Google Drive’a bağımlıyım. Her gün sabahtan akşama kadar kullanıyorum. Bulut depolama sisteminde çalışmak için çok zaman harcadığımdan, deneyimimi daha etkili ve verimli hale getirmek için birkaç “hile” buldum.
Size bu yararlı ipuçlarını vermeden önce, bunların Google paketindeki (Dokümanlar, E-Tablolar, Slaytlar ve Formlar) tek tek uygulamalar için geçerli olmadığını unutmayın. Bu ipuçları, Google Drive’ın kendisine ve platformdan en iyi şekilde nasıl yararlanılacağına odaklanır. Bu nedenle, dahil edilen araçlardan herhangi birine özel tavsiye arıyorsanız, daha fazla araştırma yapmanız gerekir. Ancak, Drive ile günlük işlerinizi geliştirmek istiyorsanız doğru yere geldiniz.
Bunu söyledikten sonra, ipuçlarına geçelim.
1. Klasörlerinizi düzenleyin
Dosyalarınızı düzenlemenin çok önemli olduğunu söylemeye gerek yok. Her şeyi Google Drive’ın kök klasörüne kaydederseniz, elinizde tam bir karışıklık olur. Belgeleri barındıracak klasörler oluştursanız bile, bu klasörler organize edilmemişse, dosya aramak için onlarla çalışmaktan daha fazla zaman harcarsınız.
Örneğin, belirli müşteriler veya projelerle çalıştığınızı varsayalım. Müşteri A, Müşteri B, Müşteri C ve Müşteri D veya Proje 1, Proje 2, Proje 3 ve Proje 4 için bir klasör oluşturabilirsiniz. Hem müşteriler hem de projelerle çalışıyorsanız, “Müşteriler” adlı bir klasör oluşturabilirsiniz. ” ve “Projeler” adlı bir başkası, ardından Müşteri A, Müşteri B, Müşteri C, Müşteri D, vb. adlı alt klasörler oluşturun.
Google Drive hiyerarşimi şu şekilde kurdum: Müşteri > Yıl > Ay.
Böylece örneğin “Müşteri A > 2022 > Temmuz” olabilir. Temmuz klasörüne bu aya ait tüm içeriğimi ekliyorum. Bu düzen, Drive’ın her bir öğesinin üzerinde düşünmek zorunda kalmadan nerede olduğunu bilmeyi çok kolaylaştırır.
2. Klasörlerinizi renkle kodlayın
Klasör hiyerarşisini basitleştirmek için her istemci klasörüne bir renk kodu atadım. Bu yüzden isim yerine sadece rengi arıyorum. Bir klasörü renkle kodlamak için Google Drive’da klasörü sağ tıklayın ve Rengi değiştir > Renk (Renk, söz konusu klasör için ayarlamak istediğiniz renktir).
3. Etkinlikler Kenar Çubuğunu kullanın
Google Drive’ı çok kullandığım için bazen son zamanlarda üzerinde çalıştığım bir belgeye bir klasörde çok hızlı bir şekilde erişmem gerekiyor. Diyelim ki ZDNet için bir makale yazdım ve belgedeki bir şeyi hızlıca kontrol etmem gerekiyor. Google Drive’ı açar ve ZDNet klasörünü seçersem, Etkinlik bölmesi yalnızca o klasörle ilişkilendirilmiş son etkinliği göstermeye geçer.
Hızlıca açmak ve yapmam gerekeni yapmak için bu belgelerden herhangi birine tıklayabilirim.
4. Önemli dosya ve klasörlere hızla erişmek için yıldız işlevini kullanın
Düzenli olarak başvurmam gereken ancak Google Drive klasör hiyerarşisine dağılmış bazı belgelerim var. Bu belgeleri aramak zorunda kalmak istemiyorum (çünkü bu değerli zaman kaybıdır). Bunun yerine, bu belgelere yıldız işareti koyuyorum, böylece onları bulmak için yalnızca yıldızlı klasöre gitmem gerekiyor.
Bir belgeye yıldız eklemek için dosya adının hemen sağında bulunan yıldız simgesine tıklamanız yeterlidir.
5. Gelişmiş arama aracını kullanın
Son olarak, gelişmiş arama aracını kullanmaktan asla çekinmeyin. Google Drive’ın normal arama özelliği kendi başına yeterince güçlüdür, ancak onu nasıl kullanacağınızı tam olarak bilmeniz gerekir. Elbette standart arama çubuğunu kullanmaya devam edebilirsiniz, ancak ne yaptığınızı bilmeniz gerekir. Örneğin, adı (veya içeriği) “google drive” içeren bir PDF dosyasını aşağıdaki gibi bir arama dizesiyle arayabilirsiniz: google sürücü türü:pdf.
Veya 2022’den önce oluşturulmuş tüm PDF dosyalarını bulmak ister misiniz? Bu durumda, yazın tür:pdf önce:Temmuz 2020.
Bunu yapmanın daha kolay bir yolu var. Metin aramanın içini ve dışını öğrenmek yerine, Gelişmiş düğmesini (arama çubuğunun sağ kenarındaki simge) tıklayın ve açılır pencere göründüğünde, bir dosya türü, sahibi, içindeki sözcükleri seçerek aramanızı daraltmaya başlayın. dosya, dosya adı, konum, değiştirilme tarihi, onaylar, paylaşılan ve izlenen.
Kaynak : ZDNet.com
