Toplantılar, koronavirüs pandemisi nedeniyle ofisten uzakta geçen aylarda kimsenin kaçıramadığı tek şeydi. Ve gerçekten de bu boşluğu doldurmanın bir yolunu bulduk ve Teams ve Zoom’da görüntülü toplantılar düzenlemek için saatler harcadık.
Bugün, hibrit çalışma çağında, çoğumuz yüz yüze ve sanal toplantıların bir karışımıyla uğraşıyoruz ve bu toplantıların bazıları yararlı olsa da çoğu gerçek bir zaman kaybı.
Peki gereksiz toplantılara nasıl hayır dersiniz? Beş iş lideri ve yöneticisi bize en iyi tavsiyelerini veriyor.
1. Oturumun yararlı olup olmadığını sorun
Pandeminin başlangıcında ofislerinden ayrılan birçok çalışan, evde çok daha üretken olduklarını fark etti.
Hush’un baş veri sorumlusu Brad Woodward, COVID sonrası hibrit çalışma modellerinde üretkenlik açığının devam ettiğini söylüyor.
“Haftada iki gün ofise gidiyorum ama ofiste geçirdiğim bu iki günün – yapılan iş açısından – en az üretken olduğum günler olduğunu söyleyebilirim” diyor.
“Ofistesin, toplantıdasın, insanlar seninle konuşmaya geliyor, kahve içmek için mutfağa gidiyorsun ve sonunda bir süredir konuşmadığın için sohbet ediyorsun.”
Bu telafi seansları arkadaşlık kurabilirken, aynı zamanda iş gününüze de müdahale edebilir. Brad Woodward’a göre, ofiste geçirdiğiniz zamanın kullanımına ilişkin net sınırlar koymak çok önemlidir.
“Birkaç farklı şirkette çalışmış biri olarak, toplantı kültürünün çılgınca değiştiğini fark ettim. Hush’ta toplantı kültürü çok da kötü değil, ama çok netim: Birisi benim takvimime bir toplantı koyarsa, her zaman merak ederim. katılmalıyım,” diye açıklıyor.
“Toplantı yararlı mı? Ve olmadığını düşünürsem, her zaman bunu sorgularım ve ‘Bana burada gerçekten ihtiyacın var mı? Bu toplantıda gerçekten önemli miyim? Bu, zamanımı iyi kullanmak mı?”
2. Dikkatli bir toplantı kültürü geliştirin
Albelli-Photobox grubunun teknik direktörü Alex Hibbitt, toplantıların değeri konusundaki tartışmanın “işyerinde sonsuz bir meydan okuma” olduğunu söylüyor.
Fotoğraf üretiminde uzmanlaşmış albelli-Photobox’ın “bilinçli bir toplantı kültürü” olduğunu, yani kabul edilebilir bir ofis toplantısını neyin oluşturduğunu tanımlayan yönergelerin yürürlükte olduğunu söylüyor.
“Tüm toplantılarımızı verimli hale getirmeye çalışıyoruz” diye açıklıyor. “Genel olarak, bir gündem veya hedef olduğundan emin olmaya çalışıyoruz. Bağlam olmadan tekrar eden toplantılardan kaçınmaya çalışıyoruz.
Albelli-Photobox grubu, 2022’nin sonunda bir İngiliz şirketi ile Hollandalı bir şirketin birleşmesinden doğdu. tanışma kültürü.
“İngiliz-Hollandalı bir kuruluş olmak, bu açıdan harika bir yardımcı oldu. Bu, belki de kuruluşun İngiliz yarısı için biraz daha rahatsız ediciydi,” diye açıklıyor.
“Normal hale geldi ve bu çok yardımcı oluyor. Ve katıldığım tüm toplantıların etkili olduğunu düşünmeyi seviyorum. Deneyimlerime göre, çok az toplantı yüzeysel toplantılardır.”
3. Yaratıcılık zamanı
Sigorta şirketi NFU Mutual’ın teknoloji benimseme başkanı Robyn Furby, özellikle COVID sonrası dünyada toplantılara ve çalışma saatlerine dikkatli bir yaklaşımın çok önemli olduğunu söyleyen bir başka işletme yöneticisi.
“Bence bu dikkatli zaman geçirmekle ilgili. Bu yeni teknoloji tabanlı hibrit dünyada, dikkatli olmak için insan tarafımızı biraz daha kullanmalıyız” diyor.
“Üretken yapay zeka gibi teknoloji kullanımı yoluyla daha üretken hale geldikçe bilgi yayılımı olabilir. Tüketecek daha fazla bilgimiz olacak. Katılacak daha çok toplantımız olacak. Bu yüzden zamanımızı nasıl harcadığımızın farkında olmalıyız. ve zamanımızı düzenlemeyi nasıl düşündüğümüz.
Bir toplantıya neden katılmanızın beklendiğini bilmek önemliyse, anlık yaratıcı oturumlar için çevrimiçi veya şahsen zaman ayırmak da önemlidir.
Furby, “Bazen belirli bir gündem olmadan toplantı yapmak önemlidir, çünkü bence o zaman enerji birikiyor ve fikirler ortaya çıkıyor” diyor. “Ama bence kültürle tanışmak için başarılı bir yaklaşım, zaman yaratmaktır.”
4. Kimi dahil edeceğinizi düşünün
Giyim perakendecisi River Island’ın CIO’su Adam Warne, insanların kendileri için neyin en iyi olduğuna karar vermeleri gerektiğini ve bunun genellikle toplantılara katılmamayı seçmek anlamına gelebileceğini söylüyor.
“Her şey sizin için en iyisini yapmakla ilgili,” diye açıklıyor. “İnsanların zamanı kısıtlı. Onu mümkün olan en iyi şekilde kullandığınızdan emin olmalısınız. İnsanları bir toplantının gerekli olup olmadığını düşünmeye teşvik ediyoruz.”
Aslında, Bay Warne, River Island’ın, ister bir toplantının (hatta bir projenin) doğru olmayabileceğini ima ediyor olsun, zorlu konuşmalar yapmaya istekli insanları ödüllendirdiğini söylüyor.
Bay Warne, toplantılarda doğru katılımcı sayısını belirlemenin bir formülü olduğuna ve katılımcı sayısı arttıkça karmaşıklığın katlanarak arttığına inanıyor.
“Bu nedenle, insanları her zaman mümkün olan en az kişiyle en iyi sonucu nasıl alacaklarını düşünmeye teşvik ediyoruz” diye açıklıyor.
“Çünkü ek her kişi için bir noktanın karmaşıklığını artırmakla kalmaz, onu büyük ölçüde büyütürsünüz. Bence başarı, insanlara bir toplantının tavsiye edilebilirliğini sorgulama izni vermekten ibarettir.”
5. İşiniz bittiyse ayrılmaya hazır olun
Emeklilik Koruma Fonu baş teknoloji sorumlusu Simon List, insanların gündeme bağlı kalmalarının ve artık katkıda bulunamayacaklarını bilmelerinin çok önemli olduğunu söylüyor.
“Toplantıdaysanız ve üzerinize düşeni yaptıysanız, gereğinden fazla kalmanıza gerek olmadığını söyleyen bir kural oluşturun” diyor. “Kalkıp gitmek sorun değil.
Bay List’e göre, gereksiz toplantılardan kaçınmak için bunların nasıl yürütüldüğünü dikkatlice düşünmelisiniz.
“Ekiplerin kendilerini ifade etmelerine ve sınırlar koymalarına izin vermekle ilgili,” diye açıklıyor. “İnsanların toplantıdaki diğer kişilerle etkileşim kurması ve orada olmaları gerekip gerekmediğini kendilerine sorması gerekiyor. Bu yaklaşım kaba değil çünkü gereksiz toplantılar insanların zamanını etkili bir şekilde kullanmaz.
Bay List’e göre, insanların zamanının kıt bir meta olduğunun ve gündemde ona yer ayırmanın her zaman kolay olmadığının herkesin farkında olması önemlidir.
“Hızlı kararlar alın ve 60 dakikalık toplantılardan kaçının. “İnsanlara, özellikle de arka arkaya oturumlardalarsa, yeniden şarj olmaları için zaman tanımak için bunları olabildiğince çabuk tamamlamaya çalışın. İnsanların ilgilerini ne kadar süre koruyabileceklerini ve ne zaman gergin olduğunuzu hissedeceğinizi düşünün. Kimse insanüstü değildir.”
Kaynak : “ZDNet.com”