Dünya çapında dört günlük çalışma haftası pilot uygulamalarının yaygın başarısına rağmen, bu hâlâ nispeten nadir görülen bir çalışma şeklidir.
Forrester’ın baş analisti Leslie Joseph, “Çoğu organizasyonda dört günlük çalışma haftalarına karşı çok fazla geleneksel düşünce ve yönetimsel direnç var” diyor.
Joseph, dört günlük çalışma haftalarını deneyen şirketlerin, organizasyonda sistemsel destek olduğu sürece genellikle olumlu sonuçlar elde ettiğini söylüyor. “Çalışanlarının bunu gerçekten takdir ettiğini ve kendilerini daha üretken bulduklarını gördüler. Bireysel ruh sağlığı ve bireysel iş-yaşam dengesi [also] gelişmiş.”
Ancak çalışanların 32 saatlik bir çalışma haftasında 40 saatlik bir çalışma haftasında olduğu kadar çok iş yapamayacağı algısı devam ediyor. Geleneksel çalışma biçimleri için bunun doğru olup olmadığına bakılmaksızın, bazı kuruluşlar otomasyon ve yeni AI araçlarının (özellikle üretken AI) dört günlük çalışma haftalarını başarılı kılmada kilit bir faktör olduğunu keşfediyor.
Yapay zekanın yardımıyla asenkron çalışma
Birleşik Krallık’taki bir Google Cloud ortağı olan Cobry’nin yönetici müdürü Colin Bryce, iki buçuk yıl önce kuruluşa dört günlük bir çalışma haftası tanıttı. Zamanlama dikkat çekiciydi çünkü ChatGPT ve diğer üretken AI araçlarının ortaya çıkmasından birkaç ay önceydi ve kuruluşa genAI’dan önce ve sonra dört günlük çalışma haftalarının bir anlık görüntüsünü verdi.
Taşınmadan önce Bryce’ın dört günlük çalışma haftası üzerine yaptığı araştırma, organizasyonun farklı bölümlerinin gruplar halinde yeni programa dahil edildiği aşamalı geçişlerin çoğu zaman iyi sonuç vermediğini, çünkü şirketlerin bir tür “analiz felci”ne düştüğünü göstermişti.
“Genellikle insanların korkup geri adım atmasıyla sonuçlanır. Yani eğer yapacaksanız, sadece yapın,” diye tavsiyede bulunuyor Bryce.
Cobry’de dört günlük çalışma haftası şirket genelinde uygulamaya konduğunda, Bryce tüm çalışanlardan çalışma saatlerini azaltırken bile verimliliği artırmak için birkaç ilkeyi hatırlamalarını istedi. “Mümkün olduğunca otomasyon yapın, mümkün olduğunca ortadan kaldırın, mümkün olduğunca dış kaynak kullanın veya delege edin ve verimliliği artırmak için biraz öğrenmeye ihtiyaç varsa eğitin” diyor.
Bryce’a göre ChatGPT ve diğer araçların gelişi başka bir ilkeyi de beraberinde getirdi: “Yapay zekayı kullanarak dört günlük çalışma haftasını nasıl daha iyi hale getirebiliriz?”
Bu ilke çok önemliydi çünkü Cobry’nin dört günlük çalışma haftalarına yaklaşımı bazı operasyonel zorluklara yol açmıştı. Şirket içinde “%20 zaman” olarak adlandırılan politika, çalışanların her günün %20’sini, iki yarım günü veya her hafta bir tam günü izin almalarına izin veriyor. Ancak, iki meslektaş farklı günlerde bir gün izin seçerse, haftada yalnızca üç gün çakışacak ve bu da eş zamanlı olmayan işte gerekli bir artışa yol açacaktır.
Ancak Bryce, Cobry’nin mevcut araçları nedeniyle şanslı bir konumda olduğunu söylüyor. “İş yönetimi için Asana, bilgi tabanı olarak Notion, CRM için Hubspot ve iş zekası için Looker’ı içeren, hepsi Google Workspace etrafında oluşturulmuş, gerçekten modern, bulut tabanlı bir teknoloji yığınımız var.” Google’ın Gemini AI modelinin karışıma eklenmesiyle, her bileşen artık “içine önemli miktarda genAI katılmış” diyor Bryce.
