Küçük bir işletmeyi yönetmek hiç bu kadar kolay olmamıştı, ancak KOBİ’ler şimdi her zamankinden daha fazla baskı altında. COVID-19’un kalıcı etkileri ve buna bağlı karantinalar hissedilmeye devam ediyor ve bu durum artan yaşam maliyeti ve genel belirsizlikle birleşerek zorlu bir ortam yaratıyor.
Bu iklimde hayatta kalmak ve gelişmek için, işletmelerin operasyonlarının mümkün olduğunca verimli olduğundan emin olmaları, boşa harcanan çabaları en aza indirmeleri ve verimliliklerini en üst düzeye çıkarmak için süreçlerini düzene koymaları gerekir. Bulut bilişimin ve bir hizmet olarak yazılımın yükselişiyle bunu zaten gördük, ancak işletmelerin optimize edilebileceği ve daha yalın hale getirilebileceği çok sayıda alan var.
Bir işletmenin en çok zaman alan unsurlarından biri, genellikle belgelerin işlenmesine dayalı olarak tekrarlanan manuel süreçler ve iş akışlarıyla uğraşmaktır. Örneğin, mallar ve hizmetler için bir fatura alındığında, bunun dosyalanması ve ardından doğru olduğundan emin olmak için ilgili satınalma siparişiyle çapraz kontrol edilmesi gerekir. Ardından, ödemeyi onaylayacak ve düzenleyecek ve uygun şekilde günlüğe kaydedecek olan hesap ekibine iletilir.
Bir organizasyonun günlük işleri, bunun gibi sayısız süreçten oluşur, ancak her birinin her aşamada manuel olarak ele alınması gerektiğinde, harcadıkları zaman hızla artabilir. İş akışı otomasyonu, belgeleri bir adımdan diğerine hızla taşımak için teknoloji ve araçları kullanarak bu yükün çoğunu ortadan kaldırabilir.
Bu özellikle imzalar söz konusu olduğunda önemlidir. İmza gerektiren belgeler genellikle işletmeler için en önemli olanlardır – satış sözleşmeleri, stok teslimatları, iş sözleşmeleri vb. – ve bu önemli belgeler manuel olarak işlendiğinde bu, önemli eylemlerin gerçekleşmesini geciktiren zincirleme etkilere neden olabilir. E-imzaları benimsemek ve bunları otomatikleştirilmiş iş akışlarına dahil etmek, önemli süreçlerin, birinin gelen kutusunda işlem yapılmasını bekleyen önemli bir form tarafından durdurulmayacağı anlamına gelir.
Gibi iş akışı otomasyon araçları airSlate İş Bulutu (yeni sekmede açılır) önceden belirlenmiş kurallara dayalı belgeler oluşturmak ve işlemek için şablonlar kullanarak tekrarlanabilir görevlerin önemli ölçüde hızlandırılmasına izin verin. Örneğin, bir müşteri adayı CRM sisteminizde dönüştürülmüş olarak işaretlendiğinde, CRM kayıtlarından alınan doğru ayrıntılarla otomatik olarak bir sözleşme sözleşmesi oluşturulacak ve elektronik olarak anında gönderilebilecek bir iş akışı oluşturabilirsiniz. aracılığıyla imza şimdi imzala (yeni sekmede açılır)tamamlama ile faturalandırma arasındaki süreyi azaltan airSlate Business Cloud’un e-imza bileşeni.
Bu tür bir kullanım durumu, bir dizi CRM sistemi ile entegrasyon yoluyla mümkün hale gelir ve bir iş akışı otomasyon platformunun ne kadar çok araç ve hizmete bağlanabileceği, o kadar fazla esnekliğin kilidi açılır. Örneğin, SignNow’un Noterize ile entegrasyonu, müşterilerin yalnızca dijital olarak imzalanmış belgeleri almalarına değil, aynı zamanda 7 gün 24 saat sadece 15 dakika içinde noter tarafından doğrulanmasına da olanak tanır. Ayrıca Microsoft, Google, AWS, Zapier ve Salesforce dahil olmak üzere büyük SaaS satıcılarıyla entegrasyonlara sahiptir, bu da işletmenizdeki birden fazla farklı departman ve işlevi birbirine bağlamak için kullanılabileceği anlamına gelir.
Bu platformlar ayrıca yetenek eksikliğinin etkisini hafifletmeye yardımcı olabilir. Çalışanlar, önemli süreçleri hızlandırarak, işletmelerin ek personele yatırım yapmasına gerek kalmadan daha kısa sürede daha fazla görevi yerine getirebilirler. İş operasyonlarının zaman alan manuel kısımlarını otomatikleştirmek, personele yaratıcılıklarını kullanarak fark yaratabilecekleri ve gerçek değer katabilecekleri alanlara odaklanmak için daha fazla zaman verir. Ek bir avantaj olarak, bu genellikle çalışanlar için daha ilgi çekicidir ve tükenmişlik gibi sorunlardan kaynaklanan personel devir hızının azaltılmasına yardımcı olabilir.
Bu araçları kullanmak, kuruluşunuzun BT kaynaklarına da gereksiz bir yük getirmeyecektir. airSlate Business Cloud, kod gerektirmeyen tasarım ilkeleri kullandığından, teknik yetenekten bağımsız olarak herhangi bir ekip üyesi tarafından oluşturulabilir; iş akışları, kodlama bilgisi gerektirmeden sezgisel GUI’ler, açılır menüler ve sürükle ve bırak araçları kullanılarak oluşturulur. Bireysel departmanlar kendi ihtiyaçlarına kendi kendine hizmet etmek için belirli iş akışları oluşturabileceğinden, avantajlardan yararlanmak için geliştiricilere veya ek BT personeline yatırım yapmanız gerekmez.
SignNow gibi araçlar, mevcut iş akışlarını hızlandırmanın yanı sıra, üzerine diğer süreçlerin katmanlanabileceği temeller atarak daha fazla dijital dönüşüm sağlayabilir. Örneğin, işletmenizde belge iş akışlarını otomatikleştirdikten sonra, aynı otomasyon ilkelerini işin diğer alanlarına uygulamak daha kolaydır ve çok fazla bir öğrenme eğrisine ihtiyaç duymadan daha fazla verimlilik sağlamak için robotik süreç otomasyonu gibi araçlardan yararlanır.
Küçük bir işletmeyi yönetmeye gelince, vakit nakittir ve personeliniz belgeleri sıralamak ve imzaları işlemek için ne kadar az zaman harcarsa, şirketi yenilemek ve büyütmek için yeni yollar keşfetmek için o kadar fazla bant genişliği gerekecektir. Sıkıcı manuel görevleri ortadan kaldırarak, aşağıdakiler gibi iş akışı otomasyon araçlarının akıllı dağıtımı şimdi imzala (yeni sekmede açılır) personelinizin iş yükünü azaltabilir, üretkenliklerini artırabilir ve size daha yalın, daha mutlu ve daha verimli bir iş sunabilir.