100’den fazla ofisi ve 32.000 çalışanı bulunan Boston Consulting Group liderleri, son iki yıldır çeşitli yapay zeka (YZ) platformlarını kullanıma sunma kararlarının yalnızca bu teknolojileri dağıtmak değil, aynı zamanda firmanın iş gücüne bunları kullanma eğitimi vermek anlamına geldiğini biliyorlardı.
Bazı kuruluşlar çalışanlarının AI’dan en fazla faydalanabilecek bir kısmını eğitmeyi seçerken, BCG tüm iş gücünü jeneratif AI (genAI) platformlarını kullanma konusunda eğitmeyi tercih etti. Teknolojiyi herkese sunmanın verimlilik ve üretkenlik kazanımlarının organik olarak artmasını sağlayacağına inanıyordu.
GenAI’dan geniş verimlilik kazanımları elde etmek için büyük çaplı beceri geliştirme esastır. Ve teknolojinin çalışanların etkinliği ve uzun vadeli kariyer gelişimi için ne kadar temel olduğunu ileten bir program, onların kalplerini ve zihinlerini kazanmanın anahtarı olabilir.
Yatırımlar karşılığını verdi. BCG yöneticileri, çalışanların daha yenilikçi olduğunu, kendi verimliliklerini bulduklarını ve genel olarak yapay zekanın sağladığı verimlilik kazanımları sayesinde çalışma şekillerinden daha memnun olduklarını söylüyor.
BCG’nin AI çabalarının temelini kurumsal GPT stratejisi oluşturuyordu. Ekim 2023’te başlayarak ChatGPT dahili olarak her çalışana dağıtıldı. Ancak teknoloji şirket içinde tutuldu, yani tüm veriler BCG’nin kontrolü altında kaldı.
BCG, danışmanlarının belirli müşteri etkileşimleri için kendi GPT’lerini oluşturmalarına izin verir ve bu da bir yenilik atmosferi yaratmıştır. Bugüne kadar, BCG çalışanları tarafından belgeleri ve video toplantılarını özetlemek ve müşterilere otomatik olarak e-posta yanıtları oluşturmak gibi görevleri gerçekleştirmek için 6.000’den fazla GPT oluşturulmuştur.
BCG ayrıca insanlarla etkileşime girebilen bir konuşma AI sohbet robotu olan Gene’i de geliştirdi. Gene başlangıçta BCG’nin “Imagine This” podcast’inin yardımcı sunucusu olarak kullanıldı, ancak bir müşteri etkileşimi ve içerik oluşturma aracına dönüştü. Gene’in hafıza bankaları, BCG’nin en iyi analistlerinden bazılarının genAI hakkındaki araştırmaları ve içgörüleriyle doludur.
BCG küresel insan kaynakları başkanı Alicia Pittman ve BCG yönetici direktörü ve ortağı Scott Wilder, Computerworld’ün firmanın AI stratejisi, uygulanması için gerekenler ve faydaları hakkında sorularını yanıtladı. Röportaj, netlik sağlamak için hafifçe düzenlenmiştir.
Boston Consulting Group’un küresel insan kaynakları başkanı Alicia Pittman ve yönetici direktör ve ortak Scott Wilder
Boston Danışmanlık Grubu
BCG’nin, iş gücünüzün görevlerini yerine getirmesine yardımcı olmak için kurumsal GPT ve Gene gibi AI araçlarını kullanıma sunduğunu anlıyorum. Bu AI araçlarının BCG’de nasıl kullanıldığını açıklayabilir misiniz?
Alicia Pittman: “BCG’deki genAI ile ilgili felsefemiz ‘erken ve sık’tır. O ilk günlerden itibaren genAI’nın çalışma şeklimizde dönüştürücü olacağını anladık. Ve müşterilerimizin bu alanda dönüşmesine yardımcı olmak için önce kendimizi dönüştürmemiz gerektiğini biliyorduk. Tüm personelimiz için ChatGPT Enterprise dahil olmak üzere piyasadaki en iyi araçları kullanıma sunduk ve ayrıca kendi araçlarımızı oluşturduk. Güverteci bilgi tabanımız için slaytlar ve doğal dil sorgu araması oluşturmaya yardımcı olmak.
