguien que envía a menudo correos electrónicos incomprensibles: la mala comunicación es, con diferencia, la mayor fuente de molestias en el lugar de trabajo, concluyó. Recientemente salió de una gira de más de 1.300 empleados en ocho organizaciones. ¿Qué puede hacer un empleado para mejorar la comunicación dentro de la empresa, con un colega o un directivo?
Cada uno se comunica de manera diferente.
Juri Hoedemakers, quien realizó la gira, está realizando una investigación de doctorado en la Universidad Erasmus de Rotterdam sobre cómo decir la verdad dentro de las organizaciones. Nada menos que el 87 por ciento de los empleados encuestados no están satisfechos con la comunicación dentro de su empresa. “Por ejemplo, creen que se pregunta muy poco, que se hacen demasiadas suposiciones, que sólo los bocazas pueden hablar y que a menudo se olvida explicar por qué una empresa toma determinadas decisiones”.
Según René Drost, la comunicación es una de las habilidades más sobrevaloradas que los directivos creen tener. Drost es el propietario de Bureau HTM, una empresa que brinda capacitación en el campo del liderazgo, desarrollo de equipos y comunicación. “Hay muchos tipos diferentes de personalidades, que a menudo se expresan en perfiles de colores diferentes. Cada tipo implica diferentes estilos de comunicación. Es lógico que toda personalidad crea que se comunica bien, pero la gente suele asumir que la comunicación funciona igual para otra persona. Y ahí es donde las cosas van mal”.
Según él, muchos directivos, que a menudo encajan en el perfil del color rojo citado por Drost (con cualidades como la asertividad y la expresividad), olvidan a menudo que no todos se atreven a decir tanto o pueden expresarse tan fácilmente como ellos. Esto obstaculiza una comunicación eficaz. “El objetivo de un gerente es ayudar a otros a desempeñarse bien. Por eso tienen que profundizar en la otra persona: ¿cómo estás, cómo te comunicas, cómo puedo motivarte?”, dice Drost.
Durante la formación, Drost habla con los equipos y directivos sobre su estilo de comunicación. “Alguien con el perfil de color verde suele ser más introvertido, pero el hecho de que sea menos probable que este empleado hable durante una reunión no significa necesariamente que tenga menos conocimiento de algo. Si entiendes que las personas se comunican de manera diferente, puedes tenerlo en cuenta”.
Establecer reglas de comunicación
Drost aconseja a los equipos que establezcan acuerdos de comunicación claros con antelación y los evalúen varias veces al año. Esa conversación a menudo solo se mantiene si hay un problema, pero una etiqueta de comunicación clara a menudo puede prevenir ese tipo de problemas. Estos acuerdos pueden ser muy concretos. Por ejemplo: permitirse hablar unos a otros, un número máximo de minutos de conversación durante una reunión, no levantar la voz.
También puede funcionar bien incluir una breve ronda de retroalimentación al final de una reunión o reunión, en la que todos discutan su visión o la escriban en una nota y la entreguen, dice Hoedemakers. “De esta manera se evita que sólo los empleados más dominantes hablen y también se invita a los introvertidos a dar su opinión de la manera que más les convenga”.
Hoedemakers también le aconseja que analice detenidamente su propio papel. “Piensa en lo bueno que eres escuchando y en la frecuencia con la que visitas a un colega para comprobar si tu correo electrónico se recibió correctamente y si tu solicitud fue clara. ¿Y cómo proporcionas comentarios cuando alguien te envía una solicitud? Según Hoedemakers, la comunicación dentro de una empresa también mejora si los compañeros se explican más a menudo por qué hacen algo o se preguntan entre sí al respecto. “La comunicación es multidireccional, todos los empleados de una organización son corresponsables de ella”.
Si la comunicación con un colega o un jefe sigue siendo difícil a pesar de este consejo, es bueno tener una conversación al respecto, dice Drost. Esto no debe hacerse en medio de una reunión, sino en un momento aparte. “Un gerente probablemente no se da cuenta de que no ha respondido a su situación personal. Es útil decir que le gusta que alguien le pregunte cómo van las cosas, sin importar lo emocionante que pueda parecer. No expresar lo que se piensa suele ser uno de los mayores obstáculos para la comunicación”.
Entonces
Comunicar es mucho más que hablar o enviar correos electrónicos: también es escuchar, decir lo que quieres decir sin desvíos, hacer preguntas, dar instrucciones claras sin jergas y explicar por qué se necesita algo. Cada uno hace esto de forma diferente, lo que puede provocar ruido.
El primer paso es darse cuenta de que cada persona se comunica de manera diferente y que algo que tiene sentido para usted puede no tenerlo para otra persona. Los equipos necesitan debatir sobre esto: cómo se comunican los empleados individuales dentro de un equipo y qué acuerdos puede hacer el equipo para garantizar que todos obtengan el mejor beneficio posible. Si eso no funciona, puede ser útil tener una conversación con un colega o gerente y dejarle claro lo que necesita, para que puedan tenerlo en cuenta.
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