E-posta gelen kutusu doluysa, daha fazla e-posta gelemez ve kaybolur. Bu yüzden onu organize etmek ve her zaman yeterince boş alan bırakmak önemlidir. Bunun için bazı pratik ipuçları ve işlevler var.
E-posta gelen kutusu, günlük yaşamdaki önemli belgeler ve yazışmalarla çok hızlı bir şekilde dolar. Genellikle PDF formatında gönderilen satış sözleşmeleri ve faturalardan sorgulamalara ve randevu davetlerine kadar. Tüm önemli e-postalara ek olarak, değerli depolama alanı da kaplayan birçok haber bülteni ve istenmeyen e-posta da vardır. E-posta gelen kutusu etkili bir şekilde düzenlenmediği takdirde, hızla doluyor ve kafa karıştırıcı hale geliyor. Ancak, aşağıdaki işlevler ve ipuçları ile bu önlenebilir.
Abonelikten çıkın veya bültenleri engelleyin
E-posta gelen kutusu çok doluysa, bunun nedeni genellikle büyük hacimleriyle gelen kutusunu engelleyen spam e-postalardır. Kısa aralıklarla gelen ve güncelliğini hızla yitiren haber bültenleri aboneliğinizi iptal etmelisiniz. Çoğu haber bülteninin alt kısmında, posta listesinden çıkmak için bir bağlantı bulunur. Spam postalar ise çoğu durumda abonelikten çıkamaz. Bu nedenle, e-posta ayarlarınızda rahatsız edici veya şüpheli gönderenleri engellemelisiniz. Çünkü belirli içeriklere tıklanmamalıdır çünkü kötü amaçlı programlar da bağlantıların veya düğmelerin arkasına gizlenebilir.
Ayrıca ilginç: E-postaların nasıl doğru yazılacağına dair 7 ipucu
E-posta gelen kutusu için filtreler ayarlayın
Filtre, e-postaları organize etmek ve hızlı bir şekilde silinmeye hazırlamak için doğru araçtır. Belirli arama terimlerinin yardımıyla, e-postaları bu amaç için sağlanan klasörlerde saklayabilirsiniz.
E-posta gelen kutusundaki spam klasörünü belirli içerik ve anahtar sözcükler için özelleştirmek için arama terimlerini de kullanabilirsiniz. Spam klasörü, şüpheli e-postaları da otomatik olarak sıralar. Bu nedenle, önemli mesajların orada kaybolmadığından emin olmak için belirli aralıklarla kontrol edin. Spam e-posta spam klasörü filtresinden geçerse, klasörün arama terimlerini ayarlayın.
“Randevular”, “İlişkilendirme” ve “Faturalar” gibi konu alanları için diğer klasörlerde arama terimlerine göre filtreleme yapmak da e-posta gelen kutusunun düzenlenmesine yardımcı olur. Ayrıca e-postaların önemine ve işlenmesi için gereken süreye göre sınıflandırma, klasör yapısını yapılandırmanın bir yoludur.
Bir göndericiden gelen önemli e-postalar yalnızca belirli aralıklarla posta kutusuna geliyorsa, e-postaları gönderene göre filtreleyebilirsiniz. Bu sayede bir şirketten ya da bir kişiden gelen mesajlar net bir şekilde görülebilir. Böylece bir gönderenden gelen gereksiz e-postaları doğrudan sıralamak ve silmek mümkündür.
Ayrıca okuyun: LKA, federal hükümetten geldiği iddia edilen e-postalar konusunda uyardı
E-postaları silin ve yer açın
Taşmaya karşı en iyi koruma, gereksiz postaları düzenli olarak silmektir. Böylece konu alanlarında ya da işlenmiş maillerde daha önce filtreleme yapılması silme kararının daha kolay alınmasına yardımcı olur. Eklerde bulunan ve ihtiyacınız olan belgeler indirilmeli ve bir PC’ye, mobil sabit sürücüye veya buluta kaydedilmelidir.
Belirli klasörler için, seçilen bir süre sonunda otomatik silmeyi de ayarlayabilirsiniz. Bu, özellikle spam klasörü ve günlük haber bültenleri klasörü için ilginçtir.
Boş çöp kutusu
Çöp kutusunu düzenli olarak boşaltmazsanız, silinen e-postalar da değerli depolama alanı kaplar. Tek bir tıklamayla tüm geri dönüşüm kutusunu boşaltabilir veya ayarlardan otomatik silmeyi ayarlayabilirsiniz. Daha sonra geri dönüşüm kutusu belirli bir süre içinde boşaltılacaktır. Ancak dikkat edin, çoğu zaman geri dönüşüm kutusundaki e-postaları tekrar gözden geçirmeye değer. Bir e-posta oraya ait değilse, bir klasöre taşınabilir.
Göndermeden önce ekleri sıkıştırın
Dosyalar çok büyük e-postalara eklendiğinde, posta kutusu daha hızlı dolar. Bu nedenle, e-posta eklerini göndermeden önce sıkıştırmaya değer. Bunun birkaç avantajı vardır: Bir yandan, daha az depolama alanı kaplarlar. Öte yandan, internet bağlantısı kötüyse veya veri hacmi sınırlıysa e-postalar daha hızlı gönderilebilir.
E-posta eklerini sıkıştırmak için kullanılan biçim, hem Windows hem de macOS’ta ZIP biçimidir. Ancak, tüm dosyaları küçültemezsiniz. Resim, video ve müzik dosyaları ZIP formatı kullanılarak sıkıştırılamaz, ancak ZIP klasörüne eklenebilir. Görüntü ve video dosyalarını daha düşük çözünürlükte kaydederek küçültürseniz, bunun geri alınamayacağını bilmelisiniz.
Diğer tüm dosyalar ZIP formatında sıkıştırılmıştır. ZIP klasörü e-posta yoluyla ulaştıktan sonra, dosyalar, unzip işlevi aracılığıyla orijinal boyutlarına geri döner.
Bir ZIP dosyasını Windows ile sıkıştırın ve açın
- Windows, dosyaları seçmenize ve sıkıştırmanıza izin verir. Bunu yapmak için, seçilen dosyaya sağ tıklayın ve ilgili sekme açılacaktır.
- Gönder’i tıklayın.
- Klasörü veya dosyayı sıkıştırmak için Sıkıştırılmış ZIP Klasörü’nü seçin.
- Seçilen orijinalin yanında bir ZIP dosyası görünecektir.
- Ayıklamak için, ZIP dosyasına sağ tıklayın ve “Ayıkla”yı seçin, ardından dosyaları nereye kaydedeceğinizi seçin.
Bir ZIP dosyasını macOS ile sıkıştırın ve açın
- macOS’ta “Control” veya “Ctrl” tuşunu basılı tutup dosyaya sol tıklayarak bir sekme açın.
- Ardından “(filename-)compress” seçeneğini seçin.
- .zip uzantılı bir ZIP dosyası oluşturulur. Sıkıştırılmak üzere birden fazla dosya seçilirse, sıkıştırılmış dosya Archive.zip olarak adlandırılır.
- ZIP dosyasını aynı klasörde açmak için dosyayı seçin ve çift tıklayın.
Ek depolama alanı ayırtın
İyi düzenlenmiş olmasına rağmen e-posta gelen kutusu her zaman doluysa, ek depolama alanı ayırmak yardımcı olabilir. E-posta sağlayıcılarının, daha fazla depolama alanı ve işlevi olan premium hesaplar için teklifleri veya depolama alanını genişleten ve posta kutusunun aylık olarak büyümesini sağlayan teklifleri vardır.
Bu nedenle, e-posta gelen kutusunu etkili bir şekilde düzenleme ve depolama alanından tasarruf etme olasılığı mevcuttur. Ancak bunun için belirli aralıklarla dijital balasttan ayrılmanız veya para ödemeniz gerekiyor. Çünkü sürekli yeni e-posta akışı önümüzdeki yıllarda da devam edecek. Bir e-posta göndermek bunun için çok uygun ve ucuzdur.