2024 yılında zorunlu elektronik fatura ufku ile birlikte dijitalleşme teşviki, geri sayımın eşlik ettiği bir ihtiyati tedbire dönüştü. Şirketler, özellikle belge süreçlerinin otomasyonu yoluyla dijitalleşmeyi dahili olarak genişletmeyi düşünmek için bu bağlamdan yararlanabileceklerinden, fırsat gibi görünen bir zorluk.
e-faturanın ötesinde
Tüm şirketler belge yönetimi ile ilgilenir. Dokümanların oluşturulmasını ve farklı iletişim kanallarına dağıtılmasını denetleyen bu süreç merkezi bir öneme sahiptir. Ve kapsamı, Techvalidate ajansı tarafından yürütülen bir araştırmaya göre gönderilerin sadece %50’sini temsil eden faturalarla sınırlı değildir. Peki kalan %50 ne olacak? Ticari broşürler, alıntılar, haber bültenleri, yönetilmesi gereken çok çeşitli belgelere örnektir. Ancak, şirketin tüm katmanlarını etkileyen bir dijitalleşme dalgasının ortasında, birçok KOBİ ve VSE bu kilometre taşını aşamadı ve hâlâ maliyetli ve zaman alan manuel yönetimi benimsiyor.
Gerçekte, belge yönetimi şirketler tarafından genellikle hafife alınırken, stratejik doğası inkar edilemez. Bu nedenle fatura merkezli bir vizyondan uzaklaşıp, tüm belgelere uygulanan otomatik süreçlere başvurmak gerekmektedir. Büyük bir hacmi yönetmek zorunda olan şirketler için, maliyetlerinizi hızlı bir şekilde azaltmak istiyorsanız bu çözüm olmazsa olmazdır. Gergin bir ekonomik bağlamın kalbinde hoş karşılanmayan bir avantaj.
Doküman yönetiminizi otomatikleştirin
Doküman süreçlerinin otomasyonu, organizasyon ve titizlik gerektiren bir süreçtir. Her şeyden önce, küresel bir yansımaya sahip olmak ve mevcut süreçlerin hızlı bir değerlendirmesini yapmak önemlidir: her ay/yılda kaç belge gönderiliyor? Belge türleri nelerdir? Evrakların hazırlanması ve gönderilmesi ne kadar sürüyor? İlgili maliyet nedir? Hangi yönün öncelikli olarak otomatikleştirilmesi gerektiğini anlamak için sorulması gereken pek çok soru.
Ancak bunu bilen birçok şirket, biriktirmek pahasına da olsa önüne çıkan ilk çözüme koşuyor. KOBİ’lerin ve VSE’lerin çoğunun aynı anda birkaç çözümü uygulamak için yeterli mali ve insan kaynağına sahip olmaması nedeniyle yapmayı göze alamayacakları bir hata. Kendilerine sunulan sınırlı hareket alanlarının farkında olarak, tüm belge akışlarını optimize etmek için ucuz ve karlı bir yol bulmaları gerekiyor. Genel olarak, daha fazla ihtiyacı ve daha düşük maliyetle karşılamak için genel ve esnek bir seçeneğin seçilmesi önerilecektir. Ayrıca yapısına uygun bir çözüme yönelmek, birçok çalışanın katma değeri daha yüksek görevlere odaklanmasını sağlayacaktır. Kısaca gerçek bir zaman ve üretkenlik tasarrufu.
Değişiklik yönetimini sağlayın
Müşteri memnuniyetine uygun seçimler yapabilmek için de olsa bu değişikliklerin denetlenmesi gerekmektedir. Bazı şirketler, hızlarını dikkate alarak gerçekten de tamamen dijital bir belgesel stratejisini tercih edebilir. Bu bakış açısı bazı müşterileri memnun etse de henüz herkes arasında tam anlamıyla popüler değil. Sonuç olarak, belgelerin gönderilmesini her birinin tercihlerine göre uyarlayarak müşteri ilişkisini kişiselleştirmesi tavsiye edilir.
Aynı şekilde, herkesi doğru yöne yönlendirmek için çalışanları desteklemek de önemlidir. Çalışanların bu dönüşümleri bir fırsat olarak algılaması için farkındalık yaratmak ve eğitim anahtar kelimelerdir. Sonunda, böyle bir yaklaşımın birçok faydasını vurgulayarak, giderek artan sayıda şirketi müşteri istasyonunda maksimum içsel süreçleri otomatikleştirmek için faturalamanın kaydileştirilmesinden daha ileri gitmeye ikna etmek mümkün olacaktır.