Mevcut “iş tasavvuru”nda, süreç modelleme neredeyse her zaman süreç otomasyonu ve hatta robotlaştırma ile ilişkilendirilir. Bu, süreç modellemenin her şeyden önce organizasyonların dönüşümünde bir ön aşama olduğu gerçeğini gölgede bırakmaması gereken gerçek ve övgüye değer bir hedeftir.
Süreç modelleme, bir ürün veya hizmetin sağlanması için en verimli süreçleri tanımlamak amacıyla işleyiş tarzlarının haritasını çıkarmayı mümkün kılar. Bu nedenle, İş Süreci Modellemesinin (BPM) tetikleyicileri, tek başına otomasyondan çok daha çeşitli ve karmaşıktır ve her şeyden önce, bir kuruluşun ekosistemindeki kalıcı varyasyonlara uyum sağlamak için modellerin düzenli olarak izlenmesini gerektirir.
Operasyonel mükemmellik ve dijital dönüşüm: BPM’nin gerçek temelleri
Business Process Modeling veya daha doğrusu Business Process Modeling & Notation (BPMN) standardı, özellikle değer zincirlerini belirleme yeteneğine sahip, iş süreçlerini grafik biçimde modelleme yöntemidir. Ancak yalnızca: “kuruluşun gerçek radyografisinde” süreç modelleme, iş modelindeki güçlü noktaları, zayıf noktaları, kritik veya yardımcı süreçleri ve ayrıca otomasyon için potansiyel adayları belirlemeyi mümkün kılar.
Bu alıştırma genellikle bir otomasyon projesiyle bağlantılı olsa da, diğer motivasyonlar kuruluşları BPM yolunda ilerletebilir. Bunların arasında, elbette, iş süreçlerinin dijitalleştirilmesi var – son zamanlarda pandemi nedeniyle, çevrimiçi pazarlamanın fiziksel satış noktalarının zararına genelleştirilmesiyle gösterildiği gibi. Ancak bir süreci sayısallaştırmak için, anlaşılmasını ve performansının analizini kolaylaştıran bir grafik temsil elde etmek için onu modellemek yararlıdır. Buna ek olarak, operasyonel mükemmellik ve optimizasyon amacıyla iyileştirilebilecek süreç dizilerinin tanımlanmasıdır. Tek başına bu iki hedef, bir BPM projesinin uygulama durumlarının yaklaşık %60’ını temsil eder.
Kuruluşların büyüklüğüne, hizmet alanlarına, faaliyet sektörlerine ve hatta rekabet ortamına bağlı olarak İş Süreçleri Modelleme, motivasyonlarını süreçlerin standartlaştırılmasında da bulabilir. Bir kuruluş içinde operasyonel verimlilik açısından en uygun süreci iletmeyi ve uygulamayı mümkün kılar. Müşterilerine nerede yemek yerse yesin aynı kalite ve hizmeti sunmak isteyen büyük fast food oyuncuları arasında yaygın bir uygulama.
Uyumluluk, risk yönetimi ve dayanıklılık: BPM’nin doğal kaldıraçları
Uyumluluk, uzun süredir BPM’nin yalnızca ikincil bir kolaylaştırıcısı olsa da, şirketlere giderek daha fazla risk yükleyen küreselleşmiş ve birbirine bağımlı ekonomi ile eğilim tersine döndü. Hatta şirketlerin %30’u için birincil motivasyon haline geldi. Özellikle sağlık ve hatta bankacılık-finans gibi yüksek oranda düzenlenmiş faaliyet sektörlerinde.
Bu, geleneksel oyuncuları itip kaktıktan sonra, düzenleyici tarafından yürürlükteki düzenlemelere uymak için süreçlerini modellemeye zorlanan neobankların durumudur. Bu yükümlülüğün amacı, bu kuruluşların süreçlerine hakim olduklarını ve gerekli kontrolleri uyguladıklarını kontrol kuruluşlarına kanıtlamaktır.
Süreçlerin düzgün bir şekilde yürütülmesi için gerekli BT bağımlılıklarının vurgulanmasını mümkün kıldığından, BPM’nin giderek dijitalleşen bir dünyada birçok kuruluş için büyük ilgi görmesi de esneklik açısındandır. Operasyonları minimumda sürdürmek için kanıtlanmış sorunlar durumunda “bozulmuş” süreçlerin kullanılmasını sağlayan bir iş sürekliliği stratejisinin uygulanmasında çok önemli bir adım.
Benzer şekilde, süreç modelleme, risk yönetiminin bir parçası olarak kuruluş içindeki operasyonel ara bağlantıların hızlı bir şekilde tanımlanmasına yardımcı olur. Bu yöntem, siber saldırılar, salgın hastalıklar ve kısıtlamalar, savaş, enerji maliyetlerindeki artış vb. gibi içsel veya dışsal olayların meydana gelmesi nedeniyle şirketin değer zinciri üzerindeki etki analizlerini ve domino etkilerinin tahmin edilmesini kolaylaştırır.
Süreç modelleme: bir beklenti alıştırması
Bir organizasyonun nasıl çalıştığının bir temsili olan süreçler, gerçekte sabit değiller, sürekli gelişiyorlar. Bu, performans üzerindeki potansiyel etkileri analiz etmek için sürecin modellenmiş versiyonu (referans) ile onun sahadaki somut uygulaması arasındaki olası sapmaların ve sapmaların düzenli olarak izlenmesini gerektirir. Somut olarak BPM, her şirkete özgü bir ritme göre sonuçları düzenli olarak sorgulanması gereken yinelemeli bir yaklaşımdır. Bu, süreç pilotlarının, süreçlerinin verimliliğinin ve kalitesinin garantörlerinin rolüdür.
İstihbarat ve analiz gerektiren süreç modelleme aynı zamanda bir tahmin alıştırmasıdır; bu, kuruluşları yalnızca verimlilik, rekabet gücü ve kalite kazanmak için iyileştirme olasılıklarını sorgulamaya değil, aynı zamanda gelecekteki düzenlemelerin (uygunluk) veya Belirli risklerin oluşmasını önlemek için.
Giderek daha fazla krizle ve çok güçlü teknolojik, ekonomik ve sosyal gelişmelerle karşı karşıya kalan, süreçlerin modellenmesine ve belgelenmesine adanmış ekipler ve araçlar, kuruluşlar için her zamankinden daha fazla gerçek bir “hayat sigortası” oluşturuyor; nihayetinde dayanıklılıkları.