La comunicación eficiente es la piedra angular del éxito empresarial. Internamente, asegurarse de que su equipo se comunique sin problemas le ayuda a evitar pérdidas por fricciones, malentendidos, retrasos y superposiciones. Externamente, una comunicación con el cliente libre de frustraciones está directamente relacionada con una experiencia positiva del cliente y una mayor satisfacción.
Sin embargo, los canales de comunicación empresarial también son un objetivo importante para los ciberdelincuentes. En los últimos años, especialmente desde la pandemia, el número de ciberataques se ha disparado. Las estadísticas muestran que sólo el año pasado, el número de hackeos se disparó un 38%. Peor aún, una empresa todavía tarda un promedio de 277 días en identificar una infracción, lo que provoca una pérdida de $4,35 en promedio.
Entonces, ¿cómo pueden las empresas proteger sus canales de comunicación contra los piratas informáticos y al mismo tiempo ofrecer la mejor experiencia posible a los clientes y mantener la productividad del equipo? Aquí encontrará todo lo que necesita saber y qué errores que debes evitar.
Utilice plataformas seguras
Para empezar, existe la posibilidad de elegir canales de comunicación. Para satisfacer las demandas de comunicación de los clientes, deberá ofrecer una variedad de canales, desde mensajes de texto, correo electrónico y chat en vivo hasta llamadas de voz y video. Sin mencionar los canales de comunicación empresarial interna, mensajería y herramientas de colaboración en equipo, los más destacados.
A la hora de elegir todos estos canales hay que priorizar la seguridad. Al comparar plataformas de comunicación, ya sean proveedores de UCaaS o software de centro de contactoes crucial tener en cuenta sus estándares de seguridad.
¿Han sido violados antes? ¿En qué infraestructura de servidor y cifrado dependen? ¿Qué protocolos de ciberseguridad implementan? ¿Cumplen con las normas internacionales de seguridad de datos? ¿Ofrecen medidas de seguridad adicionales como la autenticación de dos factores?
Todas estas son preguntas a las que debes encontrar respuestas antes de decidirte por cualquier plataforma de comunicación para tu negocio.
Audite sus contraseñas y permisos
A continuación, su empresa debe auditar sus contraseñas y revisar qué miembros del equipo tienen qué permisos.
Por increíble que parezca, Mostrar estadísticas que una gran mayoría de las filtraciones de datos (¡un 80 %!) se deben a credenciales de inicio de sesión comprometidas. También revelan que el 75% de las personas no siguen las mejores prácticas en materia de contraseñas, a pesar de saberlo mejor.
De hecho, “123456”, “contraseña” y “admin” aún permanecer en la lista de las contraseñas más utilizadas en 2024.
El aumento de la complejidad de las contraseñas reduce drásticamente el riesgo de que se produzcan infracciones cibernéticas exitosas. Es por eso que una revisión exhaustiva de las contraseñas y la implementación de estándares draconianos de contraseñas deben ocupar un lugar destacado en su lista de prioridades para salvaguardar sus comunicaciones comerciales.
En cuanto a la revisión de permisos, cuantas más personas tengan acceso a un sistema, más probable será que alguien cometa un error que pueda resultar en una infracción. Asegúrese de que sólo aquellas personas que realmente lo necesitan tengan acceso a información confidencial.
Invierta en protección de ciberseguridad
Otra estrategia para proteger las comunicaciones de su empresa contra los piratas informáticos es invertir en herramientas de ciberseguridad.
Con las crecientes tasas de delitos cibernéticos y la adopción de tecnologías como la inteligencia artificial por parte de los piratas informáticos, las empresas de ciberseguridad han intensificado sus esfuerzos para proporcionar herramientas para defenderse de ellos.
Revisa qué herramientas de ciberseguridad utiliza tu empresa. Un sistema antivirus sólido, una solución de red privada virtual (VPN) y un administrador o bóveda de contraseñas (de equipo) combinado con una política de contraseñas segura debería ser el mínimo absoluto.
Yendo más allá, puede invertir en monitoreo de fraude financiero, monitoreo de robo de identidad para los miembros de su equipo, así como protección de llamadas no deseadas.
Las herramientas de monitoreo de ciberseguridad, en particular, están infrautilizadas por las empresas, una de las principales razones del retraso, a menudo de meses, en la detección de una infracción. En caso de hackeo, es fundamental detectarlo lo antes posible para poder limitar el daño y la pérdida de confianza del cliente.
Mejore las habilidades de ciberseguridad de su equipo
La gran mayoría de las infracciones cibernéticas exitosas se deben a errores humanos y no solo a la elección de contraseñas débiles.
En particular, los ataques de phishing se han vuelto más sofisticados en los últimos años. Atrás quedaron los días en que un príncipe nigeriano atrapado en un aeropuerto pedía un préstamo.
En lugar de eso, recibe un correo electrónico de su supervisor hacia el final del día laboral porque necesidades sus credenciales de inicio de sesión para una operación de alto nivel.
O recibes un mensaje en Slack de un colega de dos departamentos con un enlace para firmar la tarjeta de cumpleaños virtual de Sarah de contabilidad.
Si los piratas informáticos realmente van más allá, es posible que incluso reciba una llamada del director ejecutivo de su empresa pidiéndole ayuda con un problema técnico.
En todos estos casos, muchos no lo pensarían dos veces antes de entregar información o hacer clic en el enlace que les envían, sin pensar en el phishing o el phishing de voz. Y hoy, eso es todo lo que se necesita para abrir la puerta de par en par a que los ciberdelincuentes entren silenciosamente en sus sistemas de comunicación.
Para evitar que ocurra cualquiera de estos escenarios, debe mejorar las habilidades de ciberseguridad de su equipo y sus capacidades para detectar y señalar fraudes. Tener capacitación periódica en ciberseguridad es crucial, al igual que realizar verificaciones aleatorias para asegurarse de que todos cumplan con las mejores prácticas.
Desarrollar SOP y una rutina de ciberseguridad
Finalmente, para proteger los canales de comunicación de su empresa de los piratas informáticos, es esencial desarrollar procedimientos operativos estándar y una rutina fija de ciberseguridad.
Sus SOP deben cubrir no sólo cómo proteger sus sistemas, sino también qué hacer en caso de una infracción o sospecha de una infracción. Todos los miembros de su equipo deberían poder detectar actividades sospechosas y saber exactamente a quién contactar en caso de que lo hagan.
¿A quién deben alertar si reciben un mensaje de phishing en su teléfono del trabajo?
¿Cuál es el procedimiento si las bases de datos se comportan de manera extraña?
¿Qué sistemas deben cerrarse primero para contener una posible infracción?
Todas estas son preguntas que deben aclararse y comunicarse a su equipo.
Del mismo modo, por incómodo que sea, también es necesario desarrollar planes de respaldo para el peor de los casos de una infracción exitosa. ¿Cuál es tu estrategia para recupera tu sitio web si ha sido tomado como rehén? ¿Y cómo alerta a los clientes sobre una amenaza potencial?
Por último, es necesario incorporar la ciberseguridad a sus rutinas diarias, semanales, trimestrales y anuales. Los ciberdelincuentes evolucionan constantemente sus tácticas y usted debe mantenerse al día para proteger sus comunicaciones.
Esto significa mantenerse actualizado sobre noticias sobre ciberseguridad, nuevas amenazas y estafas. También implica cambios periódicos en sus contraseñas, revisiones del sistema y actualizaciones de sus SOP.
Conclusión
Proteger las comunicaciones de su empresa contra los piratas informáticos es una tarea compleja. Comienza con la elección de plataformas y herramientas de ciberseguridad, pero requiere una vigilancia constante. Es fundamental auditar periódicamente sus contraseñas y permisos, informarse a sí mismo y a su equipo y desarrollar rutinas y procedimientos operativos estándar de ciberseguridad.
Si bien todo esto requiere una cantidad considerable de tiempo, esfuerzo y recursos, vale la pena. La alternativa es quedar expuesto y vulnerable a ataques que pueden tener graves consecuencias financieras y provocar una pérdida total de la confianza del cliente. En ese escenario, la pregunta es cuándo –en lugar de si– serás violado.
Sólo con las mejores herramientas y miembros del equipo que cumplan con las mejores prácticas de ciberseguridad y sean capaces de detectar ataques de phishing, podrá defender sus canales de comunicación.
Nota: Este artículo experto es aportado por Hassan Saleem, un exitoso emprendedor en serie, inversor y fundador de múltiples empresas emergentes de tecnología y comercio electrónico. Ahora dirige una agencia de marketing que ayuda a pequeñas empresas y nuevas empresas a establecer una sólida presencia en línea.