Herkese merhaba ve ZDNet’in günlük editoryal podcast’i ZD Tech’e hoş geldiniz. Benim ismim Guillaume Serisi ve bugün sana açıklıyorum toplantı iltihabı nasıl savaşılırözellikle ofise dönüyorsanız.
Son yıllarda hibrit çalışmanın patlaması, birçok işverenin çalışanlarına daha fazla esneklik sunarak onlara evden çalışma veya uygun gördükleri şekilde ofise gelme özgürlüğü verdi.
Bu yüzden dikkatli olun, ofise dönüş biraz zor olabilir.
Toplantılar “çok uzun, kötü planlanmış ve kötü hedeflenmiş”
Ascend2 firması tarafından yapılan bir araştırma, bu zorlukları bir şekilde nesnel olarak göstermektedir. Ankete katılan 255 ABD kurumsal İK lideri, fiziksel işyerinde çalışanların üretkenliğini, katılımını ve işbirliğini engellemekle tehdit eden “kırmızı bayraklar” gösterdi. Ve ilk şikayet, toplantı kültürünün devam etmesidir.
İK katılımcılarının %41’i, bunu çalışan deneyimini iyileştirmenin önündeki en büyük engellerden biri olarak belirtiyor. “Çok uzun, kötü planlanmış ve kötü hedeflenmiş” toplantılara atıfta bulunuyorlar.
Bu nedenle, çalışmanın yazarları, toplantıların etkinliğini artırmak için harika bir ipucu veriyor. Uyarı, bu radikal, dikkatli dinleyin.
Toplantıların etkinliğini ölçmek zor
“İşleri daha iyi hale getirmenin kesin bir yolu,” diyorlar, “insanlara katıldıkları toplantılarda daha fazla özerklik vermek.” Evet, doğru duydunuz. Toplantılara katılıp katılmamakta serbesttir. Ve önemli toplantıları çabucak göreceksiniz ya da görmeyeceksiniz.
İK’nın üçte ikisi, çalışanların hangi toplantılara katılacaklarını seçmelerine izin verilmesinin üretkenliklerini artıracağına inanıyor.
Belki de İK’nın kendileri toplantıların etkinliği konusunda oldukça şüpheci oldukları için. %38’i toplantıların etkinliğini ölçmeyi çok zor buluyor.
Mesai sonrası toplantıları unutun
Ancak, kendinize yaptığınız toplantıların sıklığını ve süresini incelemek iyi bir başlangıç noktasıdır.
Bir saatlik toplantı 30 dakikaya düşürülebilir mi? Günlük toplantı haftada sadece iki defaya çıkabilir mi? Bu soruların cevapları size çok zaman kazandırabilir.
Çalışmanın yazarlarının önerdiği bir diğer hile ise “gereksiz ve etkisiz toplantıları” bireysel toplantılara dönüştürmek. Evet, bire bir, grup toplantılarının çoğu zaman çok fazla zaman almadığı bir yerde ilerlemenize izin verir.
Elbette, ayrılmaya ve tükenmişliğe neden olan mesai sonrası toplantıları unutun.
Ve burada da toplantı sayısını azaltmak esastır. Niye ya ? Çünkü gün içinde ne kadar çok toplantı olursa, diğerlerinin mesai saatleri dışında yapılması da o kadar olasıdır.
Ve bu açıkça video konferanslar için de geçerlidir. Görüntülü aramalar, fiziksel toplantılarla aynı şekilde ele alınmalı, yani organizatörler bu video görüşmelerinin süresine, sıklığına ve mutlak gerekliliğine odaklanmalıdır.
