Bilgi yönetimi alanında yapay zeka önemli kazanımlar sağlayabilecek gerçek bir devrimdir. Fantezileri, korkuları ve gerçekliği ayırt etmek için yapay zekanın çalışma şeklimizi değiştirmesine olanak tanıyan somut işlevlere ve bu yeni aracın faydalarına bakalım.
Yapay zeka, bilgi yönetimi evriminin bir parçasıdır
Doğru bilgiyi hızlı bir şekilde bulmak 35 yıldır bizim işimiz. Ve yapay zeka bu yönde dev bir adım atmamıza olanak sağladı. Daha önce kullanıcılara belgesel portalında bildirdikleri profil ve tercihlere göre içerik sunuyorduk. Yapay zeka sayesinde her profili somut bilgilere dayanarak analiz edebiliyoruz: başvurulan belgelerin tipolojisi, her belgenin okuma süresi vb. Daha sonra hangi bilgilerin gerçekten yararlı olduğunu belirleyebilir, şirketteki belgeleri indeksleyebilir ve kişiselleştirilmiş şekilde organize edebiliriz. Her çalışan için ilgi derecesine göre izleme.
Bilgi yönetimi çözümünün kullanıcıları ne kadar çok belge toplayıp danışırsa, yapay zeka da onların ihtiyaçlarını, alışkanlıklarını ve belirli kelime dağarcığını o kadar fazla tahmin edebilir. Zamanla zenginleşir, belgeleri otomatik olarak birbirine bağlar ve çalışanlara sunduğu bilgilerin kalitesini gerçek zamanlı olarak artırır.
Bu iki şekilde çalışır:
- Bir şirketin belgesel veritabanına her yeni dosya eklendiğinde, bu dosya yapay zeka tarafından otomatik olarak analiz edilir ve bu dosya, onu ilgi duyması muhtemel profillere yönlendirir.
- Bir ortak çalışan belgesel portalında her arama yaptığında, yapay zeka onun sorgusunu anlayacak, genişletecek veya tam tersi şekilde daraltarak daha geniş veya daha spesifik konular etrafında ek sonuçlar sunacaktır.
Önemli verimlilik kazanımları
Bilgi yönetiminde uygulanan yapay zekanın şirketlere önemli kazanımlar getirdiğini hızla gözlemliyoruz. Daha doğrusu, onlara izin veriyor ilgili yapıların büyüklüğüne bağlı olarak katlanarak artan tasarruflar sağlar.
Fransa’da çalışanlar ortalama olarak çalışma sürelerinin %20’sini ihtiyaç duydukları bilgiyi arayarak geçiriyor. Bugün yapay zeka bu zamanı ikiye, hatta üçe bölme yeteneğine sahip. Her yıl, her ay, her hafta, tüm bu saatler artık belge aramakla boşa gitmiyor: yeniden üretken hale geliyorlar. Bu süre, şirketin maaş bordrosu ve bunun sonucunda ortaya çıkan maliyetlerle karşılaştırıldığında, kayda değer bir değeri temsil ediyor ve bu nedenle zımnen tasarruf ediliyor.
Böylece avukatların büyük bir kurumdan beklentileri anlamlı bir şekilde analiz edildikten sonra araştırma süreleri yarı yarıya kısaldı. Çok ince ayarlı araştırma araçları sayesinde kazanılan zamanın toplamı, altı yıl erkekler tüm takım için. Bu nedenle Bilgi Yönetimi çözümünüze yatırım yapmaya karar vermeniz son derece karlı olabilir.
Yapay zekadan neden korkuyoruz?
Bugün bile robotların yönettiği bir dünyada işimizin sonunun geleceği kehanetinde bulunarak yapay zekayı eleştiren makaleleri görmek alışılmadık bir durum değil. İlk EDM çözümlerinin ortaya çıktığı ve arşivcilik mesleğinin ölümünün çoktan duyurulduğu 90’lı yılların başını yeniden yaşıyormuşum gibi bir izlenime sahibim. Gözlem: Bu araçlar artık faaliyetlerimize tamamen entegre edilmiştir ve ilk etapta endişelenmenin bir anlamı olmadığını görüyoruz. Arşivcilerin endişelenecek bir şeyi yok!
Yapay zeka, çalışma şeklimizde büyük bir değişiklik ve tüm büyük değişiklikler gibi korkutucu. Yeni şeylerden korkmak doğaldır, ancak olayları nasıl perspektife koyacağınızı bilmeniz gerekir. Rasyonel bir bakış açısından bakıldığında yapay zeka, bugüne kadar inşa ettiğimiz her şeyi yok edecek ve yerini alacak sihirli bir çözüm değil: yalnızca mevcut süreçlerimizin panoramasını tamamlayan ek bir araçtır. Onu evcilleştirmek, kabul etmek, yavaş yavaş alışkanlıklarımıza entegre etmek biraz zaman alır. O zamanki GED gibi.