Toplantıları sonlandırın (toplantılar şirketinizi öldürmeden önce)

Toplantılar onlarca yıldır sorunluydu. Genellikle çözülmemiş sorunlara genel bir çözüm olarak kullanılırlar. Ve kronik bir toplantı disiplini eksikliği, insanları bir araya getirmek için harcanan onca zamana rağmen çok az şeyin başarıldığı anlamına gelir.

Artık hibrit çalışmanın ve esnek çalışmanın yaygınlaştığı pandemi sonrası uzaktan çalışma dünyasında, toplantılar birçok kuruluşta süregelen bir krize dönüşüyor. Verimliliğe zarar veriyorlar ve çalışanların moralini bozuyorlar.

Ancak uzaktan çalışan birçok çalışanın bağlantılarının koptuğunu söylemesine karşın, yanıtın daha da fazla toplantı olacağı yönünde yanlış bir fikir birliği var.

Bağlantısı kesilenler nasıl bağlanır

Mutlu bir çalışan ev ofisinde bulunabilir. Ama odada bir de fil var. İşin aslı, birçok çalışanın kendisini yalnız, yalnız ve birlikte çalıştıkları insanlardan ve şirketin misyonundan kopuk hissetmesidir.

Bu sadece bir duygudan daha fazlası. Yakın zamanda yapılan bir Gallup araştırması, uzaktan çalışanların yalnızca %28’inin işverenlerinin misyonu veya amacı ile bir bağ hissettiğini ortaya çıkardı; bu, COVID-19 salgınından bu yana en düşük seviyedir.

Bu, ofise dönüş talimatlarının lehine ve uzaktan çalışma eğilimlerine karşı güçlü bir örnek gibi görünüyor. Ancak tam zamanlı ofis çalışanlarının yalnızca %33’ünün bu bağı hissettiği ortaya çıktı. Dolayısıyla çalışanlar arasındaki bağlantı eksikliği hem uzaktaki çalışanlar hem de ofis içi çalışanlar için bir sorundur.

Çözüm daha fazla toplantı değil mi? O kadar hızlı değil.

Lider Molly Sands ile konuştum. Atlassian‘ın Ekibi Her Yerde Laboratuvarı. (Şirketin web sitesine göre laboratuvar, yüksek performanslı dağıtılmış ekipler için kanıta dayalı uygulamalar tasarlıyor.)

“Uzaktaki toplantılar en çok kullanılan araçtır” dedi. “İnsanlar bunları her şey için kullanıyor ve ellerinde çok fazla var. Bu yeni bir sorun değil.” Toplantıların sorunlu doğası iyi anlaşılmış gibi görünüyor: Ankete katılanların %80’i, toplantılarda daha az zaman harcarlarsa daha üretken olacaklarını söylüyor. Kumlar.

“İnsanların yarısından fazlası fazla mesai yaptıklarını çünkü o kadar çok toplantıları var ki gün içinde işlerini bitiremediklerini söylüyor…. Dolayısıyla bu, şirketler için bir verimlilik sorunudur.”

Genel olarak ofis içi deneyim izolasyon hissini azaltsa da Sands, toplantıların kendilerini daha bağlı hissetmelerini sağladığına dair hiçbir kanıt olmadığını söylüyor.

Hibrit toplantılar, daha az bağlantı

Sorunun bir kısmı, video konferans araçlarıyla gerçek zamanlı olarak gerçekleşen yeni toplantı dünyasıdır. Yakınlaştır, Cisco WebexBuluşmaya git, Google Meet, Microsoft Ekipleri Ve Mavi kot – yüz yüze buluşmalara göre bağlantıyı daha az güçlendiriyor. Bu araçlar küresel olarak insanlar arasındaki toplantıları teşvik ediyor ve bu da yeni bir sorun yaratıyor.

İki, daha fazla veya daha fazla kişinin aynı zaman aralığını gerçek zamanlı bir toplantıya ayırma talebi büyük bir sorundur. Saat dilimine bağlı olarak bazı çalışanlara diğerlerine göre yük oluyor. (Kaliforniya’ya yapılan bu öğleden sonra 2 araması, Almanya için 22:00 araması ve Japonya için sabah 6 aramasıdır.)

Ve bu durum, çalışan memnuniyeti için anahtar olan esnek çalışma hedefini baltalıyor. Evden çalışan ve esnek çalışma programına ihtiyaç duyan bir çalışan, günün yarısı planlanmış, gerçek zamanlı toplantılardan oluşuyorsa bu esnekliği elde edemez.

