Yaşlanan bir yazılım filosuyla, bütçeyle ve aslında personel azaltımlarıyla karşı karşıya kalan kamu sektörünün verimliliğini sürdürmesi gerekiyor. Bu, çalışanların üretkenlik ihtiyaçlarının, vatandaşların beklentilerinin ve giderek katılaşan düzenleyici kısıtlamaların gerektirdiği dijital dönüşümün hızlanmasını gerektiriyor. Bu dönüşümün merkezinde, karmaşık süreçlerin otomasyonu temel kaldıraçlardan biri olarak ortaya çıkıyor: daha çevik ve daha verimli süreçlere giden yolu açarak kamu sektörünün mevcut zorluklarına bir yanıt sunuyor.
Verimlilik arayan bir kamu sektöründe aşılması gereken ilk engel insandır. Art arda yapılan bütçe kesintileri, personel sayısında önemli bir azalmaya yol açmış ve operasyonel verimlilik açısından büyük bir zorluk yaratmıştır. İkinci zorluk ise yazılım filosunun yaşlanmasında yatmaktadır. Çoğu zaman 10, hatta 15 yıl boyunca kullanılan çözümler, çoğu zaman artık sürdürülemez hale geliyor. Azalan personel sayısı nedeniyle yazılım filosunun güncellenmesi daha da arka planda kalıyor: elimizdekiyle yetiniyoruz.
Destek olarak süreç otomasyonu
Bu bağlamda bir süreç otomasyon aracının (BPM – İş Süreci Yönetimi platformu gibi) benimsenmesi, BT değişikliklerinin hızına uyum sağlarken aynı zamanda hızlanmayı da mümkün kılar.
Bu tür araçlar, özellikle de BPMN standardıyla uyumlu olanlar, bakanlıklar, EPIC’ler veya devlet kurumları gibi en karmaşık iş akışlarında bile otomasyonu ve iş akışlarının daha verimli yönetimini kolaylaştırır. Belirli prosedürlerde çok sayıda doğrulama seviyesinin gerekli olduğu İK veya finansal süreçlerin yönetimi için özellikle etkili oldukları kanıtlanmıştır. Bu çözümler ayrıca hizmetlerin çalışması için gerekli bilgilerin toplanması ve paylaşılması ve bunların güvenliğinin sağlanması amacıyla France Connect gibi Tek Oturum Açma (SSO) bağlantı protokollerine mükemmel bağlantı sunar.
Gelişmiş arayüz yetenekleriyle donatılmış BPM aracı, kendisi ölçeklenebilir olsun ya da olmasın, bilgi sistemi içindeki otomatik süreçlerin entegrasyonunu kolaylaştırır. Daha az iş gücü ile çok sayıda uygulamadan faydalanmanızı sağlar.
BPM aracılığıyla bir süreç otomasyonu çözümü uygulayan BT ekipleri, geleneksel geliştirmeye kıyasla ortalama %25 geliştirme süresi tasarrufu bildirdi. Geliştirme çerçevesi sayesinde çözümü kolayca öğreniyorlar. Süreç otomasyonu araçları aynı zamanda geliştiriciler ve iş kullanıcıları arasındaki işbirliğini de destekler. Grafik arayüzleri, görevlerin sırasını, girilen verileri vb. anında görselleştirmenize olanak tanır. Ayrıca bu şekilde otomatikleştirilen süreçler, bir denetim durumunda izlenebilir ve denetlenebilir hale gelir.
Maliyetlere de olumlu etkisi var. Zaman ve paradan tasarruf etmenin ötesinde, kendinizi bir BPM aracıyla donatmak, kamu sektöründeki kişiler için sürekli iyileştirme zorluğuna yanıt verir. Daha önce elle gerçekleştirilen süreçlerin otomatikleştirilmesi, insan hatalarını sınırlandırıyor ve gerçekleştirilen operasyonların kalitesini garanti ediyor. Örneğin, dahili bir destek hizmetinde talep takibi ve bilet takip süreçlerinin otomatikleştirilmesi, bilgilerin gerçek zamanlı olarak daha iyi kontrol edilmesini ve çalışan memnuniyetinin sağlanmasını sağlar.
Arabağlantı, veri güvenliği ve egemenlik
Otomasyon araçlarının faydaları kullanım kolaylığıyla sınırlı değildir. Ayrıca mevcut sistemlerle kusursuz entegrasyona ve kamu sektörünün özel ihtiyaçlarına uyarlanabilirliğe de odaklanıyorlar. Başarılı bir BPM platformu, tüm teknik becerilere sahip kullanıcıların onu kolayca benimsemesine olanak tanıyan özelleştirilebilir arayüzler ve yapılandırma seçenekleri sunmalıdır. Bu, yönetimin her düzeyinde verimliliğin artmasını garanti eder.
Güvenlik açısından, bu çözümlerden bazıları verilerin güvenli bir şekilde yönetilmesine olanak tanır (GDPR modülü), diğerleri ise ISO 27001 standartlarına sahiptir.Gelişmiş şifreleme, gerçek zamanlı izleme ve acil olaylara müdahale işlevlerini entegre ederek özellikle hassas halk için maksimum koruma sağlar. sektör faaliyetleri. ISO 27001 gibi ISO sertifikaları, bir aracın kişisel veya hassas bilgileri içeren dijital dönüşüm bağlamında hayati önem taşıyan güvenli ve güvenilir veri yönetimine olanak sağladığını doğrulayan göstergelerdir.
Egemenlik belirli veriler için stratejik öneme sahip olabilir. Otomasyon araçları aynı zamanda bu stratejiye uygun depolama ve işleme çözümleriyle de desteklenmelidir: hassas veriler hiçbir zaman ulusal sınırların dışına çıkmaz ve Fransız ve Avrupa düzenlemelerine uygun olarak yönetilir. Burada yine benimsenecek depolama stratejisini sorgulamak önemlidir: şirket içi, bağımsız bulut vb.
BPM aracı kamu sektörünün dönüşümü için önemli bir katalizördür. Süreç otomasyonu sayesinde yönetimler yalnızca iş akışlarını kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda değişen taleplere ve düzenleyici gereksinimlere yanıt verme yeteneklerini de artırır. Veri güvenliği, erişilebilirlik ve egemenlik bu dönüşümlerin merkezinde yer alıyor. BPM araçları, üst düzey güvenlik standartlarını entegre ederek ve veri egemenliğine saygı göstererek, hassas bilgilerin işlenmesinde gerekli güven ve uyumluluğu sağlar. Sonuçta BPM araçları yalnızca kolaylaştırıcı değildir; kamu sektöründe derin ve kalıcı değişimin itici güçleridirler. Daha çevik ve şeffaf bir yönetime doğru evrimi temsil ediyorlar.