Görüntülü toplantılar son iki yılda birçok ofis çalışanı için norm haline gelmiş olsa da, bazı insanlar kendilerini dışlanmış, görmezden gelinmiş veya uzun toplantılarda değerli zamanlarını boşa harcama hissi ile hızla bir sıkıntı (hatta endişe) kaynağı haline geldi. hiçbir amaca hizmet etme. Görüntülü toplantıların hibrit çalışmanın ayırt edici özelliği olmaya devam etmesiyle Microsoft, kendi çalışanları ve seçkin bir Teams müşterisi grubuyla yakın zamanda yapılan bir anket aracılığıyla çevrimiçi toplantıları nasıl daha kapsayıcı ve verimli hale getirebileceğini bulmaya karar verdi.
Microsoft’un bilgisi dahilinde “geniş ölçekte” gerçekleştirilen ilk çalışmaya göre, hangi toplantıların neden etkili olacağını tahmin etmek için bir model olacaktı. Bir toplantıda bir gündemin olması, aktif katılımın gerekmesi, web kamerasının etkinleştirilmesi, toplantıların süresinin kısaltılması ve toplantı öncesi belgelerin paylaşılması, kapsayıcılık ve etkinlik açısından önemli faktörler olacaktır.
Microsoft’un bazı sonuçları da açık görünüyor. Bu nedenle, Microsoft araştırması, “yüksek katılım düzeyine sahip toplantıların daha kapsayıcı olarak kabul edildiğini” göstermektedir. Başka bir deyişle, bir toplantıda en çok konuşanlar, sadece dinleyenlerden daha fazla dahil olduklarını hissederler. Amerikan devinin açıkladığı gibi: “Toplantı sırasında sık konuşan katılımcılar %98 katılım oranı, birkaç kez konuşan katılımcılar %89, sadece bir kez konuşan katılımcılar %67 katılım oranı ve sadece dinleyen katılımcılar %36’lık bir katılım derecesi verdi.
Toplantıyı kes!
Redmond firması tarafından yürütülen araştırmanın bir başka sonucu (şaşırtıcı olmayan bir şekilde) “toplantıda bulunmalarını gerekli gören katılımcıların kendilerini daha fazla dahil hissettiklerini” ortaya koyuyor. Microsoft Teams ayrıca, daha küçük toplantıların katılımcılar tarafından daha kapsayıcı kabul edildiğini kaydetti. Microsoft, “Bu, 2 kişilik toplantıların tüm katılımcılar tarafından kapsayıcı olarak kabul edildiği, 10’dan fazla kişinin katıldığı toplantıların ise yalnızca %60 oranında kapsayıcı olarak kabul edildiği bir düşüş eğilimidir.”
Bir toplantının uzunluğu da dahil olma hissini etkiler. Kapsayıcılık üzerinde en olumlu etkiyi 30 dakika veya daha kısa süreli toplantılar yaptı. Microsoft, hibrit çalışma senaryoları ve video kullanımı için bazı olumlu işaretler buldu. Video kullanımından en çok fayda sağlayacak toplantı senaryoları, sekizden az katılımcının olduğu, bazı kişilerin bir toplantı odasında olduğu ve geri kalanının uzaktan katıldığı küçük toplantılardır.
Microsoft’a göre ölçülen fayda, esas olarak toplantı odasındaki katılımcıların bir videoda uzaktaki katılımcıların yüzlerini görebilmelerinden geldi. Microsoft, diğer araştırmalara atıfta bulunarak, daha büyük toplantıların “uzatılmış bakış” nedeniyle “zoom yorgunluğuna” daha yatkın olabileceğini belirtiyor.
Kaynak : ZDNet.com