Salı günü, bir hafta önce, üç tane vardı. yakınlaştır toplantı, iki Google Meet’lerve bir Microsoft Ekipleri toplanmak. Günümün altı saati “toplantılara” bağlıyken, tek bir gerçek iş bile yapmadım.
Yeter.
Evden çalışmadan önce sık sık böyle günlerim oluyordu. Kötü günlerdi. Ancak bir ofiste çalışmayı bıraktığımda, cehennemden gelen toplantı günlerinden büyük ölçüde kurtuldum. Sonra COVID-19 geldi; herkesin ofisi birdenbire mutfağı, çalışma odası, oturma odası veya masadan çalışabilecekleri herhangi bir yer haline geldi ve video konferans uygulamaları tüm rağbet görmeye başladı.
Ne zaman hatırla aşk ya da para için bir web kamerası satın alamazsınız?
İlk başta, biraz eğlenceliydi. Birkaç ay evde kaldıktan sonra insanları görmek hoşuma gitti. Aslında tamamen sosyal toplantılar yaptım.
İki yıl sonra ve bu başka bir hikaye. Sistem yöneticisi olarak Reddit Sistem Yöneticisi forum dedi ki “Sanal toplantılar yeni norm, ve takvimimdeki bir sürü toplantının yanı sıra bitmek bilmeyen ‘Sizi hızlı bir şekilde arayabilir miyim?’ ‘hızlı’ olmaktan en uzak olan sohbetler. ”
Aynen öyle. Bir sanal toplantı diğerini takip eder ve aramalar kendi kendine devam eder ve… işte, resmi alırsınız. Hepimiz o toplantılarda bulunduk.
Sizi bilmem ama beş dakikalık bir kesinti bile -bir saat süren bir kesintiyi boşverin- iş akışımdan beni alıkoyuyor. Bu toplantılar uzayıp biriktiğinde, günün yarısında vuruluyorum.
Beni yanlış anlamayın: Bazı toplantılar faydalı olabilir. Mürettebatıyla, aslında verimli olan toplantılardan başka hiçbir şey yapmadan günler geçirebileceğini söyleyen iyi bir arkadaşım var. Ben o kadar şanslı değildim.
Bununla birlikte, gereksiz toplantılardan nasıl kaçınılacağı ve sahip olduklarınızı nasıl daha verimli hale getireceğiniz konusunda bazı önerilerim var.
İlk olarak, kendinize bu toplantının gerçekten gerekli olup olmadığını sorun. Konu du jour bir e-postada daha iyi ele alınamaz mıydı? Onlarca yıldır e-posta yoluyla birkaç yüz kişiden oluşan organizasyonları yönetiyorum. Eski moda olabilir, ama işe yarıyor. Ve e-posta ile programınızdaki sorunlarla ilgilenebilirsiniz. Bir akış içindeyken en iyi şekilde çalışan benim gibi insanlar için bu, işlerimizi hızlı ve verimli bir şekilde halletmek için hayati önem taşır.
Küçük bir şeyi daha da hızlı bir şekilde çözmeniz gerektiğini varsayalım – bir toplantı veya bire bir arama yapmak yerine, sadece Slack veya başka bir anlık mesajlaşma veya grup yazılımı sistemini kullanın.
Eğer sen yapmak toplantı var, gündem var. Ne kadar kısa ya da kolay olacağını düşündüğün umurumda değil. Bir toplantı teklif etmeden önce tam olarak ne tartışacağınıza karar verin. Bu yapıldı, bir plan yapın ve ona sadık kalın.
Toplantıyı mümkün olduğunca kısa tutun. Tüm toplantılar şu şekilde gerçekleşir: Yaklaşık beş dakikalık sohbet vardır ve video yapıyorsanız, en az bir veya iki “Mikrofonunuz kapalı” uyarısı olacaktır. Bunu, 20 ila 40 dakika – şanslıysanız – gerçek bir üretken konuşma izleyecektir. Ardından, beş dakikalık bir özet, bir harekete geçirici mesaj ve bir sonuçla bitmelidir.
Başka bir deyişle, toplantılar yaklaşık yarım saatten 50 dakikayı geçmemelidir. Ne kadar uzun giderseniz, insanlarınız o kadar çok ilgisini kaybeder. Yorgunlukla karşılaşmak gerçek hayatta yeterince kötüdür, ancak çevrimiçi ortamda, dikkat dağıtıcı bir şey sadece bir fare tıklaması olduğunda, insanların uyukladığını veya kayda değer bir durumda CounterStrike oynamaya başladığını gördüm. Ne yazık ki, ikinci durumda, mikrofonları da açıktı. Komikti… Sonrası.
Bir daha ne zaman görüşmeniz gerektiği hakkında konuşmamalısınız. Herkesin takvimlerine bakıp neyin kimin için işe yaradığını gerçek zamanlı olarak çözmesinden daha sıkıcı bir şey yoktur. Bunu e-posta, anlık mesajlaşma veya Slack aracılığıyla yapın.
Mümkün olduğunda arka arkaya toplantılar yapmayın veya planlamayın. Bunlar asla iyi gitmez. İnsanlar yorulur ve solgunlaşır; işte o zaman üretkenlik için bu kadar.
Diğer bir deyişle, hem sanal hem de gerçek dünyadaki toplantılarla ilgili temel sorun toplantı yönetimidir. Bu beceride ustalaşın, ister çevrimiçi ister konferans odasında tanışın, siz ve personeliniz çok daha mutlu olacaksınız.
Ardından, Bunu Okuyun:
Telif Hakkı © 2022 IDG Communications, Inc.