“Bugüne kadar çalışanlarımız, üretkenliği artırmak ve idari görevleri basitleştirmek için çeşitli görevler ve müşteri çalışmaları için 6.000’den fazla özel GPT oluşturdu. Ve Mart 2024’te Deckster’ı küresel olarak piyasaya sürmemizden bu yana, 450.000’den fazla kez slayt oluşturmamıza veya düzenlememize yardımcı oldu. Teknolojinin gelişip mümkün olanın sanatını genişletmesiyle birlikte en son teknolojiye sahip olabilmemiz için çalışanlarımızın eğrinin önünde olmasını istiyoruz. Önde olmak çalışanlarımıza ve müşterilerimize verdiğimiz bir sözdür ve buna göre yatırım yaptık.”
“Özel GPT” nedir ve bunların üstesinden gelebileceği görevlere örnekler nelerdir?
Scott Wilder: “Özel GPT, kullanıcıların doğal dil aracılığıyla kendilerini tanımladıkları yeniden kullanılabilir bir mini genAI uygulaması oluşturmalarına olanak tanıyan ChatGPT içindeki güçlü bir özelliktir. Bu, özel talimatlar, yükleyebileceğiniz dosyalar (örneğin, en iyi örnekler veya veriler vb.) ve belirli görevleri ele almak için etkileşimleri programlama yeteneğinin bir kombinasyonu yoluyla yapılır. Ekiplerimiz, ChatGPT istemlerini nasıl iyileştireceğinizden, zaman dilimleri arasında toplantı planlamaya ve eğitimler için daha yaratıcı konuşma parçaları oluşturmaya kadar her şey hakkında 1.000’den fazla özel GPT geliştirdi ve paylaştı.
“Toplamda 6.000’den biraz fazla özel GPT var. Bu özel GPT havuzunda, bireysel BCG’liler için yaklaşık 5.000 özel GPT ve BCG ekipleri arasında paylaşılan yaklaşık 1.000 GPT var. Özel GPT’lere yalnızca onu yapan kişi erişebilir (sadece kendilerinin uğraştığı belirli bir şey veya niş için çözüm bulmak için). Paylaşılan GPT’ler, yapımcının bunları istediği kişiyle paylaşabileceği anlamına gelir, ancak yalnızca BCG içinde. Vaka ekipleri arasında belirli kişileri seçebilir veya bunları BCG içinde ‘genel’ hale getirebilirler.”
BCG, AI’nın dahili dağıtımına/yerleştirilmesine ne zaman başladı? Dağıtımın amacı neydi?
Vahşi: “genAI araçlarını değerlendirmeye Ocak 2023’ün sonlarında başladık ve eş zamanlı olarak, genAI dünyayı kasıp kavurmaya başladığında, daha fazla verimlilik sağlamak için en önemli aktiviteleri değerlendirdik. Dağıtım kapsamındaki ilk büyük sürümümüz Ekim 2023’te ChatGPT Enterprise oldu. O zamanlar, ChatGPT 3.5’ti. Ayrıca, slayt oluşturma ve düzenlemede zamandan tasarruf etmek için beta olarak dağıtmak üzere o sıralarda Deckster gibi özel yapım araçlar da oluşturduk.”
ChatGPT ve diğer yapay zeka araçları performansı ve verimliliği hangi yollarla artırdı?
Pittman: “İşletmemiz genelinde ve müşterilerimizle birlikte geniş bir uygulama yelpazesi görüyoruz; karmaşık vakalarda yeni ekip üyelerini nasıl güçlendirdiğimizden, pazar araştırmasını hızlandırmaya, daha etkili uygulama için müşteri teminatlarını daha hızlı özelleştirmeye kadar. Örneğin, bir müşteriyle satış ekibini yeni metodolojileri uygulamaya hazırlıyoruz. Genellikle satış ekibinin özelleştirmesi için 8 ila 10 farklı müşteri segmentinin her biri için bir komut dosyası sağlamış olabiliriz. genAI ile müşteri düzeyinde 100, 200 veya hatta 500 özel komut dosyası sağlayabiliriz.
“Aynı şekilde, genAI insanları nasıl geliştirdiğimiz konusunda oyunumuzu bir üst seviyeye taşıyor. BCG’deki yeni yöneticiler yüksek kaliteli geri bildirim verme pratiği yapmak için avatarlar kullanıyor. GenAI ayrıca çalışanlarımızın becerilerini ve odak alanlarını keskinleştirmek için birden fazla geri bildirim türünü sentezlemelerine yardımcı oluyor. Ekiplerimiz hazır ve özel yapım araçların bir karışımını kullanıyor.”
Vahşi: “Tüm bunları bir araya getirdiğimizde, genAI, daha önemli görevler için daha fazla zamana sahip olmamız sayesinde içgörülerimizin kalitesini gerçekten artırıyor, müşterilerimize sağlayabileceğimiz şeylerin genişliğini ve derinliğini artırıyor ve önümüzdeki yıllarda kalite avantajları sağlayacak öğrenme eğrisini hızlandırıyor.”
BCG yapay zekanın performans/verimlilik metriklerini nasıl ölçtü?
Pittman: “Üç temel KPI’mız var [key performance indicators] genAI dönüşümümüze gelince: üretkenliği artırmak, işimizin ve içgörülerimizin kalitesini geliştirmek ve emek harcamaya harcanan zamanı azaltarak çalışanların mutluluğunu artırmak. Bunların her birinde yüksek etki görüyoruz, bu da çalışanlarımız, müşterilerimiz ve dolayısıyla işimiz için heyecan verici. Bu yıl hızlanırken, kullanımı ve girdileri de dikkatlice ölçüyoruz. Özellikle, hangi özelliklerin ve alışkanlıkların kullanımda kalıcılığı teşvik ettiğini ölçüyoruz.”
BCG, yeni araçlarını kullanabilmek için iş gücünü yeniden eğitme konusunda nasıl bir yol izledi?
Pittman: “Çalışanlarımıza tam olarak sunmadan önce doğru korumaların yerinde olduğundan emin olmak için deney yaptığımız araçların yeteneklerini, istenen sonuçlarını ve potansiyel risklerini anlamak için 360 derecelik bir inceleme yaparak başladık. Yapay zekanın sorumlu ve etik kullanımı çok ciddiye aldığımız bir şeydir, bu nedenle bu önemli bir erken değerlendirmeydi. Sıkı veri kontrol önlemlerimiz var ve çeşitli eğitimler düzenliyoruz. Teknolojiler geliştikçe bunları sürekli olarak güncel tutuyoruz.
“Yayına yaklaşırken kendi tavsiyemizi dinledik ve ’70’ dediğimiz şeye gerçekten yatırım yaptık. Başarılı AI dönüşümlerinin genellikle AI çabalarının %10’unu algoritmalara, %20’sini veri ve teknolojik omurgaya ve %70’ini -aslan payını- iş ve insan dönüşümüne ayırdığını gördük.
“Bu yüzden, çalışma şekillerimizi temelden yeniden düşünmek zorunda kaldık. Bu, birinin günlük işinin doğasına ve yapmak istediklerine bağlı olarak herkes için farklı görünüyor. Bazı BCG’liler teknolojiyi yaratıcı içerik üretimi için, diğerleri yeni ekip üyelerini hızla yetiştirmek için ve diğerleri bilgi toplamak için en yararlı buluyor. Örneğin, yönetici asistanlarımızdan (EA) biri kendisi ve diğer EA’lar için görevleri otomatikleştirmek üzere bir araç geliştirdi. Altta yatan ihtiyaç, hangi araçlarımıza yöneleceklerini belirler.
“BCG’lilerin her seviyedeki resmi zorunlu müfredatından, talep üzerine sanal eğitimlere, süper kullanıcılarımızın başkalarına koçluk yapmalarına yardımcı olmak için bire bir ters mentorluğa kadar her şeyi içeren bir eğitim ve beceri geliştirme ekosistemi kurduk. Bu, farklı insanların farklı şekillerde öğrendiğini kabul ederek kasıtlı bir karışım oldu.
“Çalışmamız o kadar ekip temelli ki, sadece bireylerle çalışmanın yeterli olmayacağını biliyorduk. Ekiplerimizin uygulamaları gerçek zamanlı olarak bulmalarına ve geliştirmelerine yardımcı olan ekip koçlarımız var. Ayrıca değişimin kaya yüzeyinde gerçekleştiğine inanıyoruz, bu yüzden insanlara günlük işlerinde anında yardımcı olmak için bireysel ve ekip koçlarımız var.
“Ve bunu eğlenceli hale getirmek için çalışıyoruz. İş gücümüzde oradaki en parlak ve en yenilikçi yeteneklerden bazıları yer alıyor. Bu yüzden, bunun parlamasına izin verdik. Kaya yüzünde bu araçları kullanan ekiplerimizden çıkan en iyi fikirleri belirlemek için bir ‘GenAI Olimpiyatları’ düzenledik. Sürekli öğreniyor ve ilerledikçe uyum sağlıyoruz – ayrıca, organizasyonun tüm seviyelerinde değişikliğin kalıcı olması için gerekli olan büyük beceri geliştirme programlarını oluşturuyoruz.”
Tüm çalışanlarınızı yeniden eğittiniz mi ve eğitim, çalışan rollerine göre nasıl farklılık gösterdi?
Pittman: “Araçlarımızı başlangıçta tüm roller için erişilebilir hale getirmek için bilinçli bir karar aldık. Daha sonra iş türleri ve gruplar için özelleştirilmiş iletişim ve eğitim programları oluşturduk; bu araçların faydalı olmasını istiyoruz ve benzer iş gruplarının genellikle daha benzer ihtiyaçları oluyor.
“Bununla birlikte, önemli ölçüde akranlar arası öğrenme ve paylaşımı da teşvik ettik. Yerel inovasyonu ve eğitimi destekleyen çeşitli iş türlerinde hızla bir GenAI Etkinleştirme Ağı oluşturduk. Bu ağ, BCG genelinde genAI’yi etkinleştirmenin bir parçası olmak için gönüllü olan dünyanın dört bir yanından 1.200 BCG çalışanından oluşuyor. 50 ülkedeki ofislerimizin her birini ve ayrıca işletmelerimizin ve fonksiyonlarımızın her birini temsil ediyorlar. Faaliyetleri arasında mentorluk, beceri geliştirme oturumları düzenleme ve inovasyonları paylaşma yer alıyor.
“Enablement Network, yerel ve küresel genAI girişimlerini teşvik ederken benimsemeyi teşvik eden ve firmamız genelinde çalışma şekillerimizi dönüştüren tutkulu genAI kullanıcılarından oluşan bir kadrodur. Hepimiz bu yolculukta birlikteyiz ve öğrenme ve uzmanlık her yönden gelebilir.”
BCG’de üretken yapay zekayı hayata geçirme sürecinde karşılaştığınız en büyük engeller nelerdi?
Pittman: “BCG’nin güçlü bir yenilik ve öğrenme kültürü var. Bu nedenle, daha geniş kapsamlı zorluğumuz AI ve diğer ilişkili araçları yeterince hızlı bir şekilde kullanıma sunmak oldu! Genel olarak konuşursak, çalışanlarımız deney yapmaya ve uzmanlık kazanmaya istekli ve bu kesinlikle genAI için de geçerli oldu.
“Uygulamamızda ekstra odaklandığımız iki alan, sorumlu AI ve bu teknolojinin benimsenmesinin kapsayıcı olmasını sağlamaktır. AI’nın ne zaman ve nasıl kullanılabileceği ve AI’yı kullanmayacağımız belirli alanlar için güçlü yönergeler geliştiren inanılmaz bir sorumlu AI ekibimiz var. Müşterilerimiz için tüm yeni AI kullanım durumları bu ekip tarafından incelenmelidir. İnsanlarımızın AI’yı nasıl benimsediğine bakarken, kullanımın ne kadar kapsayıcı olduğunu da takip ediyoruz. Dış araştırmalarımız, genAI kullanımı söz konusu olduğunda daha genç seviyelerde kadınlar ve erkekler arasında bir fark olduğunu gösteriyor. Çeşitli gruplarda benzer eğilimler görüyoruz ve boşlukları kapatmak için çalışan bağlılık gruplarımızla çalışıyoruz.”
Yapay zekayı pilot olarak kullanan veya yapay zekaya tamamen yatırım yapan diğer kuruluşlara vereceğiniz tek bir tavsiye var mı?
Pittman: “Sonuç olarak, AI ile dönüşüm, paydaşlarınız için değer sağlamanın peşinde olmalıdır. Bunu kuzey yıldızınız olarak belirleyin ve ardından oraya ulaşmak için ihtiyaç duyduğunuz yönetişimi, ortaklık ekosistemini, araçları ve yeni işletmeleri kurun.
“Ayrıca, bu teknoloji temelde heyecan verici ve ilgi çekici. Daha fazla olguyu ve fikri bir araya getirmek, yaratıcılığı teşvik etmek, zamanımızı ve enerjimizi tüketebilecek yapılması gerekenlerden zaman kazanmakla ilgili. Dediğimiz gibi, ‘daha az emek, daha çok zafer.’ Bu yüzden bunu eğlenceli hale getirin ve AI’yı çalışanlarınızın yaratıcı kapasitesini ve enerjisini açığa çıkarmak için bir fırsat olarak kullanın.”