Uzaktan çalışma devriminin ofis çalışmalarını etkilemesinin bir başka yolu da, ofislerdeki insanlar için bile toplantıların çok daha büyük bir yüzdesinin odada bulunmayan meslektaşlarıyla yapılmasıdır. Ofis içi çalışanlar artık zamanlarının çoğunu fiziksel olarak orada olmayan iş arkadaşlarıyla işbirliği yaparak geçiriyor.

Sonuç: Hem ofis çalışanları hem de uzaktaki çalışanlar giderek daha fazla bağlantılarının koptuğunu hissederken aynı zamanda toplantıların yükünü de üstleniyorlar.

Sands’in araştırması, her hafta yapılan birkaç kısa güncelleme toplantısına ek olarak, başarının anahtarının önceliklere ve tanınmaya odaklanan eş zamanlı olmayan yazılı ve görüntülü iletişim olduğunu buldu. (Görüntülü iletişim, Atlassian’ın Tezgah aracı, insanların masaüstü ekranlara, sunum materyallerine ve diğer içeriklere yerleştirmek üzere bir video kaydedip, daha sonra alıcının zamanı olduğunda görüntülenmek üzere gönderebilmesini sağlar. Loom, Atlassian’ın bazı toplantıların yerine geçecek güçlü bir yol olarak açıkça pazarladığı muhteşem bir araçtır. Gerçek zamanlı olarak senkronizasyona gerek kalmadan, sık ve uzun toplantılarla zaman kaybetmeden, yüz yüze bir toplantının psikolojik etkisini verir.)

Eşzamansız video, gerçek zamanlı toplantıların yükünü büyük ölçüde azaltırken, birçok psikolojik fayda da sağlar. E-postanın zaman esnekliğini video görüşmelerinin kişisel görsel tatminiyle birlikte sunar.

Daha da önemlisi: Sands, “Artık yeni teknolojiler bize bilgi paylaşımı ve bağlantı kurmanın birçok daha iyi yolunun kapısını açıyor” diyor.

Bana göre en güzel tarafı da daha yeni başlıyor olmamız.

Artırılmış mı yoksa sanal toplantı alanları mı?

Artırılmış gerçeklik ve mekansal hesaplama, holografik avatarlar aracılığıyla daha da iyi bir bağlantı hissi yaratmayı vaat ediyor. Bu, ofislerde bağlantı duygusunu güçlendiren pek çok etkileşimin hemen hemen her yerde mümkün olduğu anlamına geliyor. “Açılır” hologramın yerini “açılır” hologram alabilir. Bu su soğutucu sohbetleri ve spontan işbirliği ve beyin fırtınası sanal alanlarda gerçekleşebilir.

Yapay zeka (AI) araçları, kuruluşların çalışanlar arasında bir bağlantı duygusu oluşturmasına, iletişim engellerini aşmasına ve daha iyi karar alma için kurumsal iletişimden doğru verileri ortaya çıkarmasına yardımcı olarak iç iletişimde devrim yaratmayı vaat ediyor.

Üretken yapay zeka (genAI) araçlarının içeriği parçalara ayırma yeteneği, iletişimin alıcıların öğrenme stillerine, bilgi ihtiyaçlarına ve belirli dillere uyacak şekilde sunulabileceği anlamına gelir. Bir yöneticiden gelen tek bir mesaj, bir çalışan tarafından ayrıntılı karmaşıklıkla, bir başkası madde işaretleri olarak, bir başkası ise sözlü bir “sesli posta” olarak alınabilir.

Yapay zeka, çalışanlara zaman alıcı toplantılarla aşırı yük bindirmeden siloları ortadan kaldırmaya ve kuruluş genelinde daha fazla bilgi paylaşmaya yardımcı olabilir.

GenAI araçları aynı zamanda bir kuruluş içindeki büyük miktarda ileri geri bilgi toplayabilir ve bilgi yöneticileri ve iş liderleri için herhangi bir hayal kırıklığı, kafa karışıklığı veya yön eksikliği noktalarını detaylandıran duygu analizi gerçekleştirebilir. Yapay zeka araçları iletişim kovanının zihninden bile faydalanabilir ve bir şeyi anlamayan çalışanlar için mikro öğrenme oturumları sunabilir.

Toplantılar hakkında tamamen yeniden düşünmenin zamanı geldi

Sonuç olarak, şirketinizde her gün gerçekleşen toplantıların her yönünü yeniden düşünmek için mükemmel bir zaman. Artık çok sık, çok uzun ve çok etkisizler. Bir dizi yeni araç ve yeni yönetim uygulamalarının sunduğu eşzamansız ve gelişmiş iletişim biçimlerine geçmenin zamanı geldi.

Aşırı yük altındaki, aşırı programlı çalışanlarınız size teşekkür edecek.