“Fransız aile şirketi, organik adil ticaretin öncüsü ve kakao uzmanı”: Yaklaşık 30 yıl önce kurulmuş bir şirket olan KOBİ Kaoka, kendisini bu şekilde sunuyor. Marka, Biocoop veya Naturalia gibi uzmanlaşmış mağazalarda dağıtılan 56 organik ve adil ticaret çikolata referansı sunmaktadır.
Kaoka’nın üretim araçları yoktur. Şirket, çikolata üretimi ve kakao çekirdeklerinin dönüştürülmesi için Cémoi grubu da dahil olmak üzere tedarikçilere güveniyor. Kaoka, üreticinin hem müşterisi, hem tedarikçisi hem de yan kuruluşudur.
Organik, kalite ve izlenebilirlik sorunu
Şirket, tedarik ve üretici ilişkilerine odaklanmayı seçti. Kaoka’ya hammadde sağlayan 4.824 ortak üreticisi var. Bu nedenle faaliyetinin ana kısmı, tedarik zincirini, ürünlerin kalitesini ve ayrıca ticari yönü yönetmekten oluşur.
Bu yönetim, entegre bir yazılım paketinin olmamasının karmaşıklığıyla karşı karşıya kaldı. Bilgisayar araçları açısından, Kaoka ve 17 çalışanı daha önce ağırlıklı olarak sınırlı bir satış yönetimi uygulamasına ve Excel belgelerine güveniyordu.
CEO’su Guy Deberdt’in açıkladığı gibi, “kakao çekirdeği akışları veya toplu kompozisyon” ile ilgili görevler 2020’den önce Excel dosyaları aracılığıyla manuel olarak yönetiliyordu. Süreçler ve özellikle Cémoi ile olan değiş tokuşlar bu nedenle zaman alıcıydı ve girişler çoktu.
Gıda endüstrisi için bir ERP
2020’de KOBİ, bir ERP (entegre yönetim yazılımı paketi) alarak bu sorunu gidermeye karar verdi. İhale çağrısı çerçevesinde seçilen beş araç arasında, son olarak, entegratör PG2i tarafından gıda endüstrisinin özelliklerine bağlı kalmak üzere özelleştirilen Divalto Infinity yazılım paketi korunacak.
Kaoka, kendisi için yeni bir teknolojik teklifi netleştirmesine yardımcı olmak amacıyla, seçimin ilk aşamasında bir danışman tarafından eşlik edildi. Ürünler arasında karar verirken ergonomi önemli bir kriterdi.
Yönetici, “Oldukça çok yönlü ve çok aktiviteli bir ERP’ye ihtiyacımız vardı” diyor. Infoologic’in tarım-gıda sektöründe uzmanlaşmış ERP Copilote’u, Kaoka’nın beklentilerini karşılayabilirdi. “Organik pazarda kullanan başka meslektaşlarımız da var. »
Dengeleme özellikleri ve maliyet
Ancak, Infoologic’in ERP’sinin maliyeti mevcut bütçeyi aştı. Divalto daha sonra işlevsel kapsam ve maliyet arasında bir uzlaşmayı temsil etti. Çözüm, entegratör tarafından gıda endüstrisinin özelliklerine de uyarlanmıştır.
Dağıtım moduyla ilgili olarak Kaoka, yerel olarak kurulmuş bir sunucuda şirket içi bir kurulum seçmiştir. Bulut da mevcuttu. Ancak Guy Deberdt için bu tüketim şekli, internet kesintisi durumunda faaliyeti felç etme olasılığı yüksek bir risk arz ediyordu.
KOBİ’nin patronu ayrıca, ev sahiplerinin enerji tüketimine işaret ederek ekolojik bir bağlılık iddia ediyor. ERP’nin ve verilerinin güvenliğini sağlamak için Kaoka, Orange tarafından yönetilen bir Stormshield çözümüne sahiptir. Yedekleme, yerinde ve harici olarak birden çok çoğaltmaya dayanır. Buna, bağlantısı kesilmiş bir yedekleme eklendi.
ERP’nin işlevleri ve katkıları ile ilgili olarak, bu aşamada her şeyden önce stok ve tedarik zinciri yönetimine odaklanmışlardır. Şirketin kalite uzmanları da ürün izlenebilirliği ve kalite verilerinin girilmesi için yazılım paketini kullanıyor. İş akışı otomasyonu yoluyla satış yönetimi, iyileştirme için başka bir alandır.
Devam eden optimizasyon
Satış izleme de dahil olmak üzere işlevsel kapsamların optimize edilmesi gerekiyor. Ürün sınıflandırmalarındaki tam bir değişiklik nedeniyle Kaoka’nın Temmuz 2021’den sonraki bir veri geçmişi yok. 2023’ten itibaren, iki yıllık geçmiş sayesinde, satış departmanı veri analizini ve yönetimini iyileştirebilecek.
Kullanıcı benimsemesi açısından, projenin başlangıcından itibaren altı kişilik bir ERP çalışma grubunun oluşturulmasıyla kolaylaştırılmıştır. Divalto’yu günlük olarak kullanması gereken çalışanlar eğitilmiş ve hazırlık çalıştaylarına katılmıştır.
Guy Deberdt, kullanıma sunulduğundan bu yana faturalandırma ve sipariş yönetiminde verimlilikler rapor ediyor. Bazı kazanımlar henüz elde edilmedi ve Cémoi ile ve gelecekte diğer büyük müşterilerle daha geniş bir arayüz oluşturmayı gerektiriyor.