Bryce, bu teknoloji yığınında, AI’nın özellikle dokümantasyon ve çalışanların paylaşımlı çalışma saatleri sırasında yüz yüze görevler için zaman kazanmasını sağlayan alt düzey görevler için yararlı olduğunu söylüyor. Cobry, toplantıları yazıya dökmek, strateji belgeleri yazmak ve hatta Cobry tarafından özel olarak yazılmış özel botlar aracılığıyla bilgi paylaşımı için AI kullanıyor. 7/24 kullanılabilen botlar, Google Cloud’dan gelen son güncellemeler, tatilde olanların güncel listesi ve hatta doğum günü duyuruları gibi dahili ekipler için yararlı olan çeşitli veri parçaları sağlayarak eşzamansız çalışmayı destekliyor.
Bu kullanım örnekleri, Cobry’nin dört günlük çalışma haftasını mümkün kılmak için vurguladığı dört ilkeyle örtüşüyor: otomasyon, ortadan kaldırma, dış kaynak kullanımı veya delege etme ve eğitme.
“Yapay zeka araçlarının devreye girmesiyle, başarılı bir dört günlük haftayı kolaylaştırmak için hemen inanılmaz derecede güçlü bir beşinci yöntemimiz oldu. Daha önce çok daha fazla çalışma ve genellikle harici bir konu uzmanının girdisini gerektiren sorunları ilerletebildik ve sıklıkla çözebildik. Yapay zeka araçlarını kullanmak bu döngülerin çoğunu kapattı ve bu nedenle bizi daha verimli hale getirdi” diyor.
Düşünmek ve işi büyütmek için daha fazla zaman
İngiltere merkezli bir pazarlama yapay zeka şirketi olan Ask Bosco’nun CEO’su John Readman, 2019’da işletmeyi kurdu ve en başından itibaren dört günlük çalışma haftalarını uygulamaya koydu. Şirket, çalışanların Çarşamba veya Cuma günlerini izin günü olarak kullanmalarına izin veriyor. Yapay zekanın yükselişinin, personel sayısını veya çalışanların saatlerini artırmadan işletmenin büyümesine yardımcı olduğunu söylüyor.
Readman, “Aslında daha fazla iş kazanabiliyor ve daha fazla insan işe almak zorunda kalmadan dört günlük çalışma haftasını sürdürebiliyoruz, bu da çalıştığımız süre içinde daha fazla iş üretme yeteneğimiz anlamına geliyor,” diyor. Yapay zeka araçları ayrıca “yaptığımız işin kalitesini artırdı, çünkü işi aceleyle bitirmek yerine düşünmek için daha fazla zamanımız oluyor,” diyor.
Kuruluşun yapay zeka için mevcut uygulamaları çeşitlidir; arama motoru optimizasyonu için içerik üretimi amacıyla ChatGPT ve Midjourney kullanımı; ekiplerin görev listelerini ve gündemlerini düzenlemek amacıyla toplantılarda not alma; çalışanlar için otomatik gider raporlaması; hatta pazarlama ekibinin ses kaydı yapmadan teknik incelemeler oluşturabilmesi için teknoloji uzmanlarının ses klonlaması gibi.
AI şirket için o kadar değerliydi ki Readman, şirket çapında bir yarışma aracılığıyla aktif olarak yeni AI kullanım senaryosu fikirleri talep etti. Çalışanların hangi aracın kullanılacağını, nasıl kullanılacağını ve belki de en önemlisi ne kadar zaman kazanmayı beklediklerini belirlemeleri gerekiyordu. Üç kazanan fikirleri için nakit ödül aldı.
Readman, AI ve otomasyonu kuruluşun her alanına yayma konusunda iyimser olsa da Ask Bosco’nun dokunmayacağı bir alan var. “AI’yi insanların ne yaptığını izlemek ve takip etmek için kullanmıyoruz. Bazı şirketlerin bunu yaptığını biliyorum ama bunun biraz sezgiye aykırı olduğunu düşünüyorum” diyor.
Bilgi alışverişini kolaylaştırmak
Merkezi ABD’de bulunan bir işgücü yönetimi yazılımı tedarikçisi olan Safeguard Global, “istediğiniz şekilde çalışın” olarak bilinen esnek bir çalışma politikasına sahiptir. Bu politika, insanların istedikleri şekilde ve istedikleri zaman çalışmalarına izin veriyor, diyor teknoloji sorumlusu Duri Chitayat ve ölçüldükleri şey, ne kadar saat harcadıkları değil, ne teslim ettikleridir.
