Bazı tanımların toplantıları genellikle şirketlerin, kuruluşların ve hatta ailelerin düzgün bir şekilde çalışmasını sağlamak için gereklidir; ancak giderek daha yoğun hale gelen bir dünyada zaman pencerelerini bulmaya çalışmak zor olabilir. Toplantıya katılması beklenen kişi sayısı arttıkça herkesin serbest olduğu zamanı seçmenin zorluğu da artıyor. Geçtiğimiz üç yılda olduğundan çok daha fazlamız ofise geri döndük ve daha çoğumuz buluşuyoruz.
Hayattaki pek çok şeyde olduğu gibi, uygulamalarınız da size yardımcı olmak için burada: Popüler takvim uygulamalarının birçoğunda, işe yarayan bir zaman bulmanıza yardımcı olmaya adanmış bağımsız yardımcı programların yanı sıra araçlar da bulacaksınız. herkes için. Toplantının faydalı olacağını garanti edemeyebilirsiniz, ancak en azından bunun gerçekleşmesini sağlayabilirsiniz. Ek bir avantaj olarak, zaten planlamanız gereken uygulamalardaki fark edilmeyen özellikleri kullanabilirsiniz.
Gmail
Toplantıların çoğu e-posta yoluyla düzenlenir ve Gmail’de bir toplantı hakkında ileri geri bir konuşma yapıyorsanız, görüşmedeki diğer herkesin gerçekten müsait olduğunuzu bilmesini sağlayabilirsiniz. Web üzerinde Gmail’de yeni bir ileti oluştururken pencerenin altındaki üç noktayı tıklayın ve ardından Buluşmak için bir zaman ayarlayın Ve Boş olduğunuz saatleri teklif edin.
Sağda yeni bir panel açılır; takviminizde uygun olduğunuz alanları tıklayıp sürükleyin. Aşağıdaki seçenekleri kullanarak toplantının süresini belirleyebilir, belirlediğiniz tarihlere yeni tarihler ekleyebilirsiniz. Tıklamak Sonrakikonumla ilgili gerekli notları veya ayrıntıları ekleyin ve E-postaya ekle.
Seçtiğiniz saatler daha sonra e-posta mesajınıza eklenir ve e-postanın alıcısı, Google Takvim’de toplantıyı ayarlamak için bir alanı tıklayabilir. Şimdilik yalnızca bire bir toplantılar için çalışıyor; e-posta görüşmesinde birden fazla kişi varsa, yalnızca bir kişi bir alana tıklayıp buluşmak için bir zaman ayarlayabilir.
Google Takvim
Google Takvim aynı zamanda herkesin toplantı açısından aynı sayfada olmasını sağlayan kendi işlevselliğine de sahiptir. Bunun işe yaraması için diğer toplantı katılımcılarının takvimlerini sizinle paylaşmış olmaları veya sizinle aynı kuruluşun parçası olmaları ve hepsinin Google’ın yazılım paketini çalıştırması gerekir.
Web üzerinden etkinlik oluştururken ilgili alana katılan davetlileri ekleyin ve ardından Bir Zaman Bul sekmesi. Burada, en azından Google Takvimlerine göre herkesin boş vaktinin olduğu önümüzdeki günlerdeki aralıkları görebilirsiniz; sağ tarafta, konukların etkinliği değiştirmesine ve başkalarını davet etmesine izin verebilirsiniz.
Google Takvim, tüm potansiyel katılımcıların takvimlerinde boşluklar olduğunda önerilen bazı saatleri bile yayınlayacaktır. Daha sonra paylaşılan takvimleri kılavuz olarak kullanarak etkinliği normal şekilde oluşturmaya devam edebilirsiniz ve ardından davet ettiğiniz kişiler katılımlarını onaylayabilir.
Görünüm
Windows için Microsoft Outlook, yerleşik bir planlama asistanıyla birlikte gelir: Yeni Toplantı itibaren Ev uygulamanın takvim bileşenindeki sekmeyi tıkladığınızda şunu göreceksiniz: Planlama Asistanı Görüntülenen yeni penceredeki menü sekmelerinden biridir. Tüm toplantı katılımcılarının takvim müsaitlik durumunu gösterir ancak bu yalnızca katılımcılar kuruluşunuzun parçasıysa işe yarar.
Ücretsiz slotlara manuel olarak göz atabilir veya Otomatik seçim Yazılımın sizin için bazı önerilerde bulunmasını sağlamak için üstteki menü çubuğundaki seçeneği seçin. Ayrıca zorunlu ve isteğe bağlı katılımcılar (kesinlikle hazır bulunması gerekenler ve olmayanlar) arasında ayrım yapabilir ve hatta aynı zamanda kuruluşunuzda boş odalar bile arayabilirsiniz.
Bu, Web üzerinde Outlook’ta da çalışır, ancak o kadar kapsamlı değildir: Yeni bir toplantı oluşturun, bir veya daha fazla katılımcıyı davet edin ve yazılım, herkesin bir araya gelebileceği boş zamanlarla ilgili bazı önerilerde bulunsun. Tıkla Tercihler Toplantının ne zaman olmasını istediğiniz ve muhtemelen ne kadar süreceği konusunda daha spesifik olmak için sağda görünen düğme.
Özel uygulamalar
Toplantı katılımcılarına uygunluk durumları hakkında basit bir oylama yöntemi istiyorsanız, şunu deneyin: Karalama. Temel özellikler ücretsizdir; bir hesap kaydetmenize bile gerek yoktur ve yalnızca potansiyel slotların bir listesini belirlersiniz, ardından e-postayla davet gönderirsiniz ve insanların hangisinin en iyi işe yaradığına oy vermesini sağlarsınız. Kullanımı son derece basittir, sonuçları takip etmek kolaydır ve ücretli bir plan aracılığıyla daha gelişmiş araçlara sahip olabilirsiniz.
Yardımcı başka bir ücretsiz seçenektir ve Doodle’dan biraz daha karmaşıktır; peşinde olduğunuz şey bu olabilir veya olmayabilir. Hizmeti mevcut takvimlerinize entegre etmek kolaydır ve toplantıları organize etmenin çeşitli yolları vardır: Takviminize göre kontrol etmek için müsaitlik durumunuzu soran e-postaları iletebilir, kullanıcıların farklı zaman dilimlerinde oy kullanacağı sayfalar oluşturabilirsiniz. ve herkesin takviminin eşleştiği zamanları aramak için Sidekick AI’yi kullanabilirsiniz.
Biz de seviyoruz SimplyMeet.meBu, kullanıcıların hizmet için ödeme yapmadan önce ayda 500’e kadar toplantı düzenlemesine olanak tanır; bu da çoğu kişinin ihtiyaçlarını karşılamaya yetecektir. Uygun olduğunuz toplantı türlerini ve sahip olduğunuz ücretsiz kontenjanları kolayca ayarlayabilirsiniz ve geri kalan her şeyi SimplyMeet.me halleder. Dahası, bir dizi takvim ve video konferans uygulamasıyla düzgün bir şekilde bütünleşir.