“Ekipler bir çalışma anlaşması oluşturacak,” diyor Chitayat. “Örneğin, meslektaşlarımdan biri, bir baş ürün sorumlusu, Cuma günleri izin almayı tercih ediyor. Öte yandan ben, Cuma günlerini bir tür taşma toplantıları için kullanmayı seviyorum.”
Chitayat, AI’nın her şekilde işi desteklediğini çünkü bilgi alışverişi için harcanan zaman ve çabayı azalttığını söylüyor. Doğru verileri toplamak ve doğru kişilere ulaştırmak, yol boyunca çeşitli darboğazlarla zaman alıcı bir süreçti. Chitayat, “AI, bilgideki gecikmeyi, sistemlerdeki şeylerin sıralanmasını ortadan kaldırıyor” diyor.
Bu amaçla Safeguard, ajan orkestrasyonu için LangChain ve LangGraph gibi açık kaynaklı projeler, UX ve geliştirici deneyimi için Vercel AI SDK ve doğal dil işleme için OpenAI ve diğer satıcılardan LLM’ler dahil olmak üzere çeşitli genAI araçları kullanır. Kesin kullanım durumları değişir – işe alım, bilgi yönetimi, işgücü analitiği, harcama analitiği ve müşteri hizmetleri yönetimi – ancak hepsi bilgiye erişimi ve bilgi alışverişini daha verimli hale getirir.
Aslında, bilgi alışverişi o kadar verimli hale geldi ki, “yüksek becerili insanlar -bilgiyi almak istediğiniz yer- yeni darboğaz haline geliyor,” diyor Chitayat. “Onlar her şeyin takıldığı duvar prizi. Yapay zeka sadece onlara bu şeyleri ulaştırmayı kolaylaştırıyor.”
Bu verimliliğin riski, çalışanların tükenmesi ve organizasyondan ayrılmasıdır. Chitayat, her şekilde çalışma veya dört günlük çalışma haftaları gibi esnek çalışma düzenlemelerinin insanlara yeniden şarj olma zamanı verdiğini ve etrafta kalma olasılıklarının daha yüksek olduğunu söylüyor.
“İnsanlara daha kolay bir zaman sunarak, ihtiyaç duyduklarında bir gün geçirme olanağı sağlayarak, insanlara neye değer verdiğinizi, yani sonuçlara değer verdiğinizi mesaj olarak iletiyorsunuz; sadece orada bulunmak değil” diyor.
Değerli bir işe alım ve elde tutma aracı
Esnek çalışma yalnızca çalışanların elde tutulması için değil, aynı zamanda işe alım için de faydalıdır. Bryce, Cobry’nin dört günlük çalışma haftasını diğer firmalara karşı oynanacak bir “joker kartı” olarak adlandırıyor.
“İnsanlar gerçekten çok şok oluyor. ‘Vay canına, ne demek istiyorsun?’ diyorlar. Röportajlarımda bana inanmayan insanlar oldu. Bunu elde etmek için maaşlarında %20 kesinti yapmaları gerektiğini düşünüyorlar,” diyor.
Bu avantaj, Cobry’yi rekabetçi bir pazardaki diğer şirketlerden ayırmıştır. “Dört günlük çalışma haftasına sahip başka bir Google Cloud ortağı olduğunu sanmıyorum” diyor.
Sonuç olarak, Cobry’nin dört günlük çalışma politikası çalışan deneyiminin bir uzantısıdır, diyor Bryce. “Akşamları çalışmama, hafta sonları çalışmama ve bunun gibi şeyler konusunda her zaman çok dikkatliydik. Sanırım bu, insanların hayatlarına gerçekten saygı göstermeye ve onlara bir iş-yaşam dengesi sağlamaya çalışmanın bir uzantısıydı,” diyor.
Telaşlı kültürün hakim olduğu bir çağda, çalışanların fazladan zamanı serbest çalışmak veya yarı zamanlı başka bir işte çalışmak için kullandığını varsayabiliriz. Readman, Ask Bosco’da bunun aksini buldu. Şirket, anonim bir genel çalışan mutluluğu anketi düzenledi ve çoğu kişinin fazladan zamanı ev işleri, ayak işleri ve diğer bakım işleri gibi “yaşam yönetimi” görevleri için kullandığını buldu.
Readman, dört günlük bir çalışma haftasının hem organizasyona hem de çalışana yardımcı olduğunu söylüyor. “Bu, hafta sonunuzun tadını çıkarabileceğiniz anlamına geliyor ve bu da ruh sağlığınıza yardımcı oluyor. Ayrıca, bunun çalıştığınız dört gün boyunca odaklanmanıza yardımcı olduğunu düşünüyorum çünkü ‘Aa, ben bir çağrıda olmam gerekirken buzdolabını tamir edecek veya bulaşık makinesini düzenleyecek bir adam geliyor’ diye düşünmüyorsunuz,” diyor.
Dört günlük hafta bir turnusol testi olarak
Bryce, Cobry’nin dört günlük çalışma haftasının şirketin genel durumu için bir ölçüt olduğunu söylüyor.
“Genel olarak işletmenin ne kadar iyi işlediğini değerlendirmek için neredeyse bir büyüteç gibi,” diyor. “Odaklanmayı zorlamada büyük bir itici güç oldu: Eğer bu dört günde yapılamıyorsa, neden? Süreç kötü mü? Herkes kendi araçlarını mı kullanıyor? Kişi becerikli değil mi? Biliyorsunuz, çok kışkırtıcı,” diyor.
Chitayat, her ne şekilde olursa olsun çalışmanın Safeguard Global için de benzer şekilde aydınlatıcı olduğunu söylüyor.
“İnsanları işe alma ve ofise gelmelerini sağlamanın eski yolu pek de iyi bir yönetim taktiği değil. Çok fazla ‘başarı tiyatrosu’ yaratıyor, oysa şimdi odaklandığımız şey veriler: Veriler bize sonuçlarımız hakkında ne söylüyor? Kim başarılı oluyor? Kim olmuyor? [We’re learning] “Doğru soruları nasıl sorabiliriz, örtünün altına nasıl girip olayların neden bu şekilde gerçekleştiğini nasıl öğrenebiliriz?” diyor.
Chitayat, bunun sonucunda daha fazla liderin veriye dayalı veya veri odaklı olduğunu söylüyor.
Forrester’dan Joseph, bu veri odaklı yaklaşımın, şu anda dört günlük çalışma haftası olmayan kuruluşların bu hedefe ulaşmalarına yardımcı olabileceğini söylüyor. Forrester’ın birlikte çalıştığı bir Hint şirketini örnek olarak gösterdi. Şirketin belirtilen hedefi dört günlük çalışma haftası olmasına rağmen, toptan geçişi hemen yapmadılar. Bunun yerine, üç aylık bir pilot başlattıHem çalışanlardan hem de müşterilerden geri bildirim isteniyor.
Pilot çalışmanın sonunda müşteriler firmanın çıktısını 5 puanlık bir ölçekte 4’ün üzerinde puanladılar ve çalışan memnuniyeti puanları normalde 3,2 veya 3,3 olan seviyeden 4’ün çok üzerine çıktı. O noktada şirket dört günlük çalışma haftasını kalıcı hale getirdi.
Joseph, diğer işletmelere geçişi benzer şekilde pragmatik bir bakış açısıyla değerlendirmelerini tavsiye ediyor. “Ne ölçmeliyiz? Ve topladığımız metrikler, dört günlük bir çalışma haftasının organizasyonumuzun ve çalışanların çeşitli metrikleri üzerindeki uzun vadeli sağlık üzerindeki etkisine nasıl işaret ediyor?” diye soruyor.
Joseph, kuruluşların dört günlük bir çalışma haftasını izole bir şekilde değil, genel olarak çalışan deneyimini iyileştirmeye yönelik daha geniş bir programın parçası olarak ele alması gerektiğini söylüyor. Ve kuruluşlar işin nasıl gerçekleşmesini istedikleri konusunda bilinçli olmalılar.
Toplantıları en aza indirmeye çalışan Amazon’a işaret ediyor yöneticilerden düşüncelerini altı sayfalık notlarda ifade etmelerini istemek Örneğin PowerPoint’ler yerine.
“Bunların hepsi, kuruluşların kültürü şekillendirdiği ve araçları (ister iş birliği araçları, ister otomasyon araçları veya yapay zeka araçları olsun) belirli bir çalışma ortamı yaratmak için bu hedefler etrafında hizaladığı sinyallerdir; böylece insanlar gelip işlerinde en iyi performanslarını sergileyebilir, yaptıkları işte en üretken olabilirler ve sonra belki de kazandıkları ekstra zamanla bir şeyler yapabilirler,” diyor. “Tüm bunlara bütünsel olarak bakmalısınız